Wholesale drug company

Diseño de Sistemas de Información

CASO PRÁCTICO INDIVIDUAL (WHOLESALE DRUG COMPANY):

Wholesale Drug Company creció rápidamente hasta convertirse en una de las mayores empresas de su clase. Su presidente, la Sra. Johnson, fue en gran parte responsable de este éxito. Debido a que muchas empresas similares, aunque más pequeñas, usaban las computadoras para llevar sus registros y el procesamiento de datos, Johnson se encontraba muy presionada para establecer un sistema de control computarizado para supervisar los 20 centros de distribución diseminados por todo el país.

Hasta entonces, los gastos y los ingresos se registraban en un libro de contabilidad sencillo, y en un diario que mostraba la información de los 20 centros, ambos se hacían  a mano y permitía comparar los centros con facilidad. La planilla se hacía en forma similar y los cheques se procesaban en

24 horas. Cinco personas y 2 supervisores trabajaban en departamento de contabilidad.

Después de 2 años de utilizar el nuevo sistema, Johnson, que había aceptado con renuencia la computarización, narro: “Antes del uso de computadoras teníamos 7 personas en el departamento de contabilidad. Ahora tenemos 9, mas 7 personas en el centro de procesamiento de datos. Es cierto que ahora solo se necesitan unos pocos minutos para obtener resultados, pero no podemos correr el programa hasta que el ultimo centro de distribución proporcione su datos. Esto significa demoras. Tenemos información más detallada, pero no sé si alguien llegue a verla. Quisiera que pudiéramos regresar al viejo  sistema de libros. Sin embargo, invertimos tanto dinero que hemos llegado a un punto de no retorno,”

1. ¿Por qué el sistema computarizado no respondió a las expectativas que había generado?
2. ¿Qué debe hacer ahora la señora Johnson?
3. ¿Como diseñaría usted un sistema computarizado? ¿Qué factores tomaría en cuenta?

Diseño de Sistemas de Información

1. ¿Por qué el sistema computarizado no respondió a las expectativas que había generado?

El sistema computarizado no respondió a las expectativas que había generado posiblemente debido a las siguientes causas.

• Falta de capacitación en el uso del nuevo sistema computarizado.
• Poca planificación acerca del tiempo límite de entrega de la información requerida por parte del centro de procesamiento de datos.
• Actitud de desconfianza hacia el sistema computarizado pudo haber agregar pasos para el envío de información para evitar fuera vista por personas ajenas a la compañía.
• El software instalado no era el adecuado para las funciones de contabilidad.

1. ¿Qué debe hacer ahora la señora Johnson?

• Lo que debe hacer la señora Johnson es contratar a un asesor de técnicas de mejora para poder identificar cual es la raíz exacta del problema para que el sistema computarizado no le esté generando resultado.
• Debe realizar reuniones quincenalmente con las personas encargadas de ingresar los datos para asegurar y recordar que dicha información debe estar ingresada en el sistema para la fecha propuesta.
• Actualizar el sistema computarizado y/o cambiar de sistema computarizado a uno que se ajuste mejor a la necesidad. El sistema computarizado vigente puede ser utilizado en otras áreas.

1. ¿Como diseñaría usted un sistema computarizado? ¿Qué factores tomaría en cuenta?

La manera en que me basaría para diseñar un sistema computarizado empezaría de la siguiente forma:

• Recopilando información de las tareas que necesitan ser agilizadas.
• Recopilando información sobre todo lo que abarca dicha tarea seleccionada.
• Identificaría todas las variables ya sea cuantitativas o cualitativas que necesitan ser tomadas en cuenta para la elaboración del sistema.
• Utilizaría distintas fuentes infográficas como bibliográficas sobre diseño de sistemas computarizados para adquirir una mayor idea de que podría creer y como ponerlo en práctica.
• Realizaría ciertas pruebas con software como Excel para ir tanteando las iniciativas propuestas.

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