Ciclo de los documentos

CICLO DE LOS DOCUMENTOS

Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital, y especifica:

Cada una de las etapas que cumple

Cada uno de sus momentos

Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento

Destino Final

Documento:                COTIZACION

La cotización es un documento utilizado para informar al cliente a cerca de una oferta de producto informándole de precio, cantidades y validez,

PRIMERA EDAD

Momento de  Gestión

Planeación:  El vendedor informa a su asistente del cliente al que se debe cotizar junto con el  producto y precio.   Así mismo elige la forma de hacerle llegar el documento si vía correo electrónico, fax o correo certificado.

Elaboración:  Se tiene en cuenta el formato estándar de la empresa para informar al cliente sobre el producto.

Tramitación:  La cotización se hace firmar al vendedor y  se realiza el envío de esta al cliente.

Apenas se envía la cotización se guarda un copia en la carpeta del cliente  a manera de referencia, e igualmente se actualiza el precio del cliente en la lista de productos.

SEGUNDA EDAD

Momento Intermedio

Vigencia:  La validez de cada cotización es de 15 días

Plazo Precaucional:  una semana más teniendo en cuenta la fecha de creación del documento.

TERCERA EDAD

Momento Permanente – Histórico

La cotización queda archivada en la carpeta del cliente correspondiente y en caso realizar una nueva cotización se tiene en cuenta como referencia del precio, adicionalmente se guarda como soporte de precio en caso de realizar la venta.  Así mismo, si llega un nuevo vendedor conoce los productos cotizados con los precios históricos.

...