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CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Una compañía orientada al marketing es la que fija como punto de partida, los deseos y necesidades de sus clientes reales y potenciales; y de acuerdo a éstos, formula sus decisiones estratégicas comprometidas con la creación de valor para el cliente. La principal herramienta para alcanzar esta meta es establecer una cultura corporativa sistemáticamente responsable para brindar cada vez un mejor servicio provocando un elevado posicionamiento de la empresa en la mente del consumidor. Si se ejecuta este proceso correctamente, la empresa obtendrá una ventaja competitiva sostenible en el tiempo. Por lo tanto, en la actualidad, el marketing es un elemento vital en el funcionamiento de las empresas.

Una de las técnicas para satisfacer las expectativas de los distintos segmentos de clientes es la Gestión de la Relación con Clientes, la cual consiste en centrar todos los esfuerzos en el conocimiento de éstos, detectando sus necesidades, aumentando su grado de satisfacción, incrementando su fidelidad a la empresa incrementando la rentabilidad de la empresa, mediante el análisis de la información extraída de sus comportamientos a través de los diferentes canales o medios de comunicación. Asimismo, la Gestión de la Relación con Clientes se refiere a aquellas aplicaciones que las empresas pueden utilizar para administrar todos los aspectos de sus encuentros con los clientes y comunicarse eficientemente con ellos.

En la actualidad la ciencia y la tecnología son aplicadas en todas y cada una de las actividades que tienen como principio llevar a cabo y dirigir las diferentes situaciones que se presenta en la vida diaria, es por ello que se han venido desarrollando sistemas de información que permitan el mejoramiento y calidad en los procesos laborales, en la búsqueda de superar las desavenencias del atraso y que logran enmarcarse dentro de lo novedoso sin olvidar lo importante que es poder adaptarse a las diferentes necesidades que ofrece el mercado.

Hoy en día con el uso de los computadores se ha logrado un importante avance de las actividades que se realizan a través de procesos manuales, ya que es capaz de controlar y realizar a gran velocidad cálculos y procesos complejos que brindan al hombre la herramienta necesaria para realizar un trabajo con mayor eficiencia y calidad.

En la mayoría de las escuela básica Venezolanos se han presentado graves problemas en el manejo de los datos, ocasionado inconveniente que obstaculizan el logro de los objetivos, como es el caso del control de inventario y facturación, debido al incremento de productos al consumidor, los sistemas de información tienen que ser mucho más efectivos y con unos márgenes de errores mínimos.

De acuerdo a lo expuesto, el sistema computarizado para realizar el proceso inventario y facturación de Lai Yan, municipio Temblador del estado Monagas, que actualmente es realizado de forma manual. A partir de observaciones y del levantamiento de información que aportó la investigación preliminar realizada en esta empresa, se pudo detectar que el procedimiento utilizado presenta problemas, entre otros: pérdida de mercancía y control de la misma, duplicación de información debido a la trascripción manual y/o forma de almacenamiento, retardo para la entrega de pedido y actividades regulares debido a la tardanza del proceso.

En observaciones de campo y vistas realizadas Lai Yan, de la Comunidad de Temblador, se observó la falta de aplicación de recursos de tecnología moderna o sistemas informáticos (computadores), lo que demuestra lo ineficaz de los procesos que allí se llevan a cabo, siendo el principal, el correspondiente al inventario y facturación, el cual se realiza diariamente y funciona de forma manual, originando cierto grado de desorganización, lentitud en la emisión de reportes.

De acuerdo a lo planteado, se propone; realizar el Trabajo Especial de Investigación, denominada; “Diseñar una aplicación para realizar el proceso de inventario y facturación de Lai Yan, Municipio Libertador del Estado Monagas”.

Objetivo General.

Diseñar una aplicación para realizar el proceso de inventario y facturación de multiservicios e inversiones (lai yan), c.a, Municipio Libertador del Estado Monagas.

Objetivos Específicos.

 Efectuar un diagnóstico del proceso que actualmente se llevan a cabo el proceso inventario y facturación de Lai Yan, municipio Libertador del Estado Monagas.

 Determinar los requerimientos necesarios para solventar las fallas del sistema actual.

 Diseñar la base de datos a razón de los requerimientos establecidos.

 Elaborar la interface visual del sistema a proponer.

 Realizar las Pruebas necesarias para detectar las posibles fallas del sistema propuesto.

 Implementar el nuevo sistema propuesto.

Justificación e Importancia de la Investigación.

Actualmente los sistemas de información se encuentran en una fase de cambios constante debido a la aparición de métodos y tecnologías innovadoras. Lai Yan, Municipio Temblador del Estado Monagas, cuenta con un sistema manual que presenta fallas actualmente, debido a que las operaciones efectuadas allí sufren retraso, en consecuencia del procesamiento de gran cantidad de información.

En virtud a lo anterior surge la iniciativa de un sistema automatizado, referente al proceso inventario y facturación agilizara las operaciones realizadas en este empresa, así como disminuir la pérdida de tiempo; (este es el objetivo prioritario en el sistema propuesto). Además, ofrecerá beneficios tanto para el personal que labora en la misma, entre otras cosas que es fundamento prioritario para la seguridad en cuanto la movilidad de los datos y la pérdida de los mismo en momento de fallas del personal o en otra situación. La rigidez del sistema propuesto permitirá el alzamiento a otras aplicaciones externas o ajenas al mismo, para una mayor amplitud y adaptabilidad que ofrecerá.

Los inventarios de mercancía representan, para este tipo de empresa, una de las partidas de mayor importancia en la composición de su activo, debido a la importancia relativa de los mismos. Además, constituye un elemento fundamental para la determinación del costo de venta; y por ende, el resultado del ejercicio económico de la empresa.

A esto, puede unírsele el costo ocasionado por el deterioro en el almacenaje, así como el de los reclamos y devoluciones de los clientes, entre otros.

Los inventarios constituyen uno de los componentes del activo más susceptible a manipulaciones, lo que puede traer como consecuencia, pérdidas no justificadas en los mismos o atraso en las operaciones normales de la organización. Razón por la cual requieren de una atención muy especial, ya que de su buena y sana administración depende en gran medida el éxito de cualquier empresa.

Estudio de Factibilidad y Viabilidad (Estudios Costo Beneficios).

Después de definir la problemática presente y establecer las causas que ameritan el desarrollo de un sistema administrativo el cual controle inventario y facturación de Lai Yan, es pertinente realizar un estudio de factibilidad el cual permita determinar la infraestructura tecnológica y la capacidad técnica, que implica la implantación del sistema en cuestión, así como los costos, beneficios y el grado de aceptación que la propuesta genera en la Institución.

Este análisis permitirá determinar las posibilidades de diseñar el sistema propuesto y su puesta en marcha, los aspectos tomados en cuenta para este estudio fueron clasificados en tres áreas, las cuales se describen a continuación:

Factibilidad Técnica.

La Factibilidad Técnica consistió en realizar una evaluación de la tecnología existente en la organización, este estudio estuvo destinado a recolectar información sobre los componentes técnicos que posee la organización y la posibilidad de hacer uso de los mismos en el desarrollo e implementación del sistema propuesto y de ser necesario, los requerimientos tecnológicos que deben ser adquiridos para el desarrollo y puesta en marcha del sistema en cuestión.

HARWARE SOFTWARE

 Procesador Pentium 4 1.2G Mhz.

 512 MB de Memoria RAM

 Espacio mínimo en Disco Duro 1 GB.

 Unidad de CD-ROM

 Tarjeta de Red.

 Tarjeta de Vídeo.

 Monitor SVGA.

 Teclado.

 Mouse.

 Unidad de Protección UPS

 PHP

 MYSQL

Evaluando el hardware existente y tomando en cuenta la configuración mínima necesaria, la Institución requiere realizar una inversión inicial para la adquisición de nuevos equipos, ya que los mismos no satisfacen los requerimientos establecidos tanto para el desarrollo como la puesta en funcionamiento del sistema propuesto, además hay que agregar que estos componentes se encuentran en el mercado actualmente a unos precios bajos.

Factibilidad Económica.

A continuación, se presenta un estudio que dio como resultado la factibilidad económica del desarrollo del nuevo sistema de información. Se determinaron los recursos para desarrollar, implantar, y mantener en operación el sistema a programar, se realizó una evaluación donde se puso de manifiesto el equilibrio existente entre los costos específicos del sistema y los beneficios que se derivaron de éste,

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