Analisis De Proceso

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las Administraciones Públicas están experimentando una transformación

muy importante en sus estructuras, tratando de ofrecer el mejor servicio y la mejor respuesta a

las necesidades de sus usuarios.

La Universidad de Málaga (en adelante UMA), respondiendo al Contrato Programa

firmado con la Junta de Andalucía y, al Acuerdo del Complemento de Productividad para la

Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades Públicas Andaluzas, ,

ha de elaborar los mapas de sus procesos administrativos.

Con este fin, desde el Vicerrectorado de Calidad, Planificación Estratégica y

Responsabilidad Social de la Universidad de Málaga, el Secretariado de Calidad y Desarrollo

Estratégico, a través de las Técnicas de Calidad y Planificación Estratégica ha elaborado esta

Guía para la identificación y análisis de los Procesos de la Universidad de Málaga. Su objeto es

que sirva de ayuda a los distintos Servicios y Unidades de la Universidad para la identificación y

análisis de sus procesos, contribuyendo a la mejora de los mismos y, de forma decisiva, a

estimular los mecanismos de participación del PAS en la organización del trabajo.

Los mapas de procesos deberán ser aprobados por Consejo de Gobierno, previo informe

favorable del Vicerrectorado de Calidad, Planificación Estratégica y Responsabilidad Social.

2. FASES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS

Para afrontar con éxito la identificación y el análisis de los procesos, se indican las etapas

a seguir:

- Aprobación, por Consejo de Gobierno, de la planificación y cronograma de trabajo.

- Constitución y formación del Grupo de Mejora.

- Elaboración del mapa de procesos y de la documentación de los procesos

identificados.

- Informe técnico delSecretariado de Calidad y Desarrollo Estratégico.

- Aprobación del Consejo de Gobierno y publicación en la Web.

- Obtención de datos e indicadores de procesos y resultados.

- Publicación de datos e indicadores en la Web.

- Revisión del mapa de procesos.

En el Anexo I se incluye un diagrama de flujo con la representación del proceso de

“Identificación y Análisis de Procesos”.

3. APROBACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y CRONOGRAMA DE TRABAJO

La Vicegerencia de Organización y Mejora de los Servicios, propondrá al Consejo de

Gobierno, para su aprobación, una planificación de cómo se va gestionar la identificación y

análisis de los procesos, en los distintos Servicios o Unidades de la UMA, así como la

distribución temporal de ejecución de las distintas fases del trabajo a desarrollar.

icerrectorado de Calidad, Planificación Estratégica y Responsabilidad Social. Secretariado de Calidad y Desarrollo Estratégica.

Guía para la identificación y análisis de los Procesos de la UMA. Página 4 de 40.

4. CONSTITUCIÓN Y FORMACIÓN DEL GRUPO DE MEJORA

El Grupo de Mejora estará formado por un número de personas, no inferior a 3 ni superior

a 6. Éste número puede ser superior, en el caso de haber más de una Unidad en el grupo.

El grupo estará liderado por la Dirección del Servicio, incorporando personas de todos los

niveles que conozcan los procesos que se gestionan. En casos puntuales, cuando así lo

aconseje la temática planteada, se podrán incorporar otras personas del Servicio.

La constitución del grupo se formalizará en un acta y se comunicará a la Vicegerencia de

Organización y Mejora (vicegerenteorg@uma.es). Se fijarán las normas de funcionamiento y,

para cada una de ellas, se redactará un acta que recoja, entre otros aspectos: asistentes, día,

horas de inicio y finalización, temas tratados y acuerdos alcanzados.

Una vez constituido el grupo, el Vicerrectorado de Calidad, Planificación Estratégica y

Responsabilidad Social, en coordinación con la Vicegerencia de Organización y Mejora de los

Servicios, proporcionará una formación básica para poder afrontar, con éxito, el trabajo a

desarrollar. En todo momento, asesorará y apoyará técnicamente al grupo, ofreciéndole el

soporte necesario en cuestiones metodológicas.

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