Análisis de los Procesos Administrativos

CAPITULO III ANALISIS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Análisis de los Procesos Administrativos.

1. Definición del Proceso Administrativo.

Según Hurtado (2008) “el proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales” (Pg. 47).

En segundo lugar Chiavenato (1995) dice:

El número de variable que conforma el proceso administrativo tiene un origen en el desarrollo de una teoría general de la administración; el mismo autor en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera. La Administración; planifica, organiza, dirige y controla a sus subordinados para obtener los objetivos de la empresa (Pg. 30)

Según Henry Fayol (2005) define lo siguiente:

El proceso administrativo se encuentra estructurado en 5 etapas las cuales son: predicción y planificación, organización, dirección, control y coordinación; las mismas son importante en toda empresa administrativa ya que a través de ellas surge el buen funcionamiento de la empresa (Pg. 138)

2. Planificación.

Terry, G, (1960), señala que "planificación es la selección y relación de los hechos, así como la formulación y uso de suposiciones con respecto al futuro que se creen necesarias para alcanzar los resultados deseados". (p.12).

Hace aproximadamente cuatro (4) años, se planteó un objetivo al fundar la Empresa de ventas de artículos de Reposterías ALEX C.A. el objetivo es tener su propia fuente de trabajo para obtener recursos y beneficiosa de la misma. Actualmente se siguen planificando a corto y largo plazo.

Es a corto plazo porque se lleva una planificación diaria para la buena atención de sus clientes, ofreciendo calidad de servicio en el momento de las compras y ventas de sus productos de reposterías.

Y a largo plazo porque Repostería ALEX C.A tiene unas metas y objetivos a cumplir a lo largo de su existencia.

Misión:

Ofrecerle los productos de repostería a un precio solidario para todo tipo de postre con excelente calidad con el fin de satisfacer las necesidades de nuestro cliente.

Contar con nuestro propio patente para la fabricación del producto a ofrecer.

Visión:

Brindar un producto de alta calidad a nuestros usuarios, lograr la autosuficiencia financiera que genere un retorno junto para los accionistas y que consolide un ambiente positivo de trabajo, que exceda el progreso y el beneficio de nuestros trabajadores, construyendo de esta manera con el desarrollo social económico de Venezuela.

Establecer Metas:

Expandir la empresa para poder requerir a un espacio adecuado para exhibir los artículos y así ser veraz a la hora de vender.

Ampliar la organización a nivel regional para mayor comedida al cliente a la hora de adquirir nuestros productos.

Que esta empresa sea prospera y se duplique las ventas para el beneficio de los propietarios.

Establecer Objetivos:

Conocimientos y experiencias, en el mundo de la Repostería y de venta de artículos desechables.

Compromiso, centrado de la satisfacción del cliente tanto en el producto, mano de obra y eficiencia.

Implicación, a través del conocimiento del entorno de nuestros clientes.

Efectividad, anticipándonos a los problemas y proponiendo las soluciones más adecuadas para cada proyecto.

Iniciativa, frente a los nuevos retos para facilitar y conseguir, dar soluciones a los requerimientos más complejos de nuestros clientes.

Planes:

Remodelar el local o la organización y cambiar todos los artefactos eléctricos para el bienestar del empleado o empleador.

Tener un sistema tecnológico y avanzado para el buen funcionamiento de la misma.

Estrategias:

Ofrecer publicidad de los productos a vender.

Motivar al proveedor o distribuidor con comisiones por la cantidad de productos vendidos.

Dar una promoción en las ventas de productos para mayores ventas y ganancias a la vez.

3. Organización.

Koontz, H y O"Donnell C, (1964), dicen que "organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda estructura de la empresa". (p.108).

La empresa Reposterías ALEX C.A, es de tipo formal ya que tiene un patrón a seguir y organigrama propuesto y aceptado. Esta compañía se organiza en todo momento, y más cuando empieza un día de ventas. Y cumplen con las siguientes funciones: presidente, vicepresidente, contador, personal encargado de compras, personal encargado de la empresa y personal de atención al cliente.

Estructura Organizativa

Presidente: Luis Alberto Bravo Ferrer.

Vice-presidente: Irma Elena Ferrer De Bravo.

Departamento de contabilidad: José Sánchez

Departamento de compras: Elvis Bravo

Personal, Encargado: Edgar Bravo y Erickson Bravo

Personal, atención al cliente: Magerlis Bravo

En la organización se encuentra los niveles jerárquicos la cual tiene una estructura organizativa donde la cual comienza por el nivel de cargo más alto de la empresa Reposterías Alex C.A.

División de Trabajo:

El trabajo se divide entre el área del personal encargado y personal de atención al cliente.

Presidente: Es la máxima autoridad inmediata. Se encuentra ubicado entre los niveles más altos de la organización y sus funciones son: Dirigir y controlar el funcionamiento de la compañía. El Presidente es el representante Legal de la Coalición Empresarial, para todos los actos judiciales y extrajudiciales.

Vicepresidente: En caso de ausencia o indisponibilidad, será el vicepresidente el que se haga cargo de todas las funciones que estaban asignadas al presidente. El vicepresidente siempre estará disponible para el presidente.

Contador: El deber del contador es recopilar todos los registros y luego presentar una interpretación a fin de mostrar con eficacia si la empresa sufre algún defecto o debe mejorar en otros aspectos.

Personal encardo de compras: Proponer e implementar procedimientos para la realización de compras. Realiza inventarios en los niveles óptimos de acuerdo a las operaciones de la empresa.

Personal encargado: Supervisar continuamente al personal a su cargo velando por que cumplan. Manejo y capacitación de personal, supervisión de procesos de fabricación y acondicionado.

Personal de atención al cliente: Su función consiste en gestionar el conjunto de actividades y tareas diseñadas en la empresa con la finalidad de atender a clientes, tanto actuales como potenciales, en todas las comunicaciones y relaciones que tienen lugar antes, durante o después de la compra de un bien o de la prestación de un servicio

Coordinación:

Aquí se ha verificado que el Presidente en compañía con la Vice-presidente son los que coordinan el área laboral.

4. Dirección

Según, Buchele. R, (1968), citado en el libro de García y Galindo, la dirección comprende: "la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, comunicación y motivación". (p.18).

En Reposterías Alex C.A, encargados de la dirección es el señor Luis Bravo (Presidente), el proporcionan las citas a sus clientes y proveedores para el arreglo de los encargos y pedidos de mercancía, así mismo dan las instrucciones a sus empleados y les suministran la mercancía necesaria para la elaboración del trabajo.

En la empresa antes menciona, El tipo de liderazgo es participativo ya que la relación entre el presidente y empleados es de amistad, por la buena comunicación y compañerismo que existente en la organización, en cuanto a las sugerencias, cuando algún trabajador hace algo indebido se le ordena pasar para hablar con el presidente y allí recibe su amonestación a solas y en forma verbal (sin memorándum).

El Sr. Luis Bravo es el líder de su organización y por lo tanto su liderazgo cuenta con una buena comunicación, firmeza al momento de dar una decisión y por ultimo una buena motivación.

La motivación se convierte en un elemento importante dentro de la organización, entre otros, que permitirán canalizar el esfuerzo, la energía y la conducta en general del trabajador hacia el logro de objetivos que interesan a las organizaciones y a la misma persona.

El presidente motiva al encargado con una calidad de trabajo y buen trato para que el encargado trascienda la motivación a los demás trabajadores con las mismas cualidades y les da un porcentaje (%), por cada venta realizada.

La comunicación dentro de la empresa Reposterías Alex C.A es ascendente ya que la misma se establece entre personas que tiene un nivel jerárquico diferente dentro del organigrama. En este caso, es el empleado el que establece una comunicación con su superior para hacerle llegar: sugerencias, información, peticiones y quejas.

De igual forma existe una supervisión continua ya que la organización se encarga de compra y venta al mayor y detal; y la finalidad es de hacer cumplir las actividades o tareas dentro de su área de trabajo. Quien supervisa se encuentra en una situación de superioridad jerárquica, ya que tiene la capacidad o la facultad de determinar si la acción supervisada es correcta o no.

Y La toma de decisiones

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