ADMINISTRACION DEL TIEMPO

INTRODUCCIÓN

La administración del tiempo; es uno de los recursos más importantes dentro de una empresa. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se desperdicia algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es importante tener en cuenta algunos puntos:

•Identificar metas, objetivos y prioridades.

•Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

•Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

•Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

•Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Debemos Identificar los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

INDICE

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO…………………………………………....Pág.4

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO………...Págs.4-5

LOS PROBLEMAS MÁS COMUNES PARA ADMINISTRAR

EL TIEMPO………………………………………………………………….......Pág.5

LOS PUNTOS MÁS IMPORTANTES PARA MEJORAR TUS

HABILIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO………………..Págs.6-8

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPACTO

EN NUESTRA GESTIÓN……………………………………………………...Pág.8

COMO OCUPAR EL TIEMPO MUERTO…………………………………....Págs.8-9

LOS ENFOQUES DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO…………………Págs.9-11

CONCLUSION………………………………………………………………….Pág.12

BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………Pág.13

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

El tiempo es sin duda alguna el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad y nos limita en múltiples aspectos de la vida.

Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el último minuto al día. Stephen Covey, una de las autoridades más reconocidas internacionalmente en cuanto a liderazgo se refiere, explica que la administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es más importante.

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

Manejar su tiempo le obligará a ser explícito en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales está sometido, facilitándole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:

Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo. Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo:

Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días, lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.

Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.

Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc.

Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:

Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.

Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo

Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

LOS PROBLEMAS MAS COMUNES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.

La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.

Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.

También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.

Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.

Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.

Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los ejecutivos.

No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.

La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva

Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

LOS PUNTOS MÁS IMPORTANTES PARA MEJORAR TUS HABILIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante. Ser más efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son importantes y las que no lo son.

Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas concientes, y esto se logra llevando un registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora. Una vez que tengas los registros, examínalos.

Usa una agenda: Esta herramienta que puede ser tan simple como un cuaderno y un bolígrafo o tan complejo como un calendario electrónico de última generación, es sencillamente fundamental e imprescindible para tu manejo del tiempo. Úsala para planificar y organizar tu vida en general, a largo, medio y corto plazo. Con una agenda puedes planificar todas las actividades del año, del mes, de la semana y de cada día.

No olvides usarlo para registrar allí tu “lista maestra”, con las tareas, objetivos o proyectos que vienen a tu mente; y que se convertirá en el “alma” de toda tu administración del tiempo. A partir de esta lista, podrás ir armando tus listas de tareas para los días y meses que siguen.

Lleva una lista de tareas pendientes. Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel estraza, pero lleva un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus tareas pendientes día tras día.

Asigna prioridad a tus tareas. Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos más importantes y márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana. Volviendo a la práctica de determinar tu valor por hora, otorga más prioridad a las tareas que potencialmente te paguen más.

Planea tu día desde el día anterior. Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada

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