Ciclo De Los Documentos

NOMBRE:

FECHA: 24/08/12

TEMA: ciclo vital de los documentos

Actividad

1 Consulta y precisa cada función archivista para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.

2 Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital, y especifica

  Cada una de las etapas que cumple.

  Cada uno de sus momentos.

  Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento.

  Destino

Desarrollo:

1: MOMENTO DE GESTION: Denominado también Pre archivo, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino.

PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido; ELABORACION: Es la edición del documento

TRAMITACION: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el término de la tramitación da paso a la vigencia.

Dentro del momento de gestión tenemos las siguientes funciones archivísticas

LA EDICION: es la fase de la elaboración del documento mediante la aplicación de la normalización (normalización archivística jurídica regula la gestión y todo el ciclo de los archivos) y la normalización (abarca la normatividad administrativa: regula el proceso comunicativo, informativo y archivístico y la normatividad técnica: regula el que, el cómo, él cuando y el con que en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas) que requiera según el tipo documental

EL ACOPIO: o reunión de documentos, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo

LA ORGANIZACIÓN: proceso archivístico orientado a la clasificación (se realiza mediante la utilización de secciones documentales luego se archivara en subsecciones según la clase y tipo documental), la ordenación ( Una vez separado el material en secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo al tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente) y la descripción (identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos tales como “listas de remisión”, “inventarios”, “guías” e “índices” de los documentos de una institución

LA PRESERVACION: prevenir el deterioro mediante las normas técnicas, generando además la cultura del cuidado en la manipulación de los empleados.

MOMENTO INTERMEDIO: Llamado también archivístico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado, puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento de la vigencia y del plazo precausional

LA VIGENCIA es el momento central en la vida de un documento, concluye la vigencia porque se vence el plazo establecido en el mismo documento

CONSERVACION: conjunto de medidas preventivas (estrategias de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad, dentro de las unidades de conservación tenemos: libros, tomos, carpetas, cajas. Se deben realizar labores pertinentes como: velar porque el aire acondicionado mantenga los niveles de temperatura y humedad relativa de acuerdo a las recomendaciones, vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas

CONTROL Y PRESTAMO: cuando algún usuario requiere de la consulta de un documento, se desplaza al archivo, es necesaria la firma en la tarjeta de préstamo, en ella se asienta: la fecha, el nombre

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