SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS FASES

1. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE ANALISIS-PROCEDIMIENTOS EN LA INSTALACION DE UN SISTEMA

El análisis o estudio de los sistemas es un conjunto de técnicas destinadas al análisis de procedimientos que permitirán cambios en los existentes o la implantación de otros, con los cuales se aspira lograr la solución a los problemas existentes en una unidad determinada de la organización. El análisis de sistemas se refiere entonces al proceso de examinar la situación de una organización y sus estructuras funcionales con el propósito de mejorar su funcionamiento, a través del establecimiento de métodos y procedimientos más adecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es importante y necesario que este sea realizado por un personal especializado en el área de sistemas y procedimientos y diseñado en función de fines y objetivos predeterminados para procurar el máximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista.

La creación o establecimiento de un nuevo sistema de información en la organización, puede ser una tarea compleja. Para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de análisis y diseño de sistemas que auxilia en la resolución de tales problemas. El análisis y diseño de sistemas proporciona una guía útil que busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos.

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento para la resolución de problemas. Cuando se trata del diseño de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo de datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto de una organización particular. También es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de información computarizado.

La importancia de esta radica en que Aunque pareciese que es tema sólo de profesionales, como usuario final, toda persona que usa una microcomputadora se beneficiará al conocer sobre este proceso. Puede ocurrir que, una vez contratado como miembro de una organización, se convierta en usuario de su sistema de información, entonces el conocimiento del análisis y diseño de sistemas, le permitirá aumentar su productividad personal, sirviéndole para resolver los problemas que surjan en su área de trabajo, determinando nuevos requerimientos de información y permitiéndole colaborar con los profesionales en informática en la resolución de tales situaciones.

La instalación de un sistema sin la adecuada planeación puede conducir a grandes frustraciones y causar que el sistema sea subutilizado, o peor aún, deje de ser usado al no cumplir con las expectativas que le dieron origen. El análisis y diseño de sistemas es una guía que permite estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de información.

Tal proceso siempre representará un esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de la organización. Acometer tal esfuerzo de manera casual, presenta un alto grado de riesgo al no garantizar la culminación del proyecto con éxito. Este procedimiento permite reducir al mínimo el riesgo de fracaso de nuevos proyectos, pues es común que muchos errores surjan al utilizar nuevos sistemas de información, bien por no adaptarse correctamente a las necesidades reales o por desempeñarse de forma inadecuada.

2. FASES DEL PROCESO DEL ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

a) Planeación De Estudio

Definición del problema El primer paso en la planeación del estudio será definir la naturaleza del problema en cuestión. Esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio y para una investigación preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir si conviene seguir adelante con el estudio y proceder a la formulación y ejecución del plan de trabajo.

Esta fase incluye:

• Solicitud: Constituye la formalización para que el Departamento de Sistemas y Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignación del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisión, los fines, alcance, área, recursos y condiciones ambientales donde se desarrollará el estudio.

Entre sus principales requisitos mínimos se encuentran:

* Deben provenir de los jefes de departamento o gerencia media de la organización.

* Estar autorizados por la presidencia de la organización.

* Estar incluidas en los planes de la organización.

* Definir el objetivo del proyecto, áreas involucradas y el problema.

* Estar descritas con claridad y precisión por el supervisor involucrado con la finalidad de dar al analista una clara visión del proyecto.

* Es necesario que exista una verdadera necesidad.

* Es de vital importancia tomar en cuenta el costo del proyecto de análisis a realizar.

* En la decisión de solicitar el proyecto se tomará en consideración las presiones de los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos y en los cuales no está la raíz del problema.

Durante el desarrollo de esta fase participan: a) Los altos miembros del personal que tiene la potestad de decidir acerca de la necesidad de modificar un procedimiento o establecer uno nuevo; tales como: los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos que se desean modificar, o en los cuales se instalará uno nuevo; loa gerentes cuando las modificaciones y nuevas implementaciones estén incluidas dentro de los planes a mediano plazo establecidos en la organización; o para atender las solicitudes de los jefes de unidad; y la presidencia cuando los cambios en los sistemas están incluidos los planes de mejoramiento de gran envergadura y a largo plazo. b) Jefe de sistemas y procedimientos: es la persona hacia la cual va dirigida la solicitud, actúa como enlace entre el solicitante y el analista, tiene la responsabilidad de seleccionar al encargado de desarrollar el proyecto y de suministrarle la orientación e información necesaria respecto a objetivos, alcance, recursos, disponibilidad de tiempo, asesoramiento, etc.

• Asignación del proyecto: Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad técnica y estudios realizados. Es necesario formalizar la asignación del proyecto por escrito y en un formato especial en el cual se describan el alcance del proyecto, así como los objetivos, resultados esperados, antecedentes de trabajos similares, sugerencias, métodos para desarrollar el trabajo, etc., así como cualquier otra información adicional, tal como: tiempo disponible para realizar el trabajo, posibles métodos de investigación que puedan ser utilizados, personal a entrevistar, documentos a examinar, personal designado, estructura organizacional (tanto de la empresa como del área del problema); lo que se amerita básicamente es una hoja de proyecto preparada más o menos en detalle, dependiendo de la complejidad del estudio, que ayudará a aclarar y precisar la asignación de proyecto, información que bien utilizada por el analista le permitirá planificar mejor su trabajo para desarrollarlo rápida y eficientemente.

• Planeación del proyecto: Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar un bosquejo del estudio que requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antes de comenzar a realizar el trabajo.

Este bosquejo servirá de base para coordinar la investigación y el desarrollo del trabajo; es decir, el plan de trabajo; además tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no dejar escapar aspectos y áreas de importancia. Por otro lado, el analista se debe preparar para realizar una investigación detallada que lo capacitará para efectuar el trabajo con idoneidad. Esta investigación estará centrada en el examen de manuales, gráficos de la organización, haciendo hincapié en el área del problema, análisis de proyectos similares realizados por empresas asesoras y consultas a bibliografía técnica especializada. El objetivo de la planeación es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del estudio.

1er Paso: Determinar quién, cuál y por cuánto tiempo.

Quién: Determinar a quién beneficiarán los resultados del proyecto. Además de quién se requerirá ayuda, sobre todo de los especialistas en el campo bajo estudio.

Cuál: Determinar cuál será el resultado final del proyecto, tal como un informe, un manual o una carta de instrucción.

Por Cuánto Tiempo: Determinar cuánto tiempo se necesitará para terminar el proyecto. Es conveniente fijar una fecha como base y tratar a conciencia de terminar en esa fecha, aunque pueda resultar difícil debido a circunstancias imprevistas y a que tal vez después tenga que revisarse.

2do Paso: Obtener Antecedentes:

Discutir el problema en general con las personas que tienen el conocimiento en el trabajo y de cómo se ha ejecutado la labor, en cuanto a los informes, manuales, cartas de instrucción y otros informes concernientes al tema, para luego seleccionar el material de referencia.

3er Paso: Seleccionar el lugar para dirigir el estudio:

Elegir la oficina o estrato de la organización en el cual pueda hacerse con más propiedad.

4to Paso: Preparar planes de prueba:

Los planes deberán

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