ADMINISTRACION DEL TIEMPO

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

El recurso más valioso que tenemos es el tiempo, ningún otro puede competir con este intangible. Su uso, el manejo y "administración" son los factores más importantes en nuestras vidas. Esto se refleja de manera significativa en todos los contornos de nuestros quehaceres diarios, en el trabajo que desempeñamos, los deberes familiares, nuestro cuidado personal y en lo que podemos denominar el disfrute de un "tiempo de calidad" (Quality Time).

¿Qué es el tiempo?

Los modernos diccionarios lo definen: “Relación que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos”, “Duración de los fenómenos. . . época, siglo”, “Duración de las cosas sujetas a mudanza”, “Aspecto mensurable de la duración” La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles: “El número, o la medida, del movimiento según antes y después”.

El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresión “Administrar el tiempo” para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algún significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado. El tiempo es un recurso que todas las personas comparten en común pero la administración del mismo puede ser uno de los elementos decisivos de éxito o fracaso.

El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.

Mitos

 El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

 El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

 El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

 El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

 El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

 El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. el más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo. Dentro de las organizaciones y aún en nuestra propia vida existe lo que llamamos Ladrón del tiempo: se refiere a cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Tipos de ladrones del tiempo

Ladrones logísticos

Uso del teléfono

• Antes de llamar, planifica la conversación.

• Filtra y agrupa las llamadas por hacer

• Trata de acortar la parte social de la conversación.

• Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.

• Antes de llamar, planifica la conversación.

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