Ciclo De Un Documento

Tema Actividad: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ACTIVIDAD: EJEMPLO DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

MOMENTOS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO

FUNCIONES ARCHIVISTICAS EN CADA MOMENTO DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Nombre Aprendiz: JULIO CESAR CAVIEDES CAMACHO

Código Aprendiz: 208437

Nombre Tutor: DIEGO ALEJANDRO CAVIEDES GARCIA

Fecha Actividad: 2 DE NOVIEMBRE DE 2010

CURSO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO:

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:

Como ejercicio practico, en el presente taller 1, de la Semana 4, realizar la siguiente actividad:

Elegir un tipo documental que se genere en la entidad donde laboro o una entidad ejemplo que se desee consultar, definirlo y establecer su ciclo vital y especificar:

a. Cada una de las etapas que cumple.

b. Cada uno de los momentos.

c. Las funciones archivistitas que se llevan a cabo en cada momento.

d. Destino final.

OBJETIVO:

Con el desarrollo de la presente actividad se busca conocer e identificar en la práctica el Ciclo Vital de los documentos de archivo, así como el detallar cada una de las Etapas, Momentos, Funciones

y Destino Final de un tipo específico de documentación de archivo, dentro de las prácticas a realizar en el Curso Administración documental.

DESARROLLO

Como ejercicio práctico donde se observe el Ciclo Vital de un documento de archivo, trabajare el presente taller de acuerdo al siguiente tipo documental, en la entidad laboro y que se describe a continuación:

Tipo Documental: Oficios enviados o emitidos (Correspondencia Externa)

Nota: se hace la aclaración que existen los oficios enviados, que son la correspondencia emitida por la entidad y los oficios recibidos, los cuales son la correspondencia que recibe o recepciona la entidad de parte de sus usuarios.

Entidad: Instituto Nacional de Vías – INVIAS.

Definición de Oficio en el INVIAS:

La denominación de Oficio en el INVIAS, se le da a la correspondencia que se emite y se recibe del exterior del instituto, es decir un oficio es correspondencia externa.

Todo oficio en el INVIAS se cataloga como documento de archivo, y puede ser producido en cualquiera de las dependencias del instituto, en virtud de sus funciones.

Reglamentación de Oficios en el INVIAS:

Mediante la Resolución Número 05007 del 18 de septiembre de 2008, el INVIAS adopta el Reglamento de archivo y correspondencia del Instituto Nacional de Vías – INVIAS. Lo anterior conforme al artículo 4 numeral 5 de la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación.

Todo oficio en el INVIAS deberá estar previamente firmado por el funcionario competente, así como ir debidamente numerado

en forma consecutiva.

...