Plan de sistemas Informáticos, empresa QUINJOA
hachetk famcerInforme28 de Junio de 2022
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- Situación Actual QUINJOA
Actualmente la empresa QUINJOA está en marcha de un nuevo proyecto de rehabilitación de un edificio convirtiéndose así en un centro de eventos y actividades y ha externalizado la mayoría de sus servicios informáticos en TINAMAR.
Los servicios que externalizaron son los siguientes:
- Gestión y operación de las actividades Económicas y financieras.
- Gestión de red informática, instalación y mantenimiento de PC, soporte a usuarios.
- Gestión de la infraestructura de servicio a usuarios.
- Cuenta con 25 usuarios en la empresa y sus actividades son prácticamente financiera.
De acuerdo a lo anterior la empresa contaba con un software propio que los ayudaba en la gestión de los inmuebles ya que integraba los datos de gestión y económicos financieros. Y es por esa razón que la empresa decide sustituir el software por sistemas de ERP, ya que esto generará más seguridad con los datos almacenados y así no tener problemas de filtraciones o confidencialidad de estas.
Las facturas realizadas por la empresa se realizan vía e-mail al departamento financiero de TINAMAR, quienes emiten manualmente estas facturas y se encargaban de cuadrarlas con los ingresos obtenidos.
Las gestiones de las actividades de los eventos y del alquiler de espacios se realizan con el apoyo de las herramientas ofimáticas (uso de planillas Excel).
La documentación de ofertas, contratos, pedidos se guardan en directorios compartidos o se mandan por correo, al igual de las coordinaciones que eran necesarias para la preparación de los espacios.
Así mismo el volumen de visitas de turistas va aumentando gracias a acuerdos con promotores y tour operadores del sector.
- Procesos que debe afrontar QUINJOA y puntos débiles
Procesos afrontar | Punto débil |
Gestión de inmuebles en base a los datos de gestión económicos y financieros con el sistema TINAMAR | La sensibilidad de la información almacenada, es decir la seguridad no son tan confiables con el sistema TINAMAR y se deben resguardar ya que es el activo más importante de la organización. |
La gestión del mantenimiento de las instalaciones | El sistema no está integrado con los sistemas de control y es necesario un servicio externo que lleve el control del mantenimiento tanto preventivo como correctivo. |
Gestión y administración de las visitas, promociones, reserva y ventas. | No tienen conexión con el sistema ERP, así que las facturaciones se realizan mediante correo electrónico al departamento financiero donde se manejan los datos de forma manual, llevando así propensos a cometer errores humanos. |
Gestión de actividades como eventos o alquiler de espacios. | Estas gestiones se realizaban mucho con herramientas ofimáticas como plantillas Excel, compartidos por directorios esto llevando a errores y demasiadas versiones llevando confusión de quien modifico y porque se realizó |
- ¿Cuáles son las implicaciones tecnológicas para el diseño de una estrategia futura?
La Estrategia Tecnológica, es el proceso de adopción y ejecución de decisiones sobre las políticas, estrategias, planes y acciones relacionadas con la creación, difusión y uso de la tecnología. Una Estrategia de Tecnología considera los cambios por los cuales atraviesa una organización, tanto interna como externa, junto con las oportunidades potenciales disponibles a esta. Las oportunidades de Tecnología pueden incluir formas de usar la tecnología para ganar una ventaja competitiva, para reducir costos, aumentar ingresos, etc. Las oportunidades de Tecnología se sopesan contra las fortalezas y debilidades del entorno de Tecnología actual, tanto tecnológico como organizacional para establecer la estrategia de Tecnología que se adoptará. Una Estrategia de Tecnología, despliega las directrices generales que se seguirán, la arquitectura de Tecnología necesaria para alcanzar la estrategia y los proyectos específicos, para implementar la arquitectura y las oportunidades de Tecnología. La estrategia también presenta el grado de cambio requerido en la organización de Tecnología, visión de Tecnología, estilo, estructura, capacidades y competencias del recurso humano, habilidades, procesos, que serán necesarios para lograr la estrategia. ¿Por qué debe una empresa acometer el desarrollo de una Estrategia de Tecnología? Las razones incluyen:
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