Administracion De Proyectos

INTRODUCCIÓN

Un proyecto, es un esfuerzo por lograr un objetivo específico mediante un a serie de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de recursos. Antes de iniciar un proyecto, es necesario preparar un plan a partir de ciertas suposiciones y estimaciones; y es necesario tomar nota de ellas, ya que influirán en el desarrollo del presupuesto, en el programa y en la duración del trabajo.

El programa de un proyecto, es el cronograma que específica cuándo empezarán y terminarán las actividades. Los autores dicen que “el proceso de administración del proyecto significa planear el trabajo y después trabajar según el plan.”

Antes de comenzar analizar la importancia que tiene la planeación para proyectos de construcción, es necesario tomar en cuenta una definición básica de lo que es planear para así; poder comprender de una forma más sencilla los beneficios que ésta representa para la elaboración de proyectos.

“La planeación se puede definir, como el proceso de o disposición sistemática de tareas para el logro de un objetivo”

De igual forma la planeación se puede definir como un “procedimiento sistemático que forma una secuencia planeada de eventos o una serie de pasos cronológicos, y comprenden:

• Objetivos

• Planeación de la organización

• Auditoria de los recursos

• Pronóstico de los recursos

• Programas de acción de los recursos”

1.1 La planeación, vital en la obra pública

Las Programaciones de realización de Proyectos para algunos es un tema costoso e innecesario, siendo un lujo en el proyecto o sencillamente algo que se hace como requisito legal para el comienzo del mismo y que luego no se toca, considerándose un ornamento más en las paredes de la oficina del realizador del Proyecto.

Esta idea, aunque respetable, es equivocada, ya que un proyecto sin un objetivo claro, sin una ruta trazada, es un proyecto que se pierde en la desorganización; si bien muchas empresas funcionan de manera caótica, y obtienen algún lucro en sus actividades y completan el trabajo, definitivamente podrían hacerlo de una mejor manera al contar con las herramientas de organización y de planeación apropiadas, y es allí donde entra la programación del proyecto y administración del mismo a jugar un papel muy importante

para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto. La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan las necesidades y expectativas de las partes en un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los interesados invariablemente involucran balancear demandas que compiten entre sí, tales como:

• Alcance, tiempo, y calidad.

• Partidos interesados con diferentes necesidades y expectativas.

• Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).

Se puede definir un proyecto como un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin específico, con una duración predeterminada. Completar con éxito el proyecto significa cumplir con los objetivos dentro de las especificaciones técnicas, de costo y de plazo de terminación. A un conjunto de proyectos orientados a un objetivo superior se denomina “programa”, y un conjunto de Programas constituye un “plan”, como corresponde generalmente a los grandes planes nacionales.

1.2 La Planeación.

Antes de comenzar cualquier tarea administrativa, es necesario determinar los resultados que se pretenden alcanzar, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. No poseer estos fundamentos implica riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos así como de una administración improvisada.

Para dominar esas técnicas, se deben conocer cuáles son las diferentes técnicas de representación gráfica, pasando por los gráficos de Gantt, hasta el estudio de las redes dispersas, tanto en el sistema CPM (Crítical Path Method), como en el PERT (Program Evaluation and Review Technique). Ambos ayudan a aportar los elementos administrativos necesarios para formar un método crítico, utilizando el control de los tiempos de ejecución y los costos de operación, para buscar que el proyecto total sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible.

Anteriormente, la programación de un proyecto en cuanto al tiempo se hizo con poca o incluso sin planeación. La mejor herramienta conocida de "Programación" en ese entonces era el diagrama de barras de Gantt, el cual especifica los tiempos de inicio y terminación de cada actividad en una celda de tiempo horizontal. “Los diagramas de Gantt son herramientas prácticas muy utilizadas en la administración de proyectos porque no sólo son económicas y fáciles de aplicar, sino que también presentan gran cantidad de información, donde el administrador puede descubrir de inmediato cuáles actividades van adelantadas en la programación y cuales están atrasadas.” (José Antonio Romero, 2006).

Su desventaja en este caso es que la interdependencia entre las diferentes actividades (la cual controla principalmente el progreso del proyecto) no puede determinarse a partir del diagrama de barras. Las complejidades crecientes de los proyectos actuales han demandado técnicas de planeación más sistemáticas y más efectivas con el objeto de optimizar la eficiencia en la ejecución del proyecto.

2.2 Planeación, Programas y Control

Los métodos de programación y control concentran la atención y los esfuerzos del Gerente del Proyecto y de su equipo sobre aquellos elementos que son más relevantes o críticos evitando errores o volver a rehacer el trabajo, anticipando el inicio de operación consecuentemente el retorno de la inversión.

La planificación exige la división del proyecto en partes: sistemas, subsistemas y componentes, tareas, definiendo la PBS (Project Breakdown Structure), identificando así las actividades que se quieren lograr o fin y sus mecanismos de control.

Las actividades fin son analizadas por especialidades tecnológicas identificando los sectores responsables, definiendo las funciones y los documentos necesarios para ejecutar cada una de ellas, esto se conoce con el nombre de WBS (Work Breakdown Structure) y son las actividades medio (el "cómo").

Una característica destacada de la Gerencia del Proyecto al planificar es que debe tener una gran capacidad analítica sin perder la visión del conjunto en ningún momento. La programación utiliza herramientas tales como:

• Redes (PERT y CPM)

• Diagramas de barras (GANTT)

• Curvas “S” o informes

Tales herramientas son fundamentales por su eficacia en la comunicación de la Gerencia

del Proyecto y el resto de la empresa. El campo de acción de este método es muy amplio, dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes características:

• Que el proyecto sea único, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad.

• Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mínimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crítico.

• Que se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un tiempo disponible.

Dentro del ámbito aplicación, el método se ha estado usando para la planeación y control de diversas actividades, tales como construcción de presas, apertura de caminos, pavimentación, construcción de casas y edificios, reparación de barcos, investigación de mercados, movimientos de colonización, estudios económicos regionales, auditorias, planeación de carreras universitarias, distribución de tiempos de salas de operaciones, ampliaciones de fábrica, planeación de itinerarios para cobranzas, planes de venta, censos de población, etc.

2.3 Planeación y Control de proyectos con PERT- CPM

La administración de proyectos ha evolucionado como un nuevo campo con el desarrollo

de dos técnicas analíticas para la programación y control de proyectos. Tales son el Método de Ruta Crítica (CPM) y la Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos (PERT). Los métodos PERT y CPM están básicamente orientados en el tiempo en el sentido que ambos llevan a la determinación de un programa de tiempo. El PERT y CPM comprenden realmente una técnica y las diferencias, si existe alguna, son únicamente históricas. En adelante, ambas se denominarán técnicas de "programación de proyectos“.

La programación de proyectos por PERT-CPM consiste en dos fases básicas:

Programación y Control.

• Programación: se inicia dividiendo el proyecto en actividades. Las estimaciones de tiempo para estas actividades se determinan luego y se construye un diagrama de red (o de flechas) donde cada uno de sus arcos (flechas) representa una actividad. El diagrama de flechas completo da una representación gráfica de las interdependencias entre las actividades del proyecto. La construcción del diagrama de flechas como una fase de programación, tiene la ventaja de estudiar los diferentes trabajos en detalle, sugiriendo quizá mejoras antes del que el proyecto realmente se ejecute.

El objetivo de esta fase es construir un diagrama de tiempo que muestre los tiempos de iniciación y terminación para cada actividad, así como su relación con otras actividades del proyecto. Además, el programa debe señalar

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