Ciclo De La Vida De Un Documento

Introducción

Dentro de la gestión de los documentos en las empresas o instituciones, se da a partir del nacimiento de alguna de ellas. La administración documental tiene sentido al aparecer masas documentales que se van acumulando en desarrollo de las actividades y funciones de las empresas o instituciones.

Para el desarrollo de esta temática es necesario conocer dentro de esta administración de documentos el ciclo de vida documental, que será a partir de entonces cuando se detecta que el documento generado pasara por 3 etapas de vida desde su creación hasta su eliminación o guarda definitiva, según los valores que contengan.

Diagrama del Ciclo Vital del Documento

Publicado por Cirila Ramirez en 15:17 No hay comentarios:

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Ciclo Vital del Documento

Definición:

Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.

Publicado por Cirila Ramirez en 15:13 No hay comentarios:

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Archivo de Trámite

Definición:

Los que conservan que por su propia naturaleza requieren de una consulta constante, de asunto en movimiento y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones.

Archivo de Trámite

Publicado por Cirila Ramirez en 15:12 No hay comentarios:

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Archivo de Concentración

Definición:

Son los que se conservan la documentación de asunto concluidos o que ya no requieren trámite frecuente.

Archivo de Concentración

Publicado por Cirila Ramirez en 15:11 No hay comentarios:

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Archivo Histórico

Definición:

Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público que por su contenido o naturaleza se consideran de esencial trascendencia.

Archivo Histórico

Publicado por Cirila Ramirez en 15:09 No hay comentarios:

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Selección Documental Preliminar

Es la técnica que permite identificar, separar y eliminar los documentos duplicados y/o de nulo valor administrativo, de los expedientes de trámite concluido existentes en los archivos de gestión, antes de realizar su transferencia a un archivo de concentración.

Publicado por Cirila Ramirez en 15:08 No hay comentarios:

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Selección Documental Final

Se le llama a la técnica que permite identificar y separar dentro de un conjunto de documentos, los que deben conservarse por el valor de su información de aquellos que deben eliminarse por su irrelevancia, una vez concluido su tiempo de conservación precaucional.

Publicado por Cirila Ramirez en 14:56 No hay comentarios:

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