BIBLIA DE EXCEL 2007

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Biblia de Excel 2007

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Temario

1. Introducción. Elementos de Excel

2. Empezando a trabajar con Excel

3. Operaciones con archivos

4. Fórmulas y Funciones

5. Manipulando celdas

6. Formato de celdas

7. Cambios de estructura

8. Insertar y eliminar elementos

9. Corrección de la ortografía

10. Impresión

11. Gráficos

12. Imágenes

13. Esquemas y vistas

14. Importar datos en Excel

15. Las tablas de datos

16. Tablas dinámicas

17. Características avanzadas

18. Macros

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UNIDAD 1

Introducción a Los Elementos De Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números

organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos

hipotecarios.

¿Qué es y para qué sirve Excel2007?

Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces

otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar

Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de

Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te preocupes, ahora te

lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma

sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden

introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como

harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la

suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te

equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos;

mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y

automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás haciendo la

declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo

haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.

Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por

ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta

que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías

que pagar en cada caso.

Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.

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En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,...

En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.

En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones puedes ver la fórmula que se

ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16.

Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender a

utilizarlo.

También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de

cálculo, incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería.

Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas

ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho

más partido podrás sacar de Excel.

Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos

introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las

encuestas.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional.

Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para

saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven.

También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando

conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel 2007

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Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca

el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los

programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero

del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se

iniciará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

Compaginar sesiones Excel

Aquí te explicaremos cómo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la sesión del

curso y otra con el Excel2007.

Se supone que la sesión del curso está abierta ya que estás leyendo estas líneas.

Abrir la sesión de Excel2007.

Pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte inferior de la

pantalla.

Elegir la opción Mosaico vertical.

Observa como la pantalla habrá quedado dividida en dos partes, como en la figura:

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Una vez tenemos las dos sesiones con el tamaño adecuado basta hacer clic con el ratón para pasar de la

una a la otra.

Para volver a dejar las ventanas con su tamaño normal, hacer clic en el botón Maximizar de la

ventana del navegador o en el de Access .

Esto va bien con monitores grandes ( de 17" o más), con monitores pequeños quizás prefieras dejar las

ventanas con su tamaño normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador

(manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador).

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la

ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás

la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales,

así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso.

La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir

exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere

que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

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Las Barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos

un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el

nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar

y cerrar .

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar ,

Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la

flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

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Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del

curso:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic

en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes

elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más

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