Ciclo De Egresos

Concepto egresos:

Se dedica a la adquisición de los recursos para el cumplimiento de los fines de la organización, pueden ser activos, costos y/o gastos.

Esté es considero importante para el control interno contable en la adquisición y desembolso de efectivo.

Objetivo:

De Autorización: tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que están cumpliendo las políticas y criterios establecidos para la administración estos son:

Los proveedores que deben estar debidamente autorizados

El precio y las condiciones de los bienes y servicios

Todos los pagos de los bienes y servicios

De procesamiento y clasificación de transacciones: todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa.

Solo deben aceptarse mercancías y servicios que hayan solicitado.

Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías y servicios recibidos asi como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse.

De verificación y evaluación: Tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.

De salvaguarda física:

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros. Formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.

FUNCIONES TIPICAS

Funciones de Ejecución

Solicitud de compra

Solicitud de cotización

Selección del mejor cotizante

Preparación de solicitud de compra

Autorización para la adquisición de bienes y servicios

Función específica de compra

Recepción de mercancías y suministros

Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos

Verificación y aprobación de los pagos

Funciones de Registro

Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

Distribución de las compras a las cuentas apropiadas

Actualización de los registros e inventarios y costos (cuando se lleven tales registros) para controlar las compras o las devoluciones a proveedores.

Desembolsos y registro de los pagos.

Control de los fondos fijos de caja

Actualización del diario de compra de bienes y servicios; pago; notas de débito y crédito emitidas por proveedores.

Actualización de los sub-mayores de caja; inventarios; propiedades; proveedores; compras.

Funciones de Custodia

Protección del inventario.

Mantener registros correctos de inventarios

DOCUMENTACION

-Solicitudes de compras

-Órdenes de compra

-Documentos de recepción

-Facturas de proveedores

-Notas de débito y crédito

-Comprobantes

-Solicitudes de cheques

-Cheques

RELACION CON OTROS CICLOS:

• Ciclos de tesorería: A través del pago de facturas y otros gastos

• Ciclo de Compras: Recepción de bienes, mercancía y servicios

• Ciclo de información financiera: Resumen de todas las transacciones

REGISTROS CONTABLES

Registro contable de compras

Registro contable de gastos

Registro contable de retenciones

Registro contable de cuentas por paga

PUNTOS CRITICOS

COMPRAS-

No autorizadas-Recibidas pero no contabilizadas

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