¿Qué es un filtro avanzado en Excel?

Consulta 1

Jaider Emilio Méndez Suarez

Curso Excel avanzado

Consulta 1

03711/2020

Autor : Jaider Emilio Méndez Suarez

1.

• ¿Qué es un filtro avanzado en Excel?

es un filtro en el que los criterios se encuentran en otro lado de la hoja de Excel y cuyo resultado del filtro avanzado podemos llevar a otro lugar de la hoja de Excel o, incluso, a otra hoja de Excel. En otras ocasiones ya hemos visto como filtrar datos en Excel, pero este tipo de filtrado puede ser útil si queremos seleccionar sólo una parte de la información en un rango diferente al de nuestra tabla.

• ¿Cuál es su funcionamiento?

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

• Utilidad y ejemplo de un filtro avanzado:

permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

Ej: Siguiendo con el ejemplo datos.ods escribe en las celdas P2:Q4 los siguientes valores

[pic 1]

para indicar qué criterios se utilizarán como filtro. Seguidamente se elige del menú Datos la opción Filtro > Filtro especial. En el cuadro Filtro especial

[pic 2]

Hacemos clic en la ventana de selección de rangos de celdas y marcamos las celdas P2:Q4 para indicar qué queremos incluir la selección de datos con los trimestres y años indicados y volvemos al cuadro Filtro especial haciendo clic en el botón [pic 3].

[pic 4]

En el cuadro Filtro especial puede elegir dónde se incluyen los datos haciendo clic en el botón Opciones marcando el cuadro Escribir resultados en...

[pic 5]

Para ver los datos filtrados por estos criterios finalmente se debe hacer clic en el botón Aceptar.

2.

• Como hacer una base de datos en excel:

1. Antes de empezar

El primer paso será obtener los datos a través de diferentes fuentes (pidiéndolo al cliente, acciones online, Facebook, tarjetas de fidelización, etc.). Hay que tomar un tiempo para pensar lo que esperamos del archivo y nuestro objetivo. Así, será más fácil hacerlo y saber las categorías que hacen falta integrar.

Si esperamos hacer una campaña de SMS masivos, tendremos que recopilar datos como nombre o móvil, pero también estaría bien conseguir su cumpleaños para felicitar al suscriptor.

Cuando se acaba este primer paso, se puede empezar a crear la base de datos.

2. Creación de la base de datos: la tabla

Una vez obtenida la información para la creación de tu base de datos, solo deberás acudir a Excel para crear una tabla que incluya, de manera organizada, los datos de tus clientes.

La primera fila de la tabla se compondrá de las diferentes categorías. Enumera, desplazándote de izquierda a derecha, todos los datos del cliente que vas a disponer. Así, cada columna de la tabla será dedicada a un tipo de información. Por ejemplo: Nombre - Número - Email, etc.

Para construir la base de datos de clientes, comenzaremos con la identificación del género del cliente (normalmente a través de la identificación formal de Señor-Señora o Sr Sra.), el apellido, el nombre y la dirección que dividimos en varias columnas (calle, código, ciudad).

Si lo queremos, podemos organizar después los datos. Seleccionamos esta columna y utilizamos la función “ordenación y filtro” -> “filtro”, que ordenará automáticamente la columna.

Si tus clientes son profesionales, puedes añadir columnas para el sector de actividad o toda información que te parece pertinente, pero no sobrecargues tu archivo, resultaría difícil su utilización. Se puede también añadir una columna para las acciones que se hayan hecho para cada cliente y otra sobre sus comportamientos de compra (volumen de compra, fecha de la compra…).

así quedara tu base de datos de clientes

3. Creación de la base de datos con Excel: Integración de datos

Una vez creadas las categorías, hay que integrar los datos. Introduce cada cliente en cada fila respetando lo marcado en la columna.  Si no tienes suficientes datos, realiza acciones concretas de marketing buscando ampliar y mejorar tu base de datos de clientes.

Además, para dar un empujón a tu empresa, plantea un alquiler de bases de datos particulares. Podrás segmentar de manera precisa las características que necesitas para llegar a más clientes potenciales manteniendo controlado el gasto de tu campaña.

4. Da cuerpo a tu archivo de clientes

Si todo va bien, tu clientela irá creciendo. La clave de un archivo de clientes útil es una actualización continua. Por tanto, se debe dedicar tiempo para hacerlo, no mucho pero sí con regularidad.

Si cuentas con la llegada de nuevos clientes, añádelos como una nueva fila de tu tabla. Puedes incorporar los datos al final de esta. Excel es inteligente, los integrará por sí mismo a la base de datos y solo quedará ordenar alfabéticamente a partir de la categoría de tu elección.

Una herramienta potente, simple y más segura es la función “formulario”, que permite crear e integrar una ficha rápida con todas las características a rellenar. Esto permite evitar errores, sobre todo cuando la tabla ya dispone de muchas entradas.

El proceso es igual para añadir una nueva categoría, es decir una columna adicional con nueva información requerida para tu negocio. Por ejemplo, te has dado cuenta de que la edad de tus clientes es un criterio importante y lo quieres añadir a la base de datos. Basta integrar una columna entera y escribir el nombre de la categoría en la primera celda de dicha columna.  

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