Microfilms

Exposicion archivo microfilms

1. Presentacion

2. definicion archivo

Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo”

tiene tres acepciones:

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de

fuentes de historia.

3. Clases de archivos

El patrimonio documental se constituye fundamentalmente por una serie de archivos de distinta tipología y titularidad. Tradicionalmente los archivos se han clasificado, según el valor de la información que contienen los documentos, como archivos administrativos y archivos históricos. En la actualidad, cuando se impone una visión integradora del archivo entendido como síntesis de la

función administrativa y la función cultural, esta clasificación no parece demasiado acertada. De hecho, podríamos decir que los archivos históricos son también archivos administrativos pero con el valor añadido de su antigüedad, fruto de la sedimentación documental producida con el paso del tiempo. Más adecuado parece clasificar los archivos según el tipo de derecho al que se adscribe el organismo productor de los fondos documentales. De esta forma podemos distinguir:

• Archivos que se adscriben al Derecho Público, que según el ámbito de actuación del organismo serían: o todos los archivos de la administración internacional. Ejemplo: archivos

de la OTAN. 6 o todos los archivos de la administración europea. Ejemplo: archivos de la Unión Europea. o todos los archivos de las diferentes administraciones españolas. Administración central. Ejemplo: el Archivo General de la Administración. Administración autonómica. Ejemplo: el Archivo de la Generalitat Administración local (municipales). Ejemplos: el Archivo Municipal de

Valencia y el Archivo de la Diputación Provincial de Valencia

• Archivos que se adscriben al Derecho Privado. Dejando a un lado a los archivos militares, tendríamos: o Archivos civiles: todos los archivos privados. de empresa u organismo público o privado (incluyendo los hospitales). Ejemplo: archivos de colegios profesionales de asociaciones (archivos sindicales). familiares. personales. o Archivos religiosos: entre los que distinguiremos:

Archivos de culto católico: parroquias, catedrales, monasterios... Archivos de otros cultos -no católicos Según el ciclo vital o distintas edades de los documentos, podemos distinguir

entre:

• Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del documento)

• Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión (conserva 10 años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo intermedio.

• Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos archivos centrales, y es el paso previo de la documentación hacia el archivo histórico (conserva 15-30 años: 2ª edad del documento).

• Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento) Asociado a la anterior clasificación, es posible distinguir también archivos según la frecuencia de consulta. 7

• Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuntemente o que documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez

al mes. Corresponden a los archivos de gestión

• Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o

intermedios.

• Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios

4. Archivo films

Microfilm

¿QUE ES LA MICROFILMACIÓN?

La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información. De esta reducción o miniaturización de los documentos, se derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con máquinas especiales, que básicamente funcionan como cámaras fotográficas, y que son manejadas por personal especializado que, continuamente están controlando toda la operación. De esta manera se tiene un producto de altísima calidad archivìstica. Existen normativas internacionales muy precisas para el control de la calidad del microfilm, y que muchas legislaciones exigen su aplicación para conceder validez legal al microfilm (Normas ISO, IRAM).

5. LA TÉCNICA DE MICROFILMACION

La microfilmación es una técnica de archivo basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro que puede ser un material sintético. Normalmente es una cinta de 30,5metros de un material plástico flexible y muy resistente al envejecimiento, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se “fotografían” los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder algo de información. De esta reducción o minia-turización de tamaño derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas que son:

•Ahorro sustancial de espacio (mas del 98%)

•Ahorro de elementos de archivo (armarios, estanterías, carpetas, etc.)

•Acceso y localización rápido, y consulta ágil.

•Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es más sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores, etc.

•Seguridad en la conservación de la información y documentos, ya que estos en el microfilm son inalterables. No se puede modificar la información.

•El microfilm es más fácil y económico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy poco, y al ser esta de pequeño tamaño, tiene poco flete o gastos de envío. En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16 mm puedan estar contenidos2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta, y más de 11.000 del tamaño de un cheque, y este de ambos lados

Ventajas y desventajas del microfilm

¿

El microfilm es un tipo de imagen basada en filmaciones. Existen distintos tipos de microfilms y versiones de almacenamiento de microfilm. Este dispositivo suele usarse para preservar imágenes a largo plazo, reconstruir documentos y almacenar fuera del sitio. Como todo dispositivo, tiene muchas ventajas y desventajas. Escoger microfilm dependerá de la aplicación y la duración del documento o imagen a almacenar.

Resistencia y estabilidad

Microfilm es mucho más resistente que el video tradicional, ya que está hecho de poliéster en lugar de celulosa. Así, el microfilm se rompe menos seguido y puedes usar filmes más delgados. Además, el poliéster es más estable y no cambiará por el tiempo, humedad o temperatura.

Documentos permanentes

Se usan películas de gelatina plateadas para las imágenes de alta calidad y aquellas que quieras que queden como documento permanente. Este tipo de microfilm tiene una expectativa de duración de 500 años. Muchas veces, se toma una foro con el microfilm como documento permanente y luego se destruye el original.

Condiciones de almacenamiento

La mayoría de los tipos de microfilm, entre ellos el vesicular y Diazo se dañarán al exponerlo a altas temperaturas y humedad. El calor y presión extremos dañarán las burbujas que crean la imagen con la película vesicular. Diazo microfilm también se desteñirá si la expones a la luz durante mucho tiempo. Así, un uso frecuente de este microfilm deteriorará la imagen. Almacenar el microfilm en una habitación con características ambientales controladas es realmente importante. Además, el microfilm es una de las formas más pequeñas de película, por lo cual necesitarás menos espacio de almacenamiento en comparación a los documentos o fotografías tradicionales de papel.

Recuperación de datos

Puede que gastes mucho tiempo al recuperar los datos mediante los microfilm con rollo abierto, ya que tendrás que buscar en secuencia a través del rollo. Se recomienda el microfilm unificado, ya que la información puede ser recuperada rápidamente. Además, los microfilm a rollo-abierto pueden dañarse si no se cargan en la lectora de manera adecuada. Debes hilar el microfilm a mano a través de la lectora. Aunque el equipamiento de recuperación de información es mucho más caro que el lector de microfilm a rollo abierto, las versiones de microfilm con cartucho tienen algunos problemas similares a la otra opción. Una ventaja de este tipo de recuperación de datos es que no tienes que preocuparte por la tecnología se venza. El sistema de recuperación de datos de microfilm no cambia con los avances

DIGITALIZACIÓN DE MICROFILM

El microfilm en sus diferentes formatos ha sido y sigue siendo un soporte de información en archivos históricos y en grandes instituciones en sectores tan dispares como banca, sanidad e industria.

En Sisdoc Gestión Documental el primer servicio de microfilmación a instituciones y empresas data de 1990. Hoy en día apenas se microfilman nuevos archivos pero sin embargo la conversión de película de microfilm a soporte electrónico es muy habitual puesto que existen grandes fondos documentales basados en microfilm.

Escanear microfilm como películas, microfichas, jackets, etc. es garantizar en todo momento la mejor imagen electrónica de cada fotograma y la captura de sus datos más relevantes.

Para ello utilizamos software de tratamiento de imágenes en el escaneo, escáneres exclusivos de películas o microfichas, capturas automáticas para la generación de bases de datos según la codificación de cada película y programas específicos para la gestión de imágenes.

Las condiciones de mantenimiento del microfilm en general son críticas en cuanto a los niveles de temperatura, humedad y conservación del soporte, lo que dificulta su conservación a lo largo de los años.

Gracias a la conversión del microfilm a formato electrónico se puede tener acceso a fondos que de otra forma no podría ser posible por las propias características del soporte.

La consulta y manejo de copias en microfilm es más laboriosa que el acceso a un documento electrónico, lo que ha favorecido proyectos de digitalización de grandes archivos de películas con documentos importantes para hacer posible la consulta del público en general e investigadores, vía Internet.

Casos más habituales de escaneo de microfilm

• Cuando peligra la estabilidad de los fondos (aparición de hongos, deterioro de películas, pérdida de densidad, etc.)

• Si las películas/microfichas contienen material histórico importante, con documentos exclusivos, ya sea para su preservación u otro motivo.

• En el caso de consultas habituales. Las películas/microfichas muy consultadas por investigadores, son escaneadas para que estén a disposición de los usuarios, antes de su deterioro final y evitar la digitalización de los fondos, si existen aún.

Tipos de microfilm que escaneamos

• Archivos históricos. Películas de 35 mm.

• Catálogos. Microfichas.

• Libros. Películas de 16 y 35 mm.

• Planos. Tarjetas de apertura.

• Prensa. Películas de 35 mm.

• Publicaciones. Películas de 16 y 35 mm.

• Revistas. Películas de 16 y 35 mm.

• Albaranes. Películas de 16 mm. codificadas con y sin blip.

• Expedientes administrativos. Películas de 16 mm. codificadas con y sin blip.

• Facturas. Películas de 16 mm. codificadas con y sin blip.

• Formularios. Películas de 16 mm. codificadas con y sin blip.

• Historias clínicas. Jackets y películas de 16 mm. codificadas con y sin blip.

En el campo de la microfilmación los soportes más habituales han sido la microficha de 105 mm., la película de 16 mm. codificada a varios niveles de blip ( o manchas) , la película de 35 mm. para archivos históricos y el jacket para uso genérico. También se ha utilizado mucho la tarjeta de apertura para ingeniería.

Procesadores de microfilm

Con el procesador de archivos de Kodak, no necesitará un especialista en películas para obtener resultados coherentes de gran calidad. Hemos incorporado la tecnología más innovadora en controles y monitores digitales, recuperación rápida, ciclos en modo de espera que ahorran energía y un suministro de agua antisifón que respeta el medio ambiente para proporcionar un procesamiento de películas controlado de forma precisa con una formación o experiencia como operador mínima. Desde el enganche automático hasta la película de calidad de archivo (LE 500), Kodak le proporciona un procesamiento de sobremesa más sencillo.

Procesadores de microfilm Nombre de producto Descripción del producto

Procesador de archivos Prostar

Por supuesto que desea proteger el futuro de los documentos importantes. Mediante el procesador de archivos KODAK PROSTAR, puede hacerlo de una forma sencilla y sin necesidad de un cuarto lleno de equipo. Todos los microfilms de gelatina-plata de KODAK tratados en el procesador de archivos KODAK cumplen con las especificaciones de los estándares ANSI e ISO para contar con una vida útil mínima de 500 años (LE 500).

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