Excel Avanzado

Manual de Excel Avanzado 2007

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Contenido

Formato condicional ....................................................................................................................................................... 3

Herramientas para el manejo de datos ........................................................................................................................... 4

Tablas (Listas) ........................................................................................................................................................... 4

Subtotales .................................................................................................................................................................. 6

Filtros Avanzados ...................................................................................................................................................... 7

Validación de datos .................................................................................................................................................... 9

Consolidar datos ...................................................................................................................................................... 12

Análisis Y si .............................................................................................................................................................. 13

Escenarios ............................................................................................................................................................. 13

Buscar Objetivo ..................................................................................................................................................... 16

Tablas de datos ..................................................................................................................................................... 17

Objetos dinámicos ........................................................................................................................................................ 18

Tablas dinámicas ..................................................................................................................................................... 18

Gráficos dinámicos .................................................................................................................................................. 20

Macros .......................................................................................................................................................................... 22

Grabar una macro .................................................................................................................................................... 22

Ejecutar una macro .................................................................................................................................................. 23

Asignar la macro a un objeto ................................................................................................................................. 23

Asignar la macro a un botón .................................................................................................................................. 24

Eliminar una macro .................................................................................................................................................. 25

Compartir libro .............................................................................................................................................................. 25

Formas de protección ................................................................................................................................................... 28

Protección de hoja ................................................................................................................................................... 28

Protección de libro ................................................................................................................................................... 28

Proteger y compartir libro ......................................................................................................................................... 29

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Formato condicional

Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición verdadera o falsa (criterio), facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, destacar valores inusuales, etc. Para aplicar formato condicional, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos que puedan ser evaluados a través de criterios.

2. Colóquese en la celda o seleccione un rango se celdas al que aplicara el formato condicional y, vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Estilos, presione el botón Formato condicional.

3. Seleccione el tipo y subtipo de formato condicional que dese aplicar.

 Resaltar reglas de celdas Establece el criterio basándose en el contenido de las celdas.

 Reglas superiores e inferiores Establece un criterio para buscar los valores más altos o más

bajos en un grupo de celdas.

 Barras de datos Rellena las celdas con colores degradados mismos que en base a la

longitud de la barra representan el valor contenido en la celda.

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 Escalas de color Rellena las celdas con colores de diferentes tonos mismos que

representa los valores superiores, medios e inferiores.

 Conjuntos de iconos Aplica un icono el cual representa los valores contenidos en las celdas.

 Nueva regla Permite establecer una nueva regla (criterio) personalizada.

 Borrar reglas Elimina las reglas (criterios) establecidas en las celdas.

 Administrar reglas Permite ver, editar o eliminar reglas (criterios).

4. Escriba los criterios y especifique el formato a aplicar en caso que se cumpla la condición y, presione Aceptar.

5. Los datos que cumplan con el criterio especificado en la condición, se mostraran con el formato seleccionado.

Herramientas para el manejo de datos

Tablas (Listas)

La herramienta tabla antes denominada listas de Excel facilita el análisis y la administración de los datos de una tabla, ya que permite ordenar, filtrar, dar formato y utilizar funciones incorporadas vinculadas hacia los datos de la tabla. Para crear una tabla, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numéricos.

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2. Colóquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botón Tabla.

3. En la ventana Crear tabla, corrobore el rango de celdas donde se encuentran los datos de la tabla, o en su defecto especifíquelos, si la tabla contiene encabezados de título seleccione la casilla La tabla tiene encabezados, y presione Aceptar.

4. Se mostrará la tabla con un formato predeterminado mismo que puede cambiar a su gusto en cualquier momento, así mismo mostrará los indicadores de filtros en cada encabezado de columna con lo cual podrá filtrar u ordenar los datos a su gusto.

5. Especifique en seguida la fórmula o función para obtener un resultado de una o de todas las columnas de datos.

6. En cada celda donde introdujo la formula o función, al posicionarse en alguna de ellas aparecerá un indicador de filtro con el cual podrá seleccionar de forma individual para cada celda una función incorporada.

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NOTA Si aplica filtros en alguna de las columnas de datos y, a su vez, selecciona en alguna columna una función incorporada, los resultados automáticamente de actualizarán tomando en cuenta solo los datos mostrados por el filtro.

Subtotales

La herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filas de datos numéricos relacionados entre sí por medio de funciones incorporadas. Para crear subtotales, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numéricos.

2. Colóquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Esquema, presione el botón Subtotal.

3. En la ventana Subtotales, marque las opciones necesarias para crear un subtotal a su gusto.

 Para cada cambio en Específica que columna se tomará como referencia para el subtotal.

 Usar función Permite seleccionar una función de un grupo de funciones predefinidas.

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 Agregar subtotal a Permite marcar las columnas de datos numéricos que se incluirán en el subtotal.

 Reemplazar subtotales actuales Reemplaza el subtotal anterior con uno nuevo.

 Salto de página entre grupos Inserta saltos de página entre grupos de datos.

 Resumen debajo de los datos Inserta el subtotal en la parte inferior de la tabla de datos.

4. Enseguida los datos y subtotales serán mostrados a manera de esquema, mismo que podrá controlar presionando los botones con número (1, 2, 3), o los botones de más y menos (+, -), según si desea mostrar u ocultar información.

Filtros Avanzados

Los filtros avanzados, realizan la misma función que los filtros normales (autofiltros), es decir, muestran solo la información que cumple con el criterio determinado, pero

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