Como Organizar Un Congreso

Como organizar un congreso

Tema y elección del nombre: Evaluar el tema.

Fecha y lugar: Planearemos un congreso con anticipación para prever dónde celebrarlo, y preparar el Cronograma de actividades, inscripciones, etc. Y en cuanto al lugar se refiere tener en cuenta otras cuestiones:

Preparación de invitados y convocatoria: Hacer un listado, incluiremos a todas las personas que podrían estar interesadas en la convocatoria comentando las fechas aproximadas y el tema de la conferencia.

Inauguración y Desarrollo del Evento: Comenzaremos con una rueda de prensa o una cena de presentación se hará la presentación de los directivos y dar lectura al programa del evento.

Por lo que se refiere al entretenimiento: Es recomendable que tras las conferencias, los disertantes y asistentes sean invitados a asistir a algún espectáculo para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales.

Un buen final y la despedida: La finalización de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio podríamos convocar a los medios de comunicación e invitarlos a un cóctel de despedida, hacer las invitaciones para el próximo evento.

Se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia.

Un último detalle formal consistiría en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por el director agradeciéndole nuevamente su participación.

¿Qué es el congreso?

Es un encuentro que nuclea a los miembros de una asociación, organismo o entidad. Está orientada a la difusión o intercambio de conocimientos. En los congresos los asistentes adoptan un rol interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates

Siempre está planificada con anticipación. Dependiendo del congreso se necesita de 1 a 4 años para planificarse. Los asistentes debaten cuestiones que fueron fijadas con anterioridad. Es necesario planear un programa sobre la base de los intereses, necesidades y problemas de los participantes.

Pueden tener diferentes alcances: municipal, zonal, nacional, regional o internacional.

En general la duración de los congresos es de 2 a 5 días.

Los congresos se financian por el aporte de los participantes (el costo de la inscripción) y la industria (los patrocinadores).

Los congresos se clasifican así:

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Actividades complementarias:

Con el fin de hacer más atractiva la asistencia a un congreso, es habitual él diseño de un programa alternativo que consiste en actividades turísticas o de ocio y son:

Todo congreso necesitará de un equipo los más imprescindibles son:

Director de Congreso: Se encarga de asignar tareas a los grupos y mantener comunicación con los directores de cada subgrupo.

Jefe de Prensa: Según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa.

Jefe de Relaciones Humanas: Coordinación de todas las personas que trabajarán en el evento.

Presentador: Podrá ser el mismo director del congreso.

Promoción: Se encarga de publicaciones, cartas de invitación, afiches, además de conseguir auspiciantes que sostengan el evento.

Economía: Vela por los ingresos y egresos, así como mantener el evento dentro del presupuesto. También se encarga de la inscripción.

Protocolo: Se encarga de velar por la correcta imagen del evento, el arreglo del local, atender a los invitados.

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