Datos, Información y Sistemas

Datos e información, ¿Son lo mismo?

Para poder comenzar con el tema de sistemas, tenemos que entender la diferencia entre dos conceptos que suelen ser usados como sinónimos. Por un lado, el término de datos, se refiere a hechos, eventos, transacciones, etc., que han sido registrados; es la entrada sin procesar de la cual se produce la información. En cambio, cuando nos referimos a información, decimos que los datos han sido procesados y comunicados de tal manera que pueden ser entendidos e interpretados por el receptor.

Entonces, podemos hablar de un proceso que incluye a ambos términos, en donde entran los datos que son transformados y que posteriormente salen como información, algo que profundizaremos más adelante.

¿Qué son los sistemas?

Adentrándonos directamente al tema, podemos dar diferentes definiciones de un sistema:

• “Un conjunto de elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que los mantienen directa o indirectamente unidos de modo más o menos estable y cuyo comportamiento global persigue, normalmente, algún tipo de objetivo” (Torres-Soler).

• “Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí” (Real Academia Española).

• “Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto” (Real Academia Española).

Lo que queda claro, teniendo en cuenta estas definiciones, en que un sistema implica una totalidad formada por componentes, en la que se da una serie de relaciones, influencia o dependencia entre sí, y la cual tiene algún tipo de objetivo.

Sistemas de Información

Un sistema de información tiene como principal objetivo la gestión, y administración de los datos e información que lo componen. Los elementos del sistema de información trabajan de manera conjunta y con los mismos objetivos para conseguir el uso y la correcta administración de cualquier información concreta.

¿Y, cómo funcionan estos sistemas? Los componentes del sistema de información, permiten una serie de procesos que consisten en: la entrada de los datos, la gestión y el procesamiento de estos, el almacenamiento y la salida para todos aquellos interesados que deseen tener acceso a este tipo de información, algo que ya habíamos mencionado anteriormente.

Desarrollemos más las etapas del proceso:

• La entrada de la información. En este paso se da entrada a la información de manera automática o manual, dependiendo de la técnica que se utilice para incluir los datos. Las manuales las introduce directamente el usuario, las automáticas se gestionan a través de información recibida o proveniente de otro tipo de áreas y módulos. Las formas de entrada más habituales de registros y datos son las siguientes: códigos de barra, el teclado de un ordenador, cajas registradoras, sistemas de voz, un escáner, entre otros.

• El procesamiento de la información registrada. En el sistema existen una serie de operaciones y acciones que previamente se han configurado y establecido. Una vez que se ha producido la entrada de la información se procede a transformar esos datos en información requerida para la toma de decisiones, valoración, investigación y análisis para llevar a cabo un balance o visión general en función de los contenidos que resultan de este proceso.

• El almacenamiento de la información. Esta opción permite que la información quede registrada en el sistema, en un ordenador, por ejemplo. De esta forma, si quiere revisarse o acceder a ella cuando se requiera, siempre estará almacenada y accesible para las tareas que se requieran. En los ordenadores suele almacenarse en discos duros interno, o extraíbles, o incluso en los CDs habituales, aunque su utilización suele ser menor, y en muchos ordenadores se ha dejado de incluir el soporte para ellos.

• La salida de la información.

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