Base De Datos Y Sistemas De Información

INTRODUCCION

Hay quienes conciben la base de datos como un enorme receptáculo en el que un organismo guarda todos los datos procesables que reúne y al cual acuden diversos usuarios a pescar. Este gran almacén puede estar concentrado en una localidad determinada o distribuido en varias, todas ellas posiblemente interconectadas mediante un sistema de telecomunicación.

Dicho de otra forma, una base de datos es como una colección de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin redundancias innecesarias; con la finalidad de servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible; los datos se almacenan de modo que resulten independientes de los programas que los usan, se emplean métodos bien determinados para incluir datos nuevos y para modificar o extraer los datos almacenados. Se dice que un sistema comprende una colección de bases de datos cuando estas son totalmente independientes desde el punto de vista estructural.

La base de datos puede contener datos descriptivos, no sólo de los empleados sino también de las organizaciones y elementos del ambiente de la empresa que influyen en los recursos humanos

 Datos de empleados: La mayor parte de la base de datos es sobre datos de los empleados actuales. En algunas empresas este es el único contenido de la base de datos, aunque pueden guardase cientos de elementos de datos para cada empleado.

 Otros datos: La base de datos también puede contener datos que describen organizaciones del ambiente de la empresa, tales como agencias de empleos, instituciones educativas, sindicatos, regulaciones gubernamentales y datos de personas como solicitantes de empleos y ex empleados.

Generalmente casi toda la base de datos está alojada en los sistemas centrales de computación de las empresas, aunque otras bases de datos pueden residir en el departamento de Recursos Humanos, en otras divisiones operativas y en otras empresas que prestan asesorías.

El sistema conceptual que ayuda a los gerentes de la organización a controlar el recurso de personal es el Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH). Muchas empresas no cuentan con un SIRH computarizado, pero las que lo tienen lo ubican en el departamento de Recursos Humanos. En algunas empresas el SIRH está ubicado en otra unidad que pudieran ser Sistema de Información o el departamento de contabilidad. El SIRH incluye gerentes y todo tipo de especialistas en información

La base de datos del SIRH contiene datos no sólo sobre los empleados sino también sobre los individuos y organizaciones del ambiente que influyen sobre el flujo de personal. En casi todas las empresas la base de datos del SIRH se mantiene en el Sistema de Información. Los datos pueden ser introducidos por gerentes como por otros empleados de la organización y en menor grado por elementos del ambiente.

MARCO TEÓRICO

DATOS E INFORMACIÓN:

Desde el punto de vista de la teoría de la decisión, la organización puede ser entendida como una serie de grandes redes de información que relacionan las necesidades de información de cada proceso decisorio con las fuentes de datos. Aunque están separadas, estas redes de información se superponen e interactúan de manera compleja. Para comprender cómo funcionan, es necesario definir dato e información.

Datos son los elementos que sirven de base para resolver problemas o formar juicios. Un dato es solo un índice, un registro, una manifestación objetiva susceptible de ser analizada de modo subjetivo, es decir, exige que el individuo lo interprete para manejarlo. En sí mismo, cada dato tiene poco valor. Sin embargo, cuando son clasificados, almacenados y relacionados entre sí, los datos permiten obtener información. Los datos aislados no son significativos ni constituyen información. Los datos exigen procesamiento (clasificación, almacenamiento y relación) para tomar significado y, en consecuencia, informar. La información tiene significado e intencionalidad, aspectos que la diferencian del dato.

Se denomina base de datos al conjunto de datos almacenados para emplearlos posteriormente.

BASE DE DATOS DE RECURSOS HUMANOS:

La base de datos es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para procesarlos y obtener información. La base de datos es un conjunto de archivos relacionados de modo lógico y organizados para facilitar el acceso a los datos y eliminar la redundancia. La eficiencia de la información es mayor con el apoyo de las bases de datos, pues estas ayudan a reducir la "memoria" de los archivos, ya que los datos interconectados lógicamente permiten integrar de manera simultánea la actualización y el procesamiento, lo cual reduce incoherencias y errores derivados de archivos duplicados. Es corriente que existan varias bases de datos relacionadas lógicamente entre sí mediante un software (programa) que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar datos y generar informes. En el área de recursos humanos, las diversas bases de datos conectadas entre sí permiten obtener y almacenar datos de distintos estratos o niveles de complejidad:

1. Datos personales de cada empleado, que forman un registro de personal.

2. Datos sobre los ocupantes de cada cargo, que forman un registro de cargos.

3. Datos acerca de los empleados de cada sección, departamento o división, que forman un registro de secciones.

4. Datos sobre los salarios e incentivos salariales, que forman un registro de remuneración.

5. Datos acerca de los beneficios y servicios sociales, que forman un registro de beneficios.

6. Datos sobre los candidatos (registro de candidatos), sobre cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento).

Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción. Muchas organizaciones realizan registros profesionales periódicos para actualizar los datos personales de sus empleados, relacionados con cursos externos, actos sociales, etc.

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