Derecho Informático

UNIDAD 7

Derecho Informático

Expediente. Concepto.

Por expediente debemos entender un conjunto de documentos que pertenecen a una categoría, ordenados en función de un asunto o negocio al que están afectos. Los ámbitos en los que se forma un expediente son independientes de si el asunto es oficial, pues se llevan expedientes, tanto en los asuntos públicos como en los privados, aunque de ordinario suele identificarse más con las actuaciones administrativas o judiciales.

En lo administrativo, la definición clásica de expediente viene dada en la Ley 38 de 2000, en los términos siguientes:

Expediente. Conjunto de papeles, documentos y otras pruebas que pertenecen a un asunto o negocio, acopiado a consecuencia de una petición de parte u oficiosamente por la administración por razones de interés público.

En lo judicial ha prevalecido el criterio de que los expedientes siempre son físicos y se forman en papel lo cual desde luego ha evolucionado.

Los expedientes, cualquiera que sea su naturaleza u origen, tradicionalmente se han llevado en soporte papel, puestos en archivadores o anaqueles, normalmente organizados por orden numérico o alfabético. Ello ha permitido su consulta, su reproducción y hasta su publicación, regularmente en medios impresos.

Cuando se ha requerido como evidencia en un proceso judicial, se aporta en original o en copia autenticada por la oficina pública donde reposa o por el Notario Público, en otros casos. Aunque hoy día existen técnicas para conservar el papel por mucho tiempo, no es menos cierto que se restringe la consulta de algunos documentos de cierta antigüedad para evitar su deterioro. Algunos son documentos históricos como Constituciones, leyes, decretos, sentencias, actas, etc., que requieren ser preservados.

Afortunadamente, la tecnología ha permitido que dichos documentos puedan ser consultados sin tener contacto con ellos, es así como surgió la microficha o micropelícula, que hoy día todavía se utiliza por su versatilidad y duración.

El Expediente Judicial Electrónico, en el ámbito de la Administración de Justicia, se define como el conjunto de información que se genera durante la tramitación de un expediente judicial, tanto la emitida desde la propia oficina judicial como la aportada por las partes durante el desarrollo del proceso o la que se deriva de los informes o aportaciones de peritos y profesionales.

* Los sistemas de información implementados en las oficinas judiciales, permitirán que toda la información que se genera ya esté en formato electrónico y se integre de forma natural en el Expediente Judicial Electrónico.

* Los documentos aportados por las partes y los profesionales al expediente deberán llegar a las oficinas judiciales, donde se incorporarán al Expediente Judicial Electrónico, tanto si se trata de escritos de trámite como en el caso de documentos que dan origen a un nuevo asunto judicial.

Es un objetivo por parte de la Administración de Justicia el conseguir que los litigantes, sus representantes y demás profesionales presenten sus escritos en formato electrónico con las debidas garantías y que los procesos a los que den lugar se tramiten íntegramente en formato electrónico. Para ello es necesario fomentar las siguientes líneas de actuación:

* Realización de acuerdos con administraciones y organismos públicos y privados, como pueden ser los colegios profesionales, para el intercambio de información inherente a los expedientes.

* Comunicaciones telemáticas seguras con los abogados y procuradores, cuerpos y fuerzas de seguridad, peritos, traductores, etc.

* Establecimiento de medios tanto humanos como materiales para el proceso de digitalización en la sede, así como mecanismos para la firma digital.

Expediente Electrónico. Concepto.

Se entiende por expediente electrónico, la serie ordenada de documentos públicos registrados por vía informática, tendientes a la formación de la voluntad administrativa en un asunto determinado.

A partir de la definición del expediente sustentado en papel, surge en el año 1998 el Decreto Nº 65, referente al procedimiento administrativo electrónico. Este regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital. Básicamente este decreto establece que las actuaciones en la administración pública, así como los actos administrativos que se dicten en las mismas, podrán realizarse por medios informáticos.

Destaca que "el expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional. La documentación emergente de la transmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, de por si, documentación auténtica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido. Todo documento electrónico autenticado mediante firma digital, se considerará como de la autoría del usuario al que se haya asignado la clave privada correspondiente."

Es un servicio del Tribunal Superior de Justicia mediante el cual es posible ver los documentos de los expedientes en los que se cuenta con personalidad jurídica, desde la comodidad de su hogar u oficina. Puede consultar sus expedientes de los juzgados civiles, familiares y municipales.

¿Cuales son las ventajas de utilizar el servicio de Expediente Electrónico? - Seguridad: Con el Expediente Electrónico usted tiene asignado un nombre de usuario y una contraseña que lo identifica de manera segura. Sólo se le permiten ver los expedientes de los juicios en los cuales usted tiene personalidad jurídica.

- Comodidad: Ya no es necesario trasladarse al juzgado para conocer el contenido de los documentos de su expediente. No hace falta esperar para obtener copias, ya que de necesitar su documento en papel, existe la opción de imprimir.

- Rapidez: Desde el Expediente Electrónico usted puede acceder a su Boletín Personal y revisar de manera directa todos los expedientes en los que tenga interés jurídico, sin necesidad de consultar y revisar uno por uno. También existe una liga desde su Boletín con la que puede visualizar el contenido del acuerdo.

- Ecología y ahorro: Se evita la utilización de miles de hojas de papel ya que los interesados pueden leer el documento directamente en su computadora.

El expediente electrónico: una herramienta

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