EXCEL AVANZADO

Microsoft Office Excel

Microsoft comercializó originalmente un programa de hoja de cálculo llamado Multiplan en 1982, que se convirtió muy popular en los sistemas, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad. Microsoft empujó su ventaja con nuevas versiones regulares, cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Excel 12, también denominada Microsoft Office Excel 2007. La versión actual para Mac OS X es la plataforma Microsoft Excel 2008.

A principios de 1993 , Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tenia a la venta de un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero. Como resultado de la controversia Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa. Microsoft también alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa, mientras que éste ya no es común, el icono del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras, y la extensión de archivo por defecto del formato Excel es .xls.

Fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia de las hojas de cálculo (las fuentes, atributos de carácter y apariencia de las celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que ha sido modificada, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar la combinación de correspondencia.

Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar las funciones definidas por el usuario (UDF) para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La funcionalidad de la automatización proporcionada por VBA causo a Excel convertirse en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para prevenir el uso indebido mediante la adición de la capacidad para deshabilitar las macros

Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta eficaz que puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso. Office Excel 2007, en combinación con Excel Services (una nueva tecnología incluida en Microsoft Office SharePoint Server 2007), ofrece mejoras significativas para compartir datos con más seguridad. Puede compartir información confidencial de la empresa de un modo más amplio y seguro con sus compañeros de trabajo, clientes y socios empresariales. Al compartir una hoja de cálculo con Office Excel 2007 y Excel Services, podrá explorar, ordenar, filtrar e introducir parámetros, e interactuar con las vistas de tabla dinámica directamente en el explorador de Web.

Índice

Formulas de Matriz 4

Constantes Matriciales 6

Referencias Externas 8

Listas en Excel 13

Formularios 19

Validación de Datos 27

Listas y Tablas de Excel 32

Funciones de Base de Datos 36

Sub Totales 37

Trabajo con Fórmulas 41

Errores en Fórmulas 46

Comentarios 60

Funciones de Búsqueda 61

Fórmulas de matriz

Si tiene experiencia en el uso de fórmulas de Excel, sabrá que es posible realizar algunas operaciones bastante complejas. Por ejemplo, es posible calcular el costo total de un préstamo a lo largo de un número concreto de años. Sin embargo, si realmente desea dominar las fórmulas de Excel, tiene que aprender a utilizar fórmulas de matriz. Éstas se pueden emplear para realizar tareas complejas como:

▪ Contar el número de caracteres incluidos en un rango de celdas.

▪ Sumar únicamente aquellos números que cumplan ciertas condiciones, como los valores más bajos de un rango o los números comprendidos entre un límite superior e inferior.

▪ Sumar cada º valor de un rango de valores.

NOTA: Es posible que descubra que a las fórmulas de matriz también se las conoce como "fórmulas CSE". Esto se debe a que para especificarlas en los libros se presiona CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Introducción rápida a las matrices y las fórmulas de matriz

Si ha hecho un poco de programación, es probable que se haya encontrado con el término matriz. A efectos de este artículo, una matriz es una colección de elementos. En Excel, esos elementos pueden residir en una única fila (lo que se denomina una matriz horizontal unidimensional), una columna (una matriz vertical unidimensional) o varias filas y columnas (una matriz bidimensional). En Excel no es posible crear matrices ni fórmulas de matriz tridimensionales.

Una fórmula de matriz es una fórmula que puede realizar varios cálculos en uno o varios de los elementos de una matriz. Las fórmulas de matriz pueden devolver varios resultados o un único resultado. Por ejemplo, se puede colocar una fórmula de matriz en un rango de celdas y utilizarla para calcular una columna o fila de subtotales. También se puede colocar en una sola celda y calcular una cantidad única. Una fórmula de matriz que reside en varias celdas se denomina fórmula de varias celdas, mientras una que reside en una sola celda se denomina fórmula de una celda.

Ventajas de las matrices:

▪ Coherencia: Si hace clic en cualquiera de las celdas desde E2 hacia abajo, verá la misma fórmula. Esa coherencia garantiza una mayor precisión.

▪ Seguridad: No es posible sobrescribir un componente de una fórmula de matriz de varias celdas. Por ejemplo, haga clic en la celda E3 y presione SUPR. Tendrá que seleccionar todo el rango de celdas (de E2 a E11) y modificar la fórmula de la matriz completa o dejar la matriz como está. Como medida de seguridad adicional, tiene que presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para confirmar la modificación de la fórmula.

▪ Tamaños de archivo menores: Con frecuencia podrá utilizar una fórmula de matriz sencilla en lugar de varias fórmulas intermedias. Por ejemplo, el libro que ha creado para este ejercicio emplea una fórmula de matriz para calcular los resultados de la columna E. Si hubiera utilizado fórmulas estándar (como =C2*D2), habría usado 11 fórmulas distintas para calcular los mismos resultados.

Un vistazo a la sintaxis de las fórmulas de matriz

En su mayor parte, las fórmulas de matriz usan sintaxis de fórmula estándar. También comienzan con un signo igual y se puede utilizar cualquiera de las funciones incorporadas de Excel. La principal diferencia es que al utilizar una fórmula de matriz es necesario presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para especificarla. Al hacer esto, Excel incluye la fórmula de matriz entre llaves; si escribe las llaves manualmente, la fórmula se convertirá en una cadena de texto y no funcionará.

Lo siguiente que tiene que entender es que las funciones de matriz son una forma de método abreviado. La fórmula de una celda de la celda B13 condensa todas esas operaciones de multiplicación, más la aritmética necesaria para agregar esos subtotales: =E2+E3+E4, etc.

Reglas para especificar y modificar fórmulas de matriz

La regla principal para crear una fórmula de matriz merece repetirse: presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR siempre que sea necesario para especificar o modificar una fórmula de matriz. Esa regla se aplica tanto a las fórmulas de una celda como de varias.

Siempre que trabaje con fórmulas de varias celdas, también tendrá que seguir estas reglas:

▪ Tiene que seleccionar el rango de celdas en el que va a incluir los resultados antes de especificar la fórmula. Lo hizo en el paso 3 del ejercicio de la fórmula de matriz de varias celdas al seleccionar las celdas comprendidas entre E2 y E11.

▪ No puede modificar el contenido de una celda individual de una fórmula de matriz. Para intentarlo, seleccione la celda E3 del libro de ejemplo y presione SUPR.

▪ Puede mover o eliminar una fórmula de matriz completa, pero no parte de la misma. En otras palabras, para reducir una fórmula de matriz, primero debe eliminar la fórmula existente y comenzar de nuevo.

SUGERENCIA: Para eliminar una fórmula de matriz, seleccione la fórmula completa (por ejemplo, =C2:C11*D2:D11), presione SUPR y, a continuación, CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

▪ No puede insertar celdas en blanco en una fórmula de matriz de varias celdas ni eliminar celdas de la misma.

Desventajas de utilizar fórmulas de matriz

Las fórmulas de matriz pueden parecer mágicas, pero también tienen algunas desventajas:

▪ A veces uno puede olvidarse de presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Acuérdese de presionar esta combinación de teclas siempre que especifique o modifique una fórmula de matriz.

▪ Es posible que otros usuarios no entiendan sus fórmulas. Existe relativamente

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