Brocas Helicoidales

Sistemas Efectivos de Control Organizacional

Elementos Conceptuales

Este artículo, surge de mi involucramiento con el equipo de recursos humanos de una empresa que está por instalar el sistema del Valor Económico Agregado. En este proceso se están cuestionando cuales serían los procesos de control adecuados para ello. En este documento, se cubren los aspectos conceptuales de los sistemas de control.

Introducción

El esfuerzo humano orientado a lograr objetivos organizacionales, es una preocupación común de los académicos (incluyendo aquellos que se orientan a las disciplinas de liderazgo y "management", así como los que se aplican a los aspectos contables y de sistemas), y los practicantes (desde los directivos de primer nivel hasta el supervisor de línea).

Los individuos que trabajan o colaboran en cualquier organización, tienen intereses y aspiraciones individuales, y el reto de integrar y canalizar el esfuerzo de estas personas hacia la obtención del objetivo de la organización, implica la necesidad de influir o controlar la conducta de la gente involucrada. En una organización relativamente formal, las implicaciones referidas se pueden manifestar en un esquema que incorpora herramientas o técnicas como los presupuestos, normas (control interno), estándares, procedimientos, descripciones de puestos, esquemas contables de costos, y desde luego los sistemas de medición del desempeño. Todos estos elementos considerados conjuntamente en términos del comportamiento humano representan el "SISTEMA DE CONTROL ORGANIZACIONAL".

El sistema de control, como podrá apreciarse por la diversidad mencionada de herramientas y técnicas utilizadas para instrumentarlo, está presente a lo largo y ancho de toda la organización, con el objetivo de influenciar el comportamiento de las personas hacia el logro de los objetivos organizacionales.

¿Qué es Control Organizacional?

El concepto de control tiene muchas acepciones, pero en este documento lo acotaré en un entorno de empresa. Una definición adecuada lo describe como el proceso formal que busca influenciar la conducta de la gente que trabajan en la organización, a propósito de intentar alcanzar los objetivos más importantes de esta.

En esta idea, el control totalizante o totalizador no es posible, ni deseable y se puede asumir para efectos empíricos que el control es un proceso estocástico.

La gente que labora en una organización tiene diferentes intereses, tareas, perspectivas y desde luego procesos de pensamiento y ejecución, por lo que su trabajo requiere de ser integrado y dirigido, creando así la necesidad del control.

En la ausencia total de control y de motivación para que el trabajo se oriente hacia una dirección deseada, las personas actuarían tratando de lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades personales, lo que seguramente podría diferir de aquellos organizacionales. El nivel adecuado de control es un equilibrio delicado que pretende alcanzar un óptimo que no apriete demasiado (burocrático), y que tampoco sea muy holgado (caos).

El sistema de control organizacional, pretende crear congruencia y alinear los objetivos personales con los de la organización. A medida que la organización crece, o se vuelve más compleja (por ejemplo cuando tiene más empleados o esta en un área geográfica muy dispersa), la necesidad de los sistemas de control es más obvia, inclusive llega a representar una necesidad "urgente". En una empresa pequeña el dueño puede asumir varias funciones entre ellas la de control, mientras que en una muy grande, esto sería imposible, por lo que se requiere de mecanismos formales y diversos.

Los sistemas de control requieren de algunos elementos indispensables para orientar el trabajo humano hacia la congruencia y el alineamiento mencionado:

Motivación

Integración

Información

Facilitación

A) Los sistemas de control deben motivar la conducta de las personas para que esta se alinee con la deseada por la organización. Un ejemplo que ilustra la necesidad de alineación puede ser la intención de la empresa por eliminar el uso excesivo de la fotocopiadora, mientras que el individuo continua usándola sin prioridades. Se busca la congruencia de objetivos.

B) Los sistemas de control deben integrar los esfuerzos de las diferentes partes de la organización para evitar resultados opuestos o conflictivos. El ejemplo clásico podría ser la función de ventas y aquella del área de inventarios, que a efecto de maximizar sus particulares objetivos podrían no atender a las necesidades de la otra parte y por ende a la de la empresa como un todo. Además la integración debe ser oportuna.

C) Los sistemas de control deben producir información acerca de los resultado de las diferentes áreas y del desempeño individual de las personas, de tal manera que cotidianamente, las actividades se puedan retroalimentar sin necesidad de una intervención continua de "alguien" que evalúe cada decisión. Se busca Autonomía con control. Este propósito de los sistemas de control pretende que se optimicen los resultados en lugar de maximizar o minimizar el nivel de control. Un ejemplo puede ser el parámetro del Valor Económico Agregado calculado sobre la Inversión total de una división de negocios. Al gerente se le da autonomía para que administre el negocio, pero sus decisiones son evaluadas en términos del valor creado.

D) El sistema de control en general busca que los planes estratégicos de la organización se puedan implantar con la "facilidad" necesaria. El proceso de planeación es en realidad una parte del proceso de control, y no una actividad aislada.

El Control, sus Medios y Sistemas

El gerente o directivo al ejercitar su liderazgo de hecho esta utilizando un medio de control, lo son también el manual de puestos, el costo total de alguna función, etc.

El medio individual o el conjunto de herramientas arriba señalados persigue controlar, más per se no representan un sistema "efectivo" de control.

Un sistema "efectivo" busca, mediante un conjunto de mecanismos y herramientas, incrementar la probabilidad de que la gente se comporte en formas que sean congruentes y conducentes a los objetivos organizacionales. El sistema de control "efectivo" no pretende influenciar la conducta de la gente per se, más bien intenta influenciar a la gente para que realice acciones que en su propio juicio sea consistentes con los objetivos organizacionales.

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