Ofimática y Proceso de la Información
Enviado por mabel0812 • 25 de Noviembre de 2021 • Tareas • 377 Palabras (2 Páginas) • 51 Visitas
OPI 03
• Organización
o Es importante realizar una estructura lógica a la documentación, en función de la empresa reflejada y según su organigrama
o La organización es fundamental para la localización de los documentos y evitar la búsqueda físicamente.
o Es necesario realizar tareas de clasificación, ordenación e instalación
• Clasificación
o La clasificación que se utiliza en esta tarea es de tipo orgánico
o Esta clasificación se organiza según la estructura, dividido en secciones dentro de cada departamento y según la función a realizar o expedientes.
o Creación de carpeta llamada “Documentación”
o Se categoriza por departamentos
o Dentro de cada departamento, con subcarpetas
o Colocadas alfabéticamente y cronológicamente
• Ordenación
o Se organiza según relevancia, para tener acceso rápido a cada tarea
o Gestionado por fecha, para cierre anual
o Creación de carpeta llamada “Documentación”
o Se categoriza por departamentos
o Dentro de cada departamento, con subcarpetas
o Colocadas alfabéticamente y cronológicamente
o Cada carpeta contiene sus documentos correspondientes, facturas, pedidos de compra, albaranes, etc.
• Instalación
o Todos los documentos se realiza copia física
o Sellados y firmados, para posibles auditorias
o Se guardan en archivos definitivos, cronológicamente y según la sección a la que corresponde.
o No se puede usar notas pegadas (tipo pos-it), lápiz ni bolígrafo negro.
o La eliminación de la documentación, se realizará el sexto año, dejando en archivo los últimos 5 años.
o Enviando su destrucción, a un gestor de residuos, con certificado de destrucción. Para poder justificar que la documentación se ha destruido
• Compresión
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