ERP-SISTEMAS INFORMATICOS DE PLANIFICACION DE RECURSOS EMPRESARIALES

INTRODUCCION

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM).

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un Sistema de Administración de Recursos Humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.

1. ¿Que es ERP?

Una empresa cuenta con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información. A medida que las empresas crecen, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado. Ante esta circunstancia, la tecnología de la información ofrece como solución la implementación de los ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa). Un ERP es un sistema de información integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información.

2. Características

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

 Integrales

Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

 Modulares

Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

 Adaptables

Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

• Base de datos centralizada.

• Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.

• En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.

• Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.

• Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.

• La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).

3. Objetivos

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

• Optimización de los procesos empresariales.

• Acceso a información confiable, precisa y oportuna.

• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

• Eliminación de datos y operaciones innecesarias.

• Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Durante mucho tiempo la gente dedicada a la tecnología informática nos preguntaba que si Linux era tan poderoso ¿cómo era que no existía un ERP para Linux?, bueno en ese entonces no había una respuesta satisfactoria en pro del evangelismo de Linux, pero ya se había empezado con una aplicación desarrollada por PeopleSoft ya que esta empresa se dio cuenta de la necesidad de integrar su sistema de ERP para la plataforma de Red Hat, recodemos que SAP es la mayor empresa desarrolladora de ERP en el mundo y que su competior más sercano es PeopleSoft.

4. Ventajas y Desventajas

Si se opta por la implementación del Sistema ERP, las empresas deben tener muy claro que el trabajo no termina con instalar el software si no que también se debe dedicar tiempo para una adecuada capacitación de los empleados involucrados, lo que permitirá aprovechar al máximo el uso del Sistema ERP.

VENTAJAS DESVENTAJAS

Estandarización e Integración de la información en una base de datos centralizada Costosos a primera vista

Mayor control organizacional Mucho tiempo para su implementación

Minimiza el tiempo de análisis de la información Adquisición o adaptación del Hardware

Optimización de los tiempos de producción y entregas Pocos expertos en los Sistemas ERP

Disminución de costos Algunos Sistemas ERP pueden

ser difíciles de utilizar

Se cuenta con información actualizada que permite la toma de decisiones Cambio de personal

Evita duplicidad de información El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporativa.

Cuentan con módulos configurables de acuerdo a cada área de la empresa La ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.

Permite mejorar el ROI de la empresa Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.

5. Arquitectura

Las soluciones ERP surgieron con la difícil pero interesante tarea de unificar la totalidad de la información de la empresa en un único lugar, lo cual ahorraba costes y aumentaba la seguridad. Durante los 80 se llegó a una aceptable unificación de datos por casi todos los proveedores. La realidad que acontece hoy es que la información que manejan las empresas ha aumentado en un porcentaje exponencial respecto a entonces, así como el número de usuarios con acceso a estas herramientas.

...