Sistemas Y Procedimientos Administrativos

Sistemas y procedimientos administrativos

En el siguiente ensayo se presentara la utilidad de los manuales en las empresas, es decir, la forma más útil de implantar esto en una organización.

Para el correcto funcionamiento de una empresa es necesario que todas las actividades que implican la producción y las actividades realizadas dentro de la misma sean las adecuadas.

Manuales

Deben ser fáciles de leer, fáciles de entender y deben incluir una guía para su mejor entendimiento, especificaciones de todo tipo, desde la lectura y entendimiento del manual hasta el entendimiento de las actividades que en él se incluyen.

El manual desde su inicio debe contener los niveles jerárquicos, es decir, el organigrama, dado que esto especificara mejor las actividades de cada persona, como son ¿Quién realiza la actividad? y ¿Quién se encarga de la supervisión y la revisión de todas ellas? Y también el responsable de mantener un orden en la organización y el cumplimiento de lo establecido así como la entrega de cuentas a los superiores.

Este manual es de mucha ayuda para la organización, ya que permite tener una visión de las operaciones de la misma y por medio de esto en más fácil planear las cosas a largo plazo y esto también garantiza que al final se obtendrán los mayores y mejores resultados posibles por medio de una secuencia de procedimientos, es decir, cada actividad realizada en la empresa siempre va de la mano de otra para poder llegar a la finalidad deseada. Para llegar a los objetivos de deseados es necesario delimitar responsabilidades a los trabajadores y de este modo cada uno de ellos tendrá que poner de su parte para que lo anterior concluya en lo mejor posible.

En este manual se incluyen descripciones graficas de las actividades a realizar por cada trabajador, así como la descripción de lo que se va a realizar y la orientación del procedimiento para llegar a el objetivo y obtener una producción bien hecha. Por medio de este manual y de la precisión con la que se realiza y se especifica, también se busca la optimización de recursos.

Al realizar un manual de este tipo es preciso fijar el objetivo primero, después lo necesario para llegar a él en cuanto a actividades a realizar. Cada actividad en el manual debe de estar asignada a un área de la organización en específico. Por lo tanto las actividades a realizar deben de ser especificas, cada paso de las mismas debe contener las correctas especificaciones de su realización así como o la explicación debe de ser clara y fácil de comprender. Para cada actividad se debe de asignar a el número de personas que sean necesarias para su cumplimiento, también el tiempo establecido para dicha actividad y los recursos necesarios sin más ni menos para su cumplimiento y en caso de que esto pueda cambiar y sea necesaria su actualización o mejoramiento se debe tener un control del manual basados en las necesidades de la organización y se debe modificar a tiempo.

En los manuales también se pueden realizar actividades que no van ligadas o que para el seguimiento del procedimiento es necesario la realización de 2 o más actividades en el mismo tiempo, es decir, si para terminar una actividad se debe realizar otra pues se especifica y se realiza un cuadro de actividades donde se determine tiempo y actividad.

Estos manuales son muy útiles en las organizaciones ya que ayudan a mejorar el rendimiento de las mismas, la optimización de recursos y el conocimiento más rápido de los trabajadores así como la eficacia y eficiencia de los mismos. El contar con manuales de este tipo en una organización habla muy bien de ella ya que se considerara organizada y que se preocupa por tener el margen mínimo de errores y siempre tratar de mejorar.

En al caso de HABITALIA se utilizara un manual de actividades departamentales, ya que nosotros solo seremos vendedores y no productores.

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