SAP Workflow - Definiendo Substitutos

1. Definiendo Substitutos

El objetivo de definir una substitución es hacer que las cosas sucedan cuando el responsable de una actividad de un proceso se encuentra ausente de la oficina

Cada usuario es responsable de dar mantenimiento al personal de substitución (asistente, colega, etc). Este substituto es quien se encargara de realizar dicha actividad en el tiempo en que el responsable se encuentre ausente.

Este substituto puede adoptar la substitución si por ejemplo en un evento de un accidente, no hubo tiempo para activar un substituto

Cuando se crea un substituto y este adopta este modo, los workitems que aun están pendientes de procesar y los nuevos workitems que se vayan generando en ese rango de fecha en que se encuentre activo el substituto se pasaran al inbox del substituto

Usted puede definir substitutos de 2 formas:

• Personal (usuario SAP)
• Posición

Las substituciones pueden ser:

• Creadas y activadas al mismo tiempo.
• Desde el momento de la activación, el substituto recibe automáticamente no solo sus propios work ítems, también los work ítems de la substitución.
• Creado y no activado.
• El substituto puede tomar control (activar) de la substitución en cualquier momento.

Una ves finalizada la substitución, solo podrán visualizarse los work ítems generados durante la substitución.

Las substituciones por posición puede causar significantes problemas ya que no en todos los Workflows la determinación de agentes es basándose en las posiciones de la estructura organizacional. Esto solo podría ser usado si usted esta seguro que todos los Workflows usan las posiciones para la determinación de agentes.

Usted también puede crear substitutos en el UWL (Universal Work List)

1. Procedimiento para definir una substitución de personal

1. Para dar el mantenimiento  substitutos hay que estar ubicados en el SAP Business Workplace y después ir al menú: Settings → Workflow Settings → Maintain Substitute

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1. Seleccionar el usuario a substituir y presionar el botón ejecutar

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1. Asignar las fechas de validez de la substitución y marcar la opción de Substitution active la cual indica que la substitución esta activa

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1. Si el responsable regresa antes de la fecha planeada entonces, manualmente puede desactivar la substitución, para ello hay que ir al menú: Settings → Workflow Settings  → Activate/Deactivate Substitute

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1. Activar/Desactivar la substitucion

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1. Pasos para adoptar una substitución

1. Para adoptar la substitución creada por el responsable hay que ir al menú: Settings → Workflow Settings → Adopt substitution

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1. Seleccionar la substitución y marcarla

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