La introducción a la programación

RELEVAMIENTO DE DATOS

COMIENZO DE UN PROYECTO.

1.  Comprender como se inician y seleccionan los proyectos.

Los problemas salen a la superficie de muchas formas. Una manera de conceptualizar qué son los problemas y cómo surgen es considerarlos como situaciones en las que nunca se cumplieron los objetivos o dejaron de cumplirse en algún punto.

Lo primero que debemos hacer es identificar las deficiencias del sistema existente. El objetivo del proyecto es subsanar esas deficiencias, que se encuentran normalmente mediante entrevistas o al examinar documentos sobre el funcionamiento del sistema. Además, durante el análisis inicial, los entrevistadores deberán buscar deficiencias como:

Funciones que faltan; funcionamiento insatisfactorio o excesivo costo de la operación.

Comprobar la salida, observar el comportamiento de los empleados y escuchar la retroalimentación

son todas formas de ayudar al analista a destacar los problemas y oportunidades de sistemas.

Definir los problemas y objetivos del sistema, forman la base para determinar qué debe lograr el sistema.

Por lo general, la definición de un problema contiene cierta clase de declaración del mismo, sintetizada en uno o dos párrafos. A ésta le siguen una serie de cuestiones o piezas independientes importantes del problema.

Los objetivos pueden ser muy específicos o se pueden redactar mediante una declaración general.

Sobra decir que el analista de sistemas debe comprender la forma en que funciona la empresa.

La última parte de la definición del problema contiene los requerimientos, las cosas que se deben lograr, junto con las posibles soluciones y las restricciones que limitan el desarrollo del sistema. A menudo las restricciones incluyen la palabra no para indicar una limitación, y pueden contener restricciones en el presupuesto o límites de tiempo.

La definición del problema se produce después de terminar con las entrevistas, las observaciones y el análisis de los documentos con los usuarios. El resultado de recopilar esta información es una enorme cantidad de hechos y opiniones importantes que debe sintetizarse.

[pic 2]

1. Definición de objetivos.

Los objetivos del proyecto tienen dos aspectos importantes para los analistas de sistemas: como se ven y como se especifican. Ya que los proyectos son variados, hay muchas formas de definir los objetivos. Por ellos no es posible dar unas reglas exactas para hacerlo. En el mejor de los casos se puede dar alguna indicación general. Se comenzará como establecer los objetivos y después describir como son. Una regla importante para establecer un objetivo es recordar que los objetivos no pueden ser ideas irrealizables, que luego se ignoren. Se debe desarrollar con los expertos de la organización. Una vía para asegurar que tales expertos se pueden encontrar es elaborar los objetivos con subobjetivos más detallados que consideren las restricciones de la organización. Estos subobjetivos se utilizaran en etapas posteriores para guiar el análisis y diseño detallados.

A veces, el analista debe realizar una entrevista de seguimiento para obtener información más precisa sobre los objetivos. Si no hay suficientes fondos para desarrollar el sistema completo, primero es necesario completar los objetivos más críticos. Los usuarios son quienes pueden identificar mejor los objetivos más críticos (con la ayuda de los analistas), ya que son expertos de dominio en su área de negocios y saben cómo trabajar mejor con las tecnologías en la organización.

1. Obtención de soluciones alternativas.

El análisis de viabilidad comienza una vez que se han definido y aceptado los objetivos. Empieza obteniendo las posibles soluciones que se utilizan para indicar lo que será el nuevo sistema. En este caso no es necesario entrar en las operaciones detalladas del sistema. La solución debe suministrar suficiente información para hacer estimaciones razonables sobre el costo del proyecto y dar una indicación a los usuarios de cómo se adaptará el nuevo sistema a la organización. Es importante no dedicar demasiado esfuerzo en esta etapa, pues se puede decidir que el proyecto no seguirá adelante o que se necesita cambiar sustancialmente el objetivo original.

Hay que tener presente dos cosas cuando se propone una solución general: debe dar una idea de lo que será el nuevo sistema y convencer a las personas de que funcionará. La solución general debe incluir partes principales del sistema propuesto. Una solución general debe incluir todo equipamiento adicional que se adquirirá en el proyecto para estimar el costo directo del mismo.

Se debe especificar que se hará automáticamente y que manualmente.

1. Determinar la viabilidad de un proyecto propuesto.

En este punto debemos determinar si los proyectos seleccionados son viables. Nuestra definición de viabilidad va mucho más allá del uso común del término, ya que existen tres formas principales para evaluar la viabilidad de los proyectos de sistemas: en base a su operación, a su capacidad técnica y a su economía. El estudio de viabilidad no es un estudio detallado de sistemas, sino que se utiliza para recopilar datos más generales para los miembros de la administración, lo cual a su vez les permite tomar una decisión en cuanto a si deben continuar o no con un estudio de sistemas.

Los datos para el estudio de viabilidad se pueden recuperar a través de entrevistas. Por lo general, el Analista de sistemas entrevistas a las personas que piden ayuda y a las que están relacionadas en forma directa con el proceso de toma de decisiones, que generalmente son los administradores.

El estudio de viabilidad debe tardar el menor tiempo posible, procurando abarcar varias actividades en un periodo de tiempo corto.

Por lo general, el proceso de evaluación de la viabilidad es efectivo para descartar proyectos inconsistentes con los objetivos de la empresa, que requieran una capacidad técnica imposible o que no tengan ningún mérito económico.

Aunque es meticuloso, el estudio de la viabilidad es algo que vale la pena ya que ahorra tiempo y dinero a las empresas y a los analistas de sistemas. Para que el analista pueda recomendar que se continúe con el desarrollo de un proyecto, éste debe mostrar que es viable en las tres siguientes formas: técnica, económica y operacional. Como se muestra en la figura.

[pic 3]

1. Determinación de recursos.

Viabilidad técnica: El analista debe averiguar si es posible desarrollar el nuevo sistema teniendo en cuenta los recursos técnicos actuales. De no ser así, ¿se puede actualizar o complementar el sistema de tal forma que pueda cumplir con lo que se requiere? Si no es posible complementar o actualizar los sistemas existentes, la siguiente pregunta es si ¿Está disponible la tecnología necesaria para desarrollar la propuesta? ¿Cumple con las especificaciones?¿Se puede utilizar en la organización?

Otra de las preguntas es si hay o no paquetes de software disponibles que puedan lograr sus objetivos, o si hay que personalizar el software para la organización. Para evaluar la viabilidad técnica hay que evaluar la habilidad del hardware y software computacional para manejar las cargas de trabajo en forma adecuada. En primer lugar, hay que realizar un inventario de todo el hardware computacional con el que cuente la organización para descubrir qué hay disponible y qué se puede utilizar.

El analista de sistemas necesita trabajar con los usuarios para determinar qué hardware se necesitará.

Viabilidad económica: La viabilidad económica es la segunda parte de la determinación de recursos. Los recursos básicos a considerar son el tiempo de usted como analista y el tiempo de su equipo de análisis de sistemas, el costo de realizar un estudio de sistemas completo (incluyendo el tiempo de los empleados con los que usted va a trabajar), el costo estimado del hardware y el costo estimado del software o del desarrollo de software.

La empresa afectada debe ser capaz de ver el valor de la inversión que está considerando antes de comprometerse con un estudio de sistemas completo. Si los costos a corto plazo no se ven eclipsados por las ganancias a largo plazo o no producen una reducción inmediata en los costos de operación, entonces el sistema no es económicamente viable y el proyecto no debe continuar.

Preguntas como estas se realizan: ¿Es realista para proseguir el proyecto? O, ¿Se recuperara la cantidad de dinero necesaria para la implementación?

Viabilidad operacional: La viabilidad operacional depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e implica la acción de pronosticar si el sistema funcionará y se utilizará una vez instalado.

Si los usuarios están prácticamente casados con el sistema actual, no ven problemas con él y por lo general no están involucrados en el proceso de solicitar un nuevo sistema, habrá mucha resistencia a la implementación del nuevo. Las probabilidades de que se vuelva funcional en algún momento dado serán bajas. Por otro lado, si los mismos usuarios han expresado la necesidad de un sistema que sea funcional por más tiempo, de una forma más eficiente y accesible, hay más probabilidades de que el sistema solicitado se llegue a utilizar en un momento dado. Gran parte del arte de determinar la viabilidad operacional recae en las interfaces de usuario elegidas.

...