Sae Sistema De cómputo

ASPEL-SAE

Es un sistema de cómputo que permite lograr una óptima automatización del proceso administrativo, facilitando la realización de las principales operaciones de compra-venta de la empresa. A través de diferentes procesos la información se actualiza “en línea”, es decir, la información de los catálogos se mantiene “al día” en todo momento, evitándose la duplicidad en la captura de información.

El sistema permite generar reportes y gráficas de alto nivel, envía y recibe información a los demás sistemas de la línea ASPEL, y proporciona todo tipo de facilidades para el completo aprovechamiento de la información generada en él, ya que cuenta con Base de datos abierta, exportación a diversos formatos y copiado especial, entre otras interesantes funciones.

Selección del archivo a trabajar

En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentra el archivo con el que deseas trabajar, señalando la unidad y el directorio donde se almacena el archivo en cuestión.

Directorio de Datos

En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentran los archivos de la base de datos del sistema. Por omisión el sistema automáticamente instala la base de datos en el directorio DATOS dentro del directorio de trabajo de SAE.

Instalación de la Base de Datos

En esta ventana debes definir el directorio donde se almacenará la base de datos del sistema.

Debes especificar si vas a manejar multialmacenes, un folio secuencial de tus facturas y remisiones y un descuento comercial de venta para todos tus clientes.

ABRIR EMPRESA

Podrás ingresar a tu programa con sólo dar doble clic en el icono del sistema.

Clave de acceso

La clave de acceso permite entrar al sistema al administrador o usuarios, cuyas claves se les haya dado derechos para manejar el sistema.

Esta clave de acceso se define para cada empresa. También podrás definir el perfil de tus usuarios, es decir, estipular a qué operaciones tendrán acceso cada uno de ellos, teniendo de esta manera un control total de la operación de tu sistema.

CAMBIO DE DIRECTORIO Y FECHA

• Aparece al inicio, después de la ventana de Abrir empresa.

• Desde el Menú Archivos, opción Fecha.

Elige un directorio de datos

Te permite indicar la ruta en la que se encuentran los datos de la empresa en la que vas a trabajar. Es importante que esta ruta sea siempre igual para la misma empresa, porque de otra manera habrá duplicidad de información y una posible pérdida de tus datos.

Elige fecha

Anota o selecciona la fecha de trabajo que el sistema tomará en cuenta para realizar los movimientos.

CERRAR EMPRESA

• Menú Archivos, opción Cerrar empresa

Esta opción sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema.

Salir

• Menú Archivos, opción Salir.

Esta opción te permite terminar definitivamente la sesión del sistema.

CATÁLOGO DE INVENTARIOS Y SERVICIOS

• Módulo de Inventarios, Menú Archivos, opción Inventarios y servicios.

Este catálogo contiene toda la información sobre los productos o servicios o kits que maneja tu empresa, tales como precios, claves de producto, líneas de producto, existencias, impuestos, métodos de costeo, ventas anuales por producto, etc. La ventana de consulta que se despliega cuando eliges la opción de inventarios te muestra una lista de los productos que conforman tu inventario.

Agregar productos en el inventario

• Módulo de Inventarios, Menú Archivos, opción catálogo Inventarios y servicios/ Menú Edición / Agregar.

Consiste en añadir nuevos productos a tu inventario.

Cuentas con 4 carpetas para indicar sus características:

Clave del producto Antes de capturar los productos del inventario es importante que cuentes con una clasificación de claves de tus productos debidamente estructurada para facilitar la identificación de tus productos. El campo de

Carpeta Datos Generales

Campo Descripción

Clave del producto En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es única y puede estar

constituida hasta por 16 caracteres alfanuméricos.

Descripción del producto En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve

descripción del mismo.

Producto / servicio / kit Indica si el registro a dar de alta es un producto, servicio o un Kit, ya que cada uno

recibe un manejo distinto.

Línea del producto Indica de la lista desplegable de líneas a la que pertenezca el producto que estás dando de

alta. Con esta clasificación de 5 espacios podrás agrupar productos diferentes de acuerdo a características similares.

Tiempo de surtido En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en días) que tardan los

proveedores en surtir el producto, lo cual te será útil para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artículo.

Control de almacén Aquí puedes registrar la ubicación de un artículo dentro de la bodega, de acuerdo a las claves

que utilices en tu empresa.

Volumen/ Peso En estos campo podrás indicar el volumen y peso del producto, estos campos te podrán ser

de utilidad para poder determinar el costo del flete.

Unidad de Entrada / Salida Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida

del producto y no necesariamente son iguales.

Factor entre unidades Este factor expresa la relación que existe entre la unidad de entrada y la unida de salida. Por

ejemplo: Tú compras tu producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la manejas por piezas, entonces el factor entre unidades será 20.

Unidad de empaque Aquí se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja.

Números de serie / lotes /

pedimentos aduanales Si el producto que estás registrando maneja Números de serie, o se maneja en lotes,

o si proviene del extranjero, deberás marcar la opción correspondiente para que el sistema lleve el control de los productos considerando todos esos aspectos.

Carpeta Precios y control

Campo Descripción

Clave del producto En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es única y puede estar

constituida hasta por 16 caracteres alfanuméricos.

Descripción del producto En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve

descripción del mismo.

Precio al público Este precio siempre será sugerido como precio unitario del artículo al momento de elaborar

una cotización, pedido, remisión o factura.

Otros precios / precio mínimo

y precios de lista 2, 3 y 4. Dentro de la ventana “Otros precios”, puedes capturar hasta 4 diferentes precios

aplicables al producto que estés dando de alta. Dentro de estos precios se incluye el Precio mínimo, el cual funciona como una protección que impedirá que se elabore un documento en Facturas y Vendedores con un precio inferior al definido en este campo.

Moneda Este campo muestra la moneda en la que se expresan lo precios de los productos.

Impuesto Esquemas Selecciona de la lista desplegable el esquema de impuesto que se aplicará al producto que se

está dando de alta, cada uno de los productos podrán tener asociado un esquema de impuesto en particular.

Existencia Aquí se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario.

Stock mínimo En este campo debe indicarse la cantidad mínima de existencias que debe haber en el inventario, con

la finalidad de satisfacer la demanda de tus clientes.

Stock máximo Aquí debes anotar la cantidad máxima de un artículo que se debe tener en almacén, tal que sea

suficiente para tener cubierta la demanda, pero cuidando que tu volumen no eleve demasiado el costo por mantener dichas existencias en bodega.

Apartados Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a

que se “apartaron” desde el alta de pedidos.

Costeo En esta parte puedes elegir el método con el que va a ser determinado el costo del producto al salir

del inventario. Este dato será utilizado en movimientos al inventario y en el Módulo de Facturas y Vendedores, al momento de realizar una operación de salida de mercancía.

El sistema maneja cuatro métodos de costeo:

U.E.P.S.: Últimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las últimas entradas realizadas).

P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas).

Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia de los productos).

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