Contabilidad

El SISTEMA DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGIA DE LA EMPRESA

El sistema de información y tecnología (sistema) constituye una de las herramientas de mucha importancia para la administración de las empresas públicas y privadas, ya que apoya la ejecución de diferentes procesos y la generación de la información requerida para la gestión de las operaciones, si la empresa no dispone del sistema, sería imposible su administración, además existen leyes y/o normas que obligan a la empresa a brindar información sobre sus operaciones, ya sea a socios, instituciones contraloras como la DEI, el Tribunal de Cuentas, Auditores, etc. Por otro lado se necesita información para efectuar el control correspondiente, pero algo muy relevante es que con el crecimiento de las empresas el sistema se ha vuelto indispensable, ya que de forma manual no podrían ejecutar las actividades eficientemente.

Podemos definir que “El Sistema de Información y Tecnología” es, "un conjunto de recursos tecnológicos, materiales y humanos, organizado sistemáticamente, con el fin de apoyar los procesos y generar la información necesaria para la gestión de las operaciones de la empresa".

Debemos entender en términos generales como recursos tecnológicos todos aquellos que forman parte de la tecnología de información, como equipos, aplicaciones, redes, documentación, datos, metodologías, etc. Recursos materiales tales como instalaciones físicas, ambientales, eléctricas, mobiliarios y equipos auxiliares, insumos, entre otros y los recursos humanos lo constituyen todo el personal que tiene relación con del sistema de la empresa, mas adelante identificaremos cada uno de los recursos que integran el sistema, Además debemos tener bien claro que la Finalidad del sistema en una empresa es “Apoyar los procesos y Generar la información necesaria para la gestión de las operaciones de la empresa”

PRINCIPIOS GENERALES DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

La Teoría General de Sistemas establece que todo sistema debe cumplir un conjunto de principios generales, para ser considerado como tal, entre los más importantes que se aplican al sistema de información, tenemos los siguientes:

1. Finalidad, Todo sistema tiene una finalidad, ya hemos establecido cual es la finalidad del sistema en una empresa, pero es importante que la finalidad esté documentada, actualizada y además que sea conocida por los recursos humanos. Normalmente en una empresa un profesional de la informática hace un diagnóstico de requerimientos de información y tecnología para la gestión de cada una de las operaciones, luego ese diagnóstico es socializado a nivel de la empresa y posteriormente utilizado para organizar el sistema. Como es normal los requerimientos de los usuarios también evolucionan, así que debemos mantener actualizado este diagnóstico para lograr un mantenimiento adecuado del sistema.

2. Funcionalidad, Cada elemento del sistema desempeña una función determinada, para lograr la finalidad del sistema tal como ha sido definida, es necesario la integración del conjunto de elementos compatibles entre ellos, a los cuales se le asigna una función específica, cada elemento debe desempeñarse de manera eficiente para lograr el funcionamiento integral del sistema. Es importante observar que cuando uno o varios de estos elementos no funciona eficientemente, todo el sistema se ve afectado y la finalidad se ve disminuida en términos de producción, calidad o eficiencia.

3. Integralidad, El sistema debe ser compatible con otros sistemas o subsistemas relacionados, una empresa bien organizada es usualmente concebida como un sistema y dentro de ella podemos identificar varios subsistemas (Finanzas, recursos humanos, producción, ventas, control, etc.), estos subsistemas deben funcionar coordinadamente para que la empresa pueda lograr la misión y los objetivos establecidos, el sistema obligatoriamente

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