PAUTAS PARA UTILIZACION DEL MICROFILM

PAUTAS PARA

UTILIZACION

DEL MICROFILM

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

PAUTAS PARA

UTILIZACION DEL

MICROFILM

COMITÉ ASESOR

DE REPROGRAFIA

Y AUTOMATIZACION

SISTEMA NACIONAL

DE ARCHIVOS

PRESENTACION

Con el manual Pautas para la Utilización del Microfilm el Archivo General de la Nación, inicia la nueva serie “Documentos de Trabajo”, con la que se pretende llenar un evidente vacío, y contribuir a la discusión teórica y metodológica de muchos aspectos del que hacer a archivístico. En esta ocasión se recogen algunas normas, procedimientos y principios básicos de la microfilmación, técnica bastante generalizada en nuestro medio pero sin la suficiente difusión acerca de sus requisitos, exigencias y especificaciones.

Este soporte para almacenar y conservar la información, probados durante mas de cien años, ha sido el medio empleado en muchos países para programas de seguridad, duplicado, difusión intercambio y consulta de archivos y, en general, del patrimonio documental. Frente a las nuevas tecnologías, derivadas de la utilización de la informática, el microfilm sigue siendo el medio empleado para almacenar volúmenes considerables de información y por su versatilidad y costos lo seguirá siendo por mucho tiempo.

Si bien la microfilmación ofrece ventajas para conservar y difundir la información, para almacenarla manteniendo una gran fidelidad y alta calidad reprográfica. La versatilidad y la posibilidad de automatización, entre otras, plantea igualmente ciertas exigencias cuya inobservancia acarrea problemas irreversibles. El presente “Documento de Trabajo” ofrece a los archivistas y técnicos, a los funcionarios y lectores en general algunos principios básicos para la mejor utilización de la técnica microfilmica.

El comité Asesor de Reprografía y Automatización del Sistema Nacional de Archivos, programa especial del Archivo General de la Nación, Integrado por profesionales y expertos tanto del sector publico como del privado, con amplia experiencia y conocedores de los aspectos mas complejos y actuales de esta tecnología, ha preparado este documento que esperamos contribuya al conocimiento teórico y practico de la microfilmación y al debate que se debe darse alrededor de las técnicas de almacenamiento, conservación y difusión de la información.

Los funcionarios de archivos que tienen la obligación de seleccionar, preservar y difundir la información, necesitan conocimientos prácticos, experiencia y seguridad en esta como en otras tecnologías para que a partir de los principios archivisticos básicos se utilicen con propiedad, se adapten a las necesidades y exigencias del medio y, en definitiva, se logre un mayor y mas eficiente manejo de la información, que es el objetivo de los archivos y componente básico de la misión del Sistema Nacional de Archivos de Colombia.

INTRODUCCION

El objetivo de la microfilmación va desde la conservación, preservación y seguridad de documentos importantes, hasta la reducción de espacio físico sin perdida de información. En lo referentes a las aplicaciones en gestión de documentos, ha surgido un fuerte competidor, el disco óptico que en la medida en que baje sus costos y estandarice productos, asumirá el control de esta área; esto no significa que el microfilm vaya a desaparecer, ya que por su duración, (100 años o mas) permanecerá como líder en el campo del almacenamiento definitivo de documentación escrita.

Este documento es producto del trabajo de Comité de Reprografía y Automatización, creado por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION en desarrollo de la estructura del Sistema Nacional de Archivo, con una función asesora para la entidad. De las reuniones de este comité se decidió priorizar la publicación de una pauta básica de microfilmación que sirva de herramienta a los diferentes archivos públicos y privados del S.N.A. que utilicen o proyecten utilizar esta tecnica micrografica como medio para registrar información escrita como medio para registrar información escrita. Si bien es cierto que ya existen normas internacionales, muchos aspectos técnicos no son aplicables en nuestro país por su complejidad, por impedimentos en la legislación colombiana o por que ya han entrado en desuso. Además se hallan en idioma diferente al español (ingles o francés) y por áreas especificas, lo cual restringe el acceso.

El decreto numero 1777 del 3 de agosto de 1990, que establece los estatutos del archivo General de la Nación, en su articulo tercero, numeral a, respecto a las funciones de la entidad dice: “ Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a nivel Nacional; Organizar y dirigir el sistema nacional de archivos con la adopción de sistemas, procedimientos y normas técnicas que modernicen la gestión de los archivos de la administración publica como centros de información y con la formación de recursos humanos para el manejo de archivos”.

Si bien es cierto que el uso de la microfilmación como tecnica reprográfica ofrece posibilidades en el ahorro de recursos de variada índole, se debe advertir el riesgo que se corre en los archivos por el afán de obtener estos beneficios, ya que se pueden cometer errores al pensar que toda la documentación en un archivo es susceptible de ser microfilmada, sin importar su organización, su estado o su valor documental.

Este llamado es importante para aquellos directores de archivo que decidan ordenar procesos de microfilmación de la documentación que custodian, ya que deben estar seguros de que dichos documentos son los que deben ser microfilmados, justificados por procesos de organización , valoración selección y descarte documental, prerrequisitos de un proyecto de microfilmación que considere objetivos, métodos, tecnologías cronogramas y costos.

El comité de Archivos y el Jefe de Archivo deben garantizar que el proyecto de microfilmación tendrá efectos positivos para la entidad y que se obtendrán beneficios por un eficiente ahorro de recursos, partiendo de las bases archivísticas y protegiendo el patrimonio documental.

Documentos como este seguirán publicándose, con la convicción de que mejoraran la gestión archivística en las entidades en que se apliquen concienzudamente, ya que tienen como soporte las normas internacionales utilizadas por las Empresas de todo el mundo, para el mejor aprovechamiento de todos los recursos.

ING. CARLOS ROJAS NUÑEZ

Coordinador

Comité de Reprografía y automatización

Sistema Nacional de Archivos de Colombia

PROCEDIMIENTOS

PREPARACIÒN

DE LOS DOCUMENTOS

Las series documentales o archivos, usualmente son microfilmado en el orden en el cual fueron creados o mantenidos originalmente. Sin embargo este periodo de preparación de documentos, da una buena oportunidad para hacer los correctivos en la organización del archivo.

Las hojas, paginas, folderes, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser ubicadas en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a las mismas deben ser removidos. Todas las imperfecciones, tales como mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la originalidad de este; si se microfilma en cámara rotativa documentos con cinta transparente ( preferiblemente de color mate), el operario de la microfilmadora debe inspeccionar frecuentemente las guías de vidrio, ya que el pegante de la cinta puede adherirse a estas obstruyendo la trayectoria óptica. Las imperfecciones que no afectan ningún texto o ilustración pueden ser ignoradas. Deben hacerse todos los esfuerzos para obtener documentos faltantes, de modo que la película pueda ser un registro del archivo tan completo como sea posible. Si las paginas documentos u otras unidades faltantes no pueden ser localizadas, se debe microfilmar una tarjeta con el titulo “ pagina faltante” o “ documentos faltantes”, si el tamaño o forma física no permiten que ciertos documentos sean microfilmados se debe microfilmar una tarjeta en el lugar apropiado identificando cada documento y explicando su omisión.

El funcionario encargado de la preparación y expurgo del archivo deberá colocar las tarjetas apropiadas entre las hojas o paginas antes de que los documento sean entregados al operario de microfilmación.

Después de que los documentos han sido organizados correctamente deben ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraños. Este procedimiento es indispensable si se utiliza una microlfimadora rotativa, ya que tales elementos pueden atorar, rayar, dañar la microfilmadora o las guías de vidrio. En microfilmadoras planetarias se recomienda remover

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