GUIA DE EXCEL 2003-2007

1.0 Conceptos Básicos

Objetivos del tema: En este primer tema, se tratarán los conceptos básicos, los cuales son imprescindibles para trabajar con el programa de hoja de cálculo.

CONCEPTOS TEÓRICOS.

¿QUE ES MICROSOFT EXCEL?

Es un programa que se clasifica dentro de las hojas electrónicas de cálculo, se utiliza para organizar, calcular y analizar datos económicos. Una hoja electrónica de cálculo permite crear, manipular y analizar la información de manera más eficiente y sencilla. También permite la elaboración de gráficos con la misma información.

USO Y APLICACIÓN.

Excel tiene como objetivo primordial el automatizar las tareas de cálculo, ordenación, clasificación y búsqueda de información, por ejemplo: cálculo de nominas, de impuestos, de intereses , control de ventas, análisis de préstamos, facturas, reportes, elaboración de diagramas, control de productos, contabilidad en general.

¿QUE ES UN LIBRO DE TRABAJO?

Es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos en Excel. Cada libro de trabajo puede contener varias hojas, estas pueden ser hojas de cálculo para mostrar y analizar datos, y hojas de gráfico que contienen únicamente un gráfico. Cuando se abre un libro de trabajo, este automáticamente contiene tres hojas de cálculo nombrados Hoja1, Hoja2 y Hoja3, sin embargo, en Excel pueden abrirse cerca de de hasta 255 hojas.

¿QUE ES UNA HOJA DE CÁLCULO?

Documento de Excel que contiene filas y columnas en las que se puede introducir información (texto, números y fórmulas), la cual se puede ordenar, dar formato, analizar y representar gráficamente.

Una hoja de cálculo de Excel puede contener 256 columnas y 65,536 filas para la versión 2003 y para Excel 2007 un total de 16,384 columnas y 1,048,576 filas.

CELDA

Una celda es la intersección entre una fila y una columna y se identifica con un nombre de celda o una dirección de celda particular.

REFERENCIA

Es la coordenada formada por la letra de la columna y el número de fila, por lo que la celda donde se interceptan la columna D y la fila 50 tendrá como referencia D50.

METODOS PARA ENTRAR A EXCEL.

Modo 1: Vaya a Inicio -> Todos los programas -> Microsoft Office ->Microsoft Office Excel.

Modo 2: Vaya a Inicio -> Ejecutar… En el cuadro de dialogo escriba el nombre del programa Excel y presione la tecla Enter o clic en Aceptar.

Modo 3: Doble clic a un acceso directo.

Cuando se haya terminado de trabajar con Excel es necesario salir del programa para liberar a la memoria RAM de los datos que éste ocupa, aunque si decide dejarlo abierto no significa que se pueda dañar el sistema.

MÉTODOS PARA SALIR DE EXCEL.

OFFICE EXCEL 2003 OFFICE EXCEL 2007

Modo 1: Vaya al menú Archivo-> seleccione el comando Salir. Modo 1: Vaya al botón de Office-> seleccione el comando Salir de Excel.

Modo 2: Presione ALT + F4. Modo 2: Presione ALT + F4.

Modo 3: Clic en el botón cerrar de los botones de control.

Modo 3: Clic en el botón cerrar de los botones de control.

METODOS PARA CREAR NUEVOS LIBROS EN EXCEL.

OFFICE EXCEL 2003 OFFICE EXCEL 2007

Modo 1: Vaya al menú Archivo-> seleccione el comando Nuevo. Modo 1: Vaya al botón de Office-> seleccione el comando Salir de Excel.

Modo 2: Presione CTRL + U. Modo 2: Presione CTRL + U.

Modo 3: Clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar

Modo 3: Clic en el botón Nuevo de la barra de acceso rápido

Nota 1: En el caso de Office 2007 si el botón de Nuevo no aparece en la barra de acceso rápido usted puede activarlo desde el botón de personalizar barra de herramientas de acceso rápido, así como otros comandos.

METODOS PARA GUARDAR LIBROS EN EXCEL.

Todos los archivos principales que maneja Excel se conocen como Libro, cuando se decide guardar el trabajo hecho en Excel es necesario tomar en cuenta que estos archivos de Excel se almacenan en la computadora con la extensión .XLS para el caso de Excel 2003 y .XLSX para Excel 2007. Al guardar por ejemplo un archivo desde Excel, si desea nombrarlo Nomina este se guarda en el equipo como Nomina.xls (Excel 2003) o Nomina.xlsx (Excel 2007).

OFFICE EXCEL 2003 OFFICE EXCEL 2007

Modo 1: Vaya al menú Archivo-> seleccione el comando Guardar ó Guardar como… Modo 1: Vaya al botón de Office-> seleccione el comando Guardar ó Guardar como

Modo 2: Presione CTRL + G. Modo 2: Presione CTRL + G.

Modo 3: Clic en el botón Guardar de la barra de herramientas estándar

Modo 3: Clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido

Nota 2: La reciente versión de Office 2007 tiene la característica de poder revisar cualquier archivo de Excel aunque este se haya elaborado desde una versión anterior a Excel 2007, no obstante la recuperación de un archivo de Excel 2007 desde una versión anterior como Excel 2003 no es posible. Para evitar estos problemas Office incorpora una opción de guardado especial compatible con versiones anteriores que van desde office 97 a 2003 para trasladar archivos.

Nota 3: Para Office 2007 existe una tercera opción de almacenamiento que permite mantener disponible los archivos de Excel para otros programas de Office desde un espacio que se conoce como Microsoft Office Live Workspace; el cual debe instalarse previamente, dicha opción la encontrara desde el acceso marcado como Modo 1.

METODOS PARA ABRIR LIBROS EN EXCEL.

Abrir un libro desde Excel significa hacer referencia a archivos de Excel que se hayan guardado previamente, a los cuales se les desea consultar la información o realizarles cambios.

OFFICE EXCEL 2003 OFFICE EXCEL 2007

Modo 1: Vaya al menú Archivo-> seleccione el comando Abrir. Modo 1: Vaya al botón de Office-> seleccione el comando Abrir.

Modo 2: Presione CTRL + A. Modo 2: Presione CTRL + A.

Modo 3: Clic en el botón Guardar de la barra de herramientas estándar

Modo 3: Clic en el botón Abrir de la barra de acceso rápido

MÉTODOS PARA CERRAR LIBROS DE EXCEL.

OFFICE EXCEL 2003 OFFICE EXCEL 2007

Modo 1: Vaya al menú Archivo-> seleccione el comando Cerrar. Modo 1: Vaya al botón de Office-> seleccione el comando Cerrar.

Modo 2: Presione CTRL + F4. Modo 2: Presione CTRL + F4.

Modo 3: Clic en el botón cerrar de los botones de control para el libro. Modo 3: Clic en el botón cerrar de los botones de control para el libro.

PRACTICA LO SIGUIENTE:

1. Abre el programa de Excel de la manera que mejor te parezca.

2. Ubica la referencia A5 y escribe el siguiente letrero “Practica 1 conceptos básicos”.

3. En la referencia A6 escribe “Operaciones básicas con Excel”.

4. Guarda el archivo en mis documentos y nómbralo como “ejercicio 1”.

5. Ahora cierra el archivo que guardaste mediante los comandos que se describen arriba.

6. Crea 4 nuevos libros.

7. Cierra los nuevos libros a través de la combinación de teclas.

8. De la instrucción de salir de Excel.

9. Abra de nuevo el programa de Excel.

10. Con la instrucción Abrir recupera el archivo ejercicio 1.

11. Agrega en la referencia A8 el siguiente letrero “FIN DE LA PRACTICA”.

12. Guarda los cambios con la combinación de teclas.

13. Cierre el archivo.

14. Salga de Excel.

DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE EXCEL 2003.

Excel 2003.

DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE EXCEL 2007.

Descripción.

1. Botón de office: permite el acceso a la mayoría de comandos con respecto al tratamiento del archivo en general.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: Proporciona al usuario los comandos más utilizados en la elaboración de hojas de cálculo, a manera de gráficos.

3. Barra de título: Proporciona el nombre del archivo sobre el cual se está trabajando.

4. Botones de control: Proporciona la funcionalidad de control a la ventana de Excel afectando a la ventana del libro.

5. Cinta de opciones: Es el espacio donde se colocan los comandos de manera gráfica, sustituyendo a la barra de menú y barra de herramientas que se manejaba en versiones anteriores.

6. Barra de fórmulas: Se compone del cuadro de nombres y sección para la edición de fórmulas.

7. Selección de hoja: Permite seleccionar toda la hoja.

8. Encabezado de columna: Proporciona el nombre de referencia de cada columna.

9. Encabezado de fila: Proporciona el numero de referencia de cada fila.

10. Barras de desplazamiento horizontal/vertical: Permiten visualizar secciones del área de trabajo hacia la izquierda o derecha y de arriba hacia abajo.

11. Barras de desplazamiento de hojas: Permite accesar a las hojas que se crean

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