Ciclo Vital
Enviado por lizethmilena • 2 de Agosto de 2012 • 405 Palabras (2 Páginas) • 406 Visitas
El acopio se da en el momento que se ordenan los documentos en orden numérico y revisando que contengan todos los documentos soporte.
La organización se lleva a cabo solo por numeración consecutiva en mi entidad no se clasifican por banco
La conservación el departamento de tesorería los almacena en carpetas y cada mes los entrega al departamento de contabilidad.
En mi segunda edad contemplamos, el momento intermedio, comprende 2fases: vigencia y plazo Precaucional.
En la fase de vigencia, es allí donde se verifican las operaciones realizadas y se comprueban de donde salieron los ingresos y quien elaboro el documento, además se comprueba y se respalda las partidas asentadas, por tanto este documento hace parte integrante de la contabilidad y por ende, la vigencia es establecida por la ley.
En la fase de plazo Precaucional, el departamento de contabilidad, no requiere de este plazo ya que estos documentos son almacenados en medios magnéticos y en la memoria del computador. Este momento intermedio maneja las funciones archivísticas de: conservación, control, préstamo, difusión y selección. Se toman medidas preventivas y correctivas para asegurar la integridad física y funcional de estos documentos ,inicialmente son guardados en cajas y cada dos meses son enviados para que sean empastados, luego son almacenados en el archivo, para su préstamo y control se utiliza una planilla donde se consignan los datos a quien fue prestado(cartera, auditoria etc.), los usuarios saben en donde pueden encontrar los documentos (recibos de caja), en cualquier momento que deseen consultarlos, es así como se difunde la información en la empresa, para la selección de estos documentos se elige a un auxiliar contable, capacitado para poder realizar bien la tarea ya sea para una consulta o para manejar el archivo una sola persona.
En mi tercera edad contemplamos el momento permanente, es así como se define la memoria institucional de nuestra empresa, permanecerán los documentos y las muestras en la entidad durante el tiempo de su existencia conservándose en un lugar privilegiado y adecuado, vigilando y velando por su integridad física y funcional.
Como destino final en los momentos, puedo decir que el departamento de contabilidad es el encargado de enviar a empastar los documentos, se hará una selección de documentos dentro de diez años ya que como estos están almacenados en los backups que se realizan mensualmente, no es necesario escanearlos, cumplido el tiempo los documentos sean destruidos. Es así como termina mi ciclo vital, de acuerdo a mi entidad productora
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