Administracion. la importancia de organizar

La Administración

Es la ciencia social aplicada o tecnología social que tiene por objeto de estudio las organizaciones, y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organización.

La Importancia de Organizar

Organizar es una de las funciones de la administración que se ocupa de escoger qué tareas deben realizarse, quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién se reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones. En la función de planeación fijamos objetivos y después formulamos una estrategia y un conjunto de planes para alcanzar estos objetivos. Pero se requiere de gente para lograrlos. Se necesita asignar tareas a las personas y estas tareas deben coordinarse. El objeto de la organización es hacer que cada uno de los miembros conozca "qué actividades son las que va a ejecutar". La función organizadora crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad en una organización mejorando así las funciones de activación y control del gerente.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo, puesto que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente con un mínimo de esfuerzos.

4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, delimita funciones y responsabilidades. Por lo que la acción de organizar es de gran importancia para todo organismo dado que es la función por la cual los administradores darán un uso metódico a los recursos del sistema administrativo.

Conceptos y principios básicos de la teoría clásica

Las organizaciones y la administración tienen una relación estrecha con la revolución industrial y el surgimiento de las empresas a gran escala, que requirieron del desarrollo de nuevas formas de organización y prácticas administrativas. La teoría tradicional de la administración y la organización es el resultado de las contribuciones de la administración científica, la teoría del proceso administrativo, el modelo burocrático, la economía y la administración pública. La administración científica se interesaba principalmente por la planeación, la estandarización y el mejoramiento de la eficiencia del trabajo humano. Vio a la administración como una ciencia, más que como un enfoque individual basado en reglas prácticas. Primero se desarrolló un cuerpo de conocimientos llamado "teoría del proceso administrativo". La forma piramidal, el principio escalar, la unidad de mando, el principio de excepción, la delegación de autoridad, los lineamientos de control y los conceptos de división departamental, fueron establecidos por este grupo.

La teoría administrativa tradicional operaba bajo ciertas hipótesis como la del hombre económico racional; los administradores deben planear, dirigir y controlar las actividades del grupo de trabajo. La autoridad proviene de la cima de la pirámide jerárquica y es delegada hacia abajo. Se establecieron los principios para guiar la práctica administrativa.

Conceptos y principios básicos de la teoría moderna

La teoría de la organización y la práctica administrativa evolucionan continuamente. El enfoque de sistemas ofrece una base para la integración al permitir visualizar la organización total en interacción con su ambiente y la conceptualización de las relaciones entre los componentes internos o subsistemas. La teoría de la organización tradicional utilizaba un enfoque de sistema cerrado altamente estructurado. La teoría moderna ha avanzado hacia el enfoque de sistema abierto. "Las cualidades distintivas de la moderna teoría de organización son su base conceptual-analítica, su dependencia de datos de investigación empíricos y, sobre todo, su naturaleza sintetizadora e integradora. Estas cualidades están agrupadas en una filosofía que acepta la premisa de que la única manera significativa de estudiar la organización es como un sistema social.

La organización puede ser considerada la integración y estructuración de actividades humanas en torno de varias tecnologías lo que ayuda a entender las interrelaciones entre los principales componentes de una organización: sus objetivos, tecnología, estructura y relaciones psicosociales.

El subsistema administrativo abarca toda la organización al relacionarla con su medio ambiente, fijar los objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura y establecer procesos de control.

Cultura organizacional

La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los miembros tienen en común. La cultura ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la forma de decisiones y otras actividades de los participantes en la organización.

Transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la organización

Facilitar el compromiso con algo mayor que el yo mismo

Reforzar la estabilidad del sistema social

Ofrecer premisas reconocidas y aceptadas para la toma decisiones

Uno de los papeles más importantes de la administración es dar forma a los valores culturales. Los administradores eficientes hacen uso de símbolos, creencias y rituales de la cultura para lograr la aceptación de metas, motivar a la gente y asegurar su compromiso a largo plazo. Debido a las rápidamente cambiantes tecnologías y a una creciente competencia, el cambio cultural hacia un sistema más dinámico, orientado al mercado, competitivo y de respuesta, tendrá que hacerse más rápido.

Liderazgo

Es el ejercicio de influencia que una persona ejerce sobre otras para obtener determinadas metas. El liderazgo incluye: 1) a los líderes y sus seguidores, 2) lograr algún objetivo, 3) en una situación determinada. También influye el tamaño de la unidad organizacional en el estilo de liderazgo que los seguidores están dispuestos a aceptar. Los diferentes tipos de situación de la misma clase de empresa requieren distintos estilos de liderazgo. Se deben contar con:

Relaciones líder-miembro: este factor más importantes es el grado en que los seguidores acepten, confíen y estén dispuestos a seguir al líder para lograr los fines que les interesan. Lo consideran alguien en quien pueden confiar, alguien a quien conocen lo suficientemente bien como para aceptarlo.

Estructura de la tarea este segundo factor, en orden de importancia, es la estructura de la tarea que empleen lo subordinados o seguidores. Cuando los trabajos se detallan paso por paso son altamente estructurados, mientras que, cuando la mayoría de los pasos no son aclarados o definidos, la situación no es estructurada. El Poder del puesto es la tercera dimensión; es el poder que el líder tienen en la organización.

El liderazgo en las organizaciones

El líder puede adaptar su estilo a la organización logrando que correspondan pero existen muchas limitaciones en cuanto a lo que el líder puede hacer. Con frecuencia, cambiar el estilo de liderazgo o a la organización para cualquier propósito práctico está fuera de su control.

Otro aspecto de este impacto organizacional en el liderazgo es el relativo a la forma en que se introduce a los subordinados en el proceso de toma de decisiones. Consecuentemente, las prácticas del liderazgo tienden a ser homogéneas dentro de una misma organización.

Creatividad

Uno de los factores más importantes en la administración de personas es la creatividad.

Por creatividad suele entenderse la capacidad de desarrollar nuevas ideas. Por el contrario, innovación significa el uso de esas ideas. Para entender la naturaleza del fenómeno que llamamos creatividad, hay cuatro aspectos de ella:

a. La innovación se refiere a la novedad y originalidad del producto. La creatividad innovadora se traduce en la generación de algo nuevo, una combinación nueva de componentes a menudo familiares. La fantasía o los sueños pueden jugar una parte importante en la innovación. Se requiere una mente abierta para dar crédito o investigar lo fantástico, las relaciones originales que pueden ocurrírsenos a cada uno de nosotros.

b. Síntesis implica la naturaleza absorbente de las personas creativas de casi cualquier procedencia y reconocen la interrelación y los paralelos que pueden trasferirse apropiadamente. Las cosas que a primera vista parece que no están relacionadas, pueden combinarse por la asociación creativa. El gerente organizativo debe ser altamente creativo en este aspecto de la síntesis. Debe combinar los talentos altamente variados de la gente, y los recursos, para obtener un producto único.

c. La extensión es casi imposible de separarse de la síntesis. El deseo de la persona creativa para entender todo, se moviliza por su característica de extensión. Es esta calidad lo que la capacita para comprender las relaciones nuevas que se encuentran y el puente para implicaciones y analogías más nuevas.

d. La duplicación. Algunas de las actividades más creativas han empezado con una duplicación

...