Identificar los factores de Riesgo, y establecer medidas de prevención, para la conservación de los documentos en el área

OBJETIVOS GENERAL

Identificar los factores de Riesgo, y establecer medidas de prevención, para la conservación de los documentos en el área (xxxxx)

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar un diagnóstico general acerca del estado actual de las instalaciones y de los documentos.
• Identificar las medidas que se deben tener en cuenta para conservar eficaciamente los documentos.

ALCANCE

Esta Actividad  se centra en dar asesoría y establecer medidas de prevención en la que los funcionarios de la dependencia (xxxxxxxx) puedan identificar los factores de riesgos que hay en los documentos e instalaciones donde ellos se desempeñan.

JUSTIFICACION

El Articulo Segundo de la Ley 80 de 1989 “hace referencia al reglamento necesario para organizar, conservar y dar un uso adecuado al patrimonio documental”, esta actividad se basa en crear hábitos  a los  trabajadores de la dependencia (xxxxxx) para tener una buena conservación y prevención en los documentos y capacitarlos  sobre los factores de riesgo que pueden encontrarse en las instalaciones o dependencia. Ya que a raíz de los factores de riesgos que existen se han visto afectado los documentos en su utilidad física, Muchas entidades sin importar el tipo, privadas o públicas han tenido pérdidas de información por varios factores, entre ellos, por no tener las instalaciones de sus archivos en condiciones adecuadas, lo que ha generado que en ocasiones, no se cuente con la información necesaria para responder alguna petición o requerimiento.   Con esta actividad buscamos dar asesoría sobre la conservación y prevención en los documentos para así tener un buen uso sobre ellos.

INTRODUCCION

Con este trabajo se busca que los trabajadores de la dependencia (xxxxxxxxx) tengan en cuenta los métodos para conservar  los documentos dentro de  un depósito de archivo y todas las normas que nos hacen énfasis a la conservación. Una conservación preventiva eficiente y permanente evita pérdidas del material cultural de archivos y bibliotecas. La conservación del patrimonio documental depende en gran medida de la concientización de los recursos humanos más que de los medios existentes.

Muchas entidades sin importar el tipo, privadas o públicas han tenido pérdidas de información por varios factores Entonces, si la documentación no es pertinente y no se ubica en el momento adecuado, generara que aquellas entidades que prestan servicios al público se demoren en dar contestación a los requerimientos de información de los mismos y lo peor es que si los documentos están alterados la información contenida en ellos se perderá y dichos trámites no se podrán efectuar, lo que va en detrimento de la imagen institucional de las entidades. Además, no hay que olvidar que los archivos de las instituciones deben reflejar su gestión administrativa, lo que provoca que los procesos al interior de las mismas también se vean afectados

...