Caso 2 Automatizacion De Procesos Administrativos 2

EJERCICO 2

CAPITULO 1- ENFOQUE DE SITEMAS EN EL DESARROLLO DE LASORGANIZACIONES

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

Para realizar este ejercicio debe visualizarse como un administrador que debe automatizar un proceso administrativo. Piense en cinco ejemplos de procesos administrativos en donde el enfoque e la caja negra pueden serle de utilidad en esta automatización. Asimismo, debe colocar 5 ejemplos en donde el enfoque de la caja blanca puede apoyarle en esta tarea de automatizar en proceso administrativo. Puede utilizar el formato adjunto. Véase el ejemplo 0 como referencia.

CAPITULO 2- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMA

Ejemplo 0

Caja Negra

En el caso de automatizar un proceso dentro del sistema de inventarios, es necesario que el administrador conozca los procesos inherentes al sistema, sus entradas y salidas, así como estos procesos transforman las entradas en salidas. Además, las funciones de cada persona que participa en el sistema. Por ejemplo, conocer en detalle el método de costeo de inventario que se utiliza, si se establecen o no alarmas con existencias mínimas, etc.

Caja Blanca

En el caso de automatizar un sistema de inventarios, el administrador debe visualizar como una caja blanca los sistemas de compras y ventas. No debe interiorizar en su funcionamiento interno, pero si debe conocer como se interrelacionan estos aspectos con el sistema de inventario.

Ejemplo 1 Tomando en cuenta dentro del proceso de clasificación de basura, el encargado de desechos sólidos, debe conocer el proceso relacionado a la clasificación de basura así como las entradas y salidas y de saber cuáles son las funciones de cada una de las personas que colaboran en la clasificación. En el caso de automatización de clasificación de basura, es necesario que el encargado de desechos sólidos, visualice la adquisición y entrega de bolsas de colores para la clasificación, sin interiorizar en su funcionamiento interno, ya que el personal de la clasificación conoce cada color y como se relacionan entre sí, para evitar contaminación.

Ejemplo 2 Se tomara como punto principal el proceso de farmacia en cuanto a adquisición de medicamentos, en este caso el Gerente Financiero conoce los procesos de adquisición de medicamentos en cuanto a contratos abiertos se refiere, de entradas, salidas o devoluciones, cuando ya caducaron, y como se transforman en abastecimientos, conociendo de sobre manera las funciones del Encargado de Compras, presupuesto y de farmacia y de las que tiene relación laboral acorde al proceso.

En cuanto a la automatización del sistema de farmacia, visualiza los sistemas de compras y devoluciones y no interioriza en que productos son similares o genéricos, ya que ese proceso es internamente hecho por el Director y la Enfermera que solicita, pero no descarta la interrelación de estos aspectos de personal que intervienen.

Ejemplo 3 Común, es el encargado de almacén, es imprescindible que el administrador conozca los procesos de entradas y salidas de productos y las funciones de cada una de las personas que tienen relación con la recepción, pedidos, que ingresan al almacén. Y cuando se automatiza el sistema de bodega el administrador debe prever o visualizar donde realizar los pedidos e insumos que ingresan, no interioriza, cual es proceso de envío de factura

Ejemplo 4 Siguiendo con los casos de automatizar procesos dentro del sistema de Registros médicos, el Subdirector Médico, como prioridad principal, que debe conozca los procesos de digitar y mecanismos de ubicación de archivos de expedientes clínicos, así como las salidas de los mismos y entrega de parte del o médicos que lo requieran y de las funciones que ejecuta cada uno con los que tiene relación. En el caso de automatizar el sistema de Registros médicos,

...