Trucos De Excel

Trucos Excel

Adolfo Aparicio

www.excelavanzado.com

1 Para rellenar una Base de Datos

podemos pasar de un dato a otro de la misma fila con <TAB> y si después de introducir el último dato de la fila pulsamos <INTRO> el cursor se posicionará en el primer dato de la siguiente fila. Base de Datos

2 Para separar un sector circular en un gráfico

se pulsa con el ratón sobre él y luego se separa. También se puede cambiar el color de un sector pulsando sobre él con el botón derecho del ratón y eligiendo 'Formato de punto de datos...'. Gráficos

3 Para incluir una nueva serie de datos en un gráfico

se copia el rango de datos nuevo y se pega sobre el gráfico. Gráficos

4 Para seleccionar una tabla completa

basta con posicionarse en cualquier celda de la tabla y pulsar [CTRL]+*. (Si usa el asterisco del teclado general no olvide que se consigue pulsando también la tecla [MAYUSCULAS]). Teclado

5 Para poder ver las fórmulas de una hoja

puede hacer lo siguiente: Herramientas, Opciones, pestaña Ver, y en Opciones de Ventana marcar Fórmulas.

Pero también existe un método de Teclado Abreviado que consiste en pulsar [ALT]+º y si se vuelven a pulsar estas dos teclas se muestra la hoja como habitualmente la vemos. Teclado

6 Personal.xls

Podemos crear una macro para que este disponible en todas las hojas de cálculo. Esto se hace con el libro PERSONAL.XLS

Personal.xls es un Libro que se carga cada vez que se inicia Excel, pero no esta visible ya que tiene el atributo de Escondido (Hidden), por lo que si necesitamos modificarlo lo debemos hacer a través del comando "Mostrar" del menú "Ventana". En caso que no exista lo podemos crear con un libro de trabajo nuevo, salvarlo con este nombre y dejarlo en la carpeta "InicioXL" (XLStart), que se encuentra en la carpeta "Office" del directorio donde esta instalado MSOffice. Cada vez que dejamos de trabajar con este archivo, lo debemos salvar y luego activar el comando "Ocultar" del menú "Ventana", para que no se vea cuando iniciamos la aplicación.

La ruta de mi fichero es:

C:Documents and SettingsAdolfoDatos de programaMicrosoftExcelXLSTART[PERSONAL.XLS]Hoja1 Personalización

7 Protección de una hoja

Las celdas por defecto vienen bloqueadas. Si deseamos desbloquear algunas de ellas debemos hacer lo siguiente: Formato, Celda, pestaña Proteger, quitar la casilla de verificación que esta puesta por defecto en 'Bloqueada'. Si marcamos 'Oculta' no se verá el contenido de la celda en la barra de fórmulas. Esto se hace cuando no se desea que alguien vea la fórmula de una celda. Después se debe proteger la hoja con: Herramientas, Proteger, Proteger hoja. Se le pueden permitir más o menos acciones al usuario. Si no le permitimos seleccionar las celdas bloqueadas y desbloqueadas no podrá posicionarse con el cursor sobre ellas. Si únicamente le dejamos seleccionar las desbloqueadas nos encontraremos con algo parecido a un formulario. Personalización

8 Propiedad EnableSelection

Para reforzar el bloqueo del paso anterior podemos hacer lo siguiente:

Ir al Editor de Visual Basic. En el Explorador de proyectos ir a la hoja que queramos proteger. En la Ventana de propiedades buscar la propiedad EnableSelection y ponerle el valor 1. Cerrar el editor, volver a Excel y grabar la plantilla.

Con la doble opción (protección de hoja y la propiedad EnableSelection) será imposible seleccionar una celda, y por lo tanto copiar o modificar cualquier valor. Este procedimiento no funciona en Excel 2000 y en las versiones anteriores, porque la propiedad EnableSelection no conserva el valor modificado al cerrar la plantilla. Aunque lo cierto es que pocos usuarios conocen la citada propiedad. Personalización

9 EnableSelection = xlUnlockedCells

Para paliar el inconveniente citado anteriormente para las versiones de Excel 2000 y anteriores se puede hacer lo siguiente:

Ir al Editor de Visual Basic. En el Explorador de proyectos ir a la hoja que queramos proteger. En la Ventana de propiedades buscar la propiedad EnableSelection y ponerle el valor 1. Cerrar el editor, volver a Excel y grabar la plantilla.

Con la doble opción (protección de hoja y la propiedad EnableSelection) será imposible seleccionar una celda, y por lo tanto copiar o modificar cualquier valor. Este procedimiento no funciona en Excel 2000 y en las versiones anteriores, porque la propiedad EnableSelection no conserva el valor modificado al cerrar la plantilla.

Ese procedimiento se puede realizar también mediante una macro:

Private Sub Workbook_Open()

Worksheets("Hoja1").EnableSelection = xlUnlockedCells

End Sub

El valor por defecto es xlNoRestrictions Personalización

10 Opciones de Ordenación

Al ordenar un rango de datos podemos elegir en Opciones que la ordenación sea Normal (alfabética) o según una de las Listas Personalizadas de Excel.

Puede distinguir mayúsculas de minúsculas.

Puede ordenar en vertical (que es lo normal) o en horizontal. Base de Datos

11 Criterios utilizados para filtrar una base de datos

Un criterio está formado al menos por dos celdas. La primera es un nombre de campo y la segunda que estará debajo es el criterio propiamente dicho.

Salario

>=30.000

Cuando usamos varios criterios estos se relacionan entre si mediante concatenadores lógicos Y u O. Por ejemplo, supongamos que deseamos filtrar de una base de datos los registros correspondientes a trabajadores que cumplan que su salario esta comprendido entre 30.000 y 40.000 euros, o bien su edad es de 30 años y se llaman Maria. En ese caso el criterio esta formado por múltiples celdas, de forma que los criterios que estan en la misma fila se han de cumplir ambos (operador Y), y si están en fila distinta se han de cumplir unos u otros (operador O). Base de Datos

12 Varias líneas en una celda

Para escribir varias líneas en la misma celda puedes escribir lo que quieras y para abrir un espacio hacia abajo en la misma celda pulsar Alt+Enter. Personalización

13 Mover celdas entre hojas

Seleccione el rango a mover. Llévelo hasta la pestaña de la hoja de destino, presione ALT y mantenga presionado hasta que deje el rango en la parte de la hoja de destino que desee. Personalización

14 Insertar filas o columnas rápidamente

En una hoja de Excel que ya tengas rellena, prueba a hacer esto:

Vete al principio de lo que tengas escrito

Pon el ratón sobre el control de relleno (es el puntito negro que tiene el cursor abajo a la derecha). Sabes que estás encima del control de relleno, porque la cruz blanca que es normalmente el ratón se cambia a color negro

Ahora pulsa la tecla de mayúsculas (no la de bloq. mayús) y sin soltarla pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo hacia abajo o hacia la derecha, verás que se insertan filas o columnas. Personalización

15 Copiar en Excel XP arrastrando con Ctrl

Se puede copiar una celda arrastrando con Ctrl desde alguno de los 4 lados del borde de la celda activa.

Si no se emplea el Ctrl la celda no se copia, se mueve. Personalización

16 Edición, Rellenar, Series

Poner el primer número y arrastrar el controlador de relleno con la tecla Ctrl pulsada. Esto nos dará una serie con incrementos unitarios. Personalización

17 Algunas teclas de navegación

Ctrl + Intro Ir a A1

Fin - Flecha abajo Última celda de un rango.

Ctrl + Flecha abajo Última celda de un rango.

Ctrl + Fin Celda inferior derecha al área activa

Alt + AvPg Página a la derecha

Shift + Barra de desplazamiento vertical u horizontal Permite desplazamientos más rápidos

Ctrl + AvPg Avanza entre las hojas de un libro

Para ir al extremo superior de un bloque de datos, haga doble clic en el extremo superior de la celda seleccionada. Con los demás bloques puede ir a los demás extremos del bloque. Y si lo hace mientras presiona la tecla Shift podrá seleccionar rangos. Teclado

18 Cálculo automático en la barra de estado

Al seleccionar un rango de números vemos su suma en la barra de estado (abajo). Pulsando sobre ella con el botón derecho del ratón podemos cambiar la suma por un promedio, el máximo, el mínimo o contar los elementos seleccionados en el rango.

Personalización

19 Algunas abreviaturas de teclado

Ctrl + C Copiar

Ctrl + V Pegar

Ctrl + X Cortar

Ctrl + Z Deshacer

Teclado

20 Al pulsar Intro se desplaza el cursor hacia abajo, pero se puede cambiar

Puede cambiarlo en Herramientas, Opciones, Modificar, Mover selección después de ENTRAR. Teclado

21 F11

Pulsando F11 sobre una serie de datos se construye un gráfico completo y de forma automática. Gráficos

22 Proteger celdas

Con Formato, Celda, Protege, quitar la casilla de verificación en Bloqueada se consigue que en estas celdas se pueda escribir después de ejecutar Herramientas, Proteger, Proteger hoja.

Con TAB se puede saltar de una a otra celda de las desbloqueadas. Y con Mayúsculas + TAB se salta hacia atrás. Personalización

23 Ocultar la formula en una celda

Con Formato, Celda, Proteger, Oculta se marcan las celdas cuyas fórmulas o contenido visto en la línea de edición se desee ocultar. Después se ha de proteger la hoja,

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