Administrador Hotelero

1. El control

El control, es un elemento valioso inserto en toda actividad o desempeño humano

desde tiempos inmemoriales, elemento que, con una mirada profunda, da un giro

para renovar su concepción y su aplicación hacia involucrar el autocontrol, esa

acción personal, esa habilidad, para impulsar las acciones de forma lógica y

consecuente con los objetivos.

El control es el elemento que permite certificar que lo que ocurre concuerda con lo

que supuestamente debiera ocurrir, bien sean resultados, objetivos o planes, y de

no ser así, precisa de la aplicación de ajustes o correcciones.

El concepto de control no es desconocido para quienes trabajamos en la

Universidad, sin embargo, es claro que cada uno puede tener perspectivas

diferentes que lleven a diversas aplicaciones e interpretaciones. Definamos qué es

el control.

1.1 Definición

Algunas de las definiciones dadas a «control» por importantes teóricos de la

administración son las siguientes:

«El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los

planes establecidos.» (Burt K. Scanlan).

«El control es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para

alcanzar ciertos objetivos.» (Roberto Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet).

«El control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo, y

si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle

de acuerdo con lo planeado.» (George R. Terry).

«El control es la medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin

de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se

cumplan eficaz y económicamente.» (Robert C. Appleby).

1.2 Paradigmas asociados al control

El control ha surgido con el desarrollo del hombre y forma parte de su evolución.

Alrededor de este, hay paradigmas obsoletos y otros nuevos enfoques que te

presentamos a continuación.5

Paradigmas obsoletos

Hay creencias asociados al control fuertemente arraigados y se mantienen

paradigmas que han limitado su desarrollo. Veamos algunos de ellos:

Paradigma Descripción

Práctica externa El control lo deben ejercer terceros.

Supervisión Actividad de seguimiento que realiza el nivel superior para

verificar el cumplimiento de las actividades asignadas.

Castigo Sancionar incumplimiento, reprender.

Control posterior Cuando han ocurrido los hechos.

Represivo Se realiza por temor no por convicción.

Responsabilidad

de otros

Se diluye la responsabilidad, sin asumir la propia.

De acuerdo con las prácticas organizacionales para el Siglo XXI, el control tiene nuevo

enfoque. Veamos cuál es:

Nuevo enfoque

En las organizaciones abiertas al aprendizaje, el control:

Agrega valor: Las actividades están relacionadas entre sí y agregan valor al

resultado. Por lo tanto, el control es mutuo, una actividad se convierte en el control

de la anterior.

Demanda autocontrol: Asume cada servidor público garantiza el adecuado

cumplimiento de sus tareas, incluida la aplicación de los controles definidos.

Hace énfasis en la prevención, no en la reacción: El control se efectúa en el

procedimiento, por lo tanto se requiere que tenga definidos sus controles; esto

significa que el servidor público verifica que cada procedimiento tenga definidos

los controles, y está atento a implementarlos durante la realización del

procedimiento.

Se realiza en tiempo real: El control es intrínseco a las actividades del

procedimiento, no después de que el bien, producto o servicio ha sido entregado,

pues esto genera insatisfacción del usuario y hay que reprocesar el producto o

servicio con las consecuentes pérdidas de tiempo, recursos lo cual incrementa los

costos, disminuye la productividad y aumenta el tiempo de ciclo.

Genera aprendizaje: El hecho de que sea en tiempo real, permite que quien lo

ejecuta puede ver las consecuencias de su aplicación. Esto hace que su

aprendizaje y competencia se incrementen.6

Se acuerda participativa y consultivamente: De común acuerdo, las diferentes

personas que intervienen en un proceso definen cuáles son los controles más

efectivos dentro de cada procedimiento que conforma el proceso.

1.3 Elementos del control

A partir de las definiciones podemos ver que en el concepto de control subyacen los

siguientes elementos:

Elemento Descripción

Aplicación Se aplica a todo: a las personas, a los actos, las cosas, los

procedimientos, los procesos, etcétera.

La aplicación requiere el concurso disciplinado de la persona.

Relación con lo

planeado

El control siempre existe para garantizar el logro de las

especificaciones de los productos o servicios, o la consecución

de los objetivos que se establecen en la planeación.

Ahorro Al evitar errores en el resultado reduce costos y ahorra tiempo.

Medición El control proporciona información acerca de la situación de

ejecución, o del adelanto, de los planes, procesos o

procedimientos, en la consecución de un resultado.

Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los

resultados.

Detección de

desviaciones

Una de las funciones, inherentes al control, es descubrir las

diferencias que se presentan en la ejecución, frente a la

planeación. Permite saber de antemano si el producto o servicio

va a satisfacer los requerimientos del usuario.

Establecimiento de

medidas correctivas

El objeto del control es prever y corregir los errores para

alcanzar con éxito los resultados, o las especificaciones que el

usuario estableció para su producto o servicio.

A través del control se determinan y analizan las causas que

pueden originar desviaciones, de forma tal que se puedan

corregir y en el futuro no vuelvan a presentarse.

1.4 Características del control

Para que sean efectivos los controles deben tener las siguientes características:

Característica Descripción

Equilibrio

Los controles deben estar proporcional y equilibradamente distribuidos;

deben existir en la cantidad necesaria para garantizar la consecución de

los requisitos o requerimientos que el usuario estableció para el bien,

producto o servicio.7

Todo procedimiento debe tener sus controles.

Válido

Que controle aquello donde se puede incurrir en error en la generación

de los requisitos o requerimientos que satisfacen las necesidades del

usuario en el bien, producto o servicio.

Crítico Los controles deben ubicarse en la actividad donde exista una

posibilidad real de incurrir en error o no conformidad.

Accesible Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar

para su aplicación.

Análisis La ubicación de un control debe responder a una reflexión objetiva de

su necesidad.

1.5 Principios de un sistema de control

En Colombia, el Modelo Estándar del Control Interno (MECI) se enmarca, integra,

complementa y desarrolla dentro de los Principios Constitucionales. Se han identificado

los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno:

Principio Definición

Autorregulación Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa, en

el interior de la organización, las normas, métodos y procedimientos

que le permitan el desarrollo e implementación del Sistema de

Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y

transparencia en la actuación pública.

Autogestión Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y

evaluar, de manera efectiva, eficiente y eficaz, la función

administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y

sus reglamentos.

Autocontrol Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su

trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos, para el

adecuado alcance de los resultados que se esperan del ejercicio de

su función, de tal manera que la ejecución de los procesos,

actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con

fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.8

El principio del autocontrol reconoce, en cada persona que trabaja,

una capacidad propia ―inherente a s í misma y dada en su

naturaleza de ser humano― para controlar lo que hace, para darse

cuenta de si está o no conforme a lo requerido, y para efectuar

correctivos, pues tiene una inteligencia creadora que lo permite. Para

cada actividad el ser humano lleva, dentro de sí, las funcionalidades

que le permiten desarrollarla, y cuenta así mismo con herramientas y

métodos que le posibilitan una realización de calidad.

1.6 Cómo garantizar la calidad de mi trabajo

Sencillamente, planeando. El planear requiere conocimiento:

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