Correspondencia Comercial

CONTENIDO

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INTRODUCCIÓN 11

1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 12

1.1 TIPO DOCUMENTAL 12

1.1.1 Ciclo Vital del Documento 13

2. PRINCIPIOS BÁSICOS 14

2.1 PROCESOS TÉCNICOS 14

2.1.1 Valoración Documental 16

3. APLICACIÓN EN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 20

3.1 ETAPAS PARA LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL 20

3.1.1 Transferencias Documentales 22

3.1.2 Preparación Física de la Documentación 23

4. FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 27

4.1 PARTES Y DILIGENCIAMIENTO DE LA TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL 28

4.1.1 Requisitos para la Presentación de la Tabla De Retención Documental 29

4.1.2 Factores que impiden y favorecen la aprobación de la Tabla De

Retención Documental 30

4.1.3 Importancia de las Tablas de Retención Documental 32

5. CONCLUSIONES 33

BIBLIOGRAFÍA 34

ANEXOS 35

LISTA DE ANEXOS

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Anexo A. Articulo 24 ley 594 de 2000 40

LISTA DE CUADROS

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Cuadro 1. Unidad Administrativa 10

Cuadro 2. Agrupaciones Documentales 13

Cuadro 3. Tabla de Retención Documental 25

LISTA DE FUGIRAS

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Figura 1. Ciclo Vital del Documento 11

Figura 2. Eliminación de Archivo 20

LISTA DE TABLAS

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Tabla 2. Diferencia de Series 17

GLOSARIO

ACERVO: conjunto de bienes de propiedad común de un grupo.

ACORDE: de acuerdo, coincidente.

COMPILACIÓN: reunir en una sola obra materiales de otros libros o documentos, por tratarse de la misma materia o pertenecer al mismo autor.

COTEJAR: confrontar una cosa con otra u otras.

DIFUNDIR: propagar, divulgar.

INSTANCIA: solicitud oficial y por escrito de alguna cosa.

MUESTREO: selección de muestras representativas de la calidad, características medias de un todo.

RACIONALIZACIÓN: organizar la producción de manera que aumente el rendimiento y se reduzcan los costos con el mínimo esfuerzo.

INTRODUCCIÓN

Las Tablas de Retención Documental son fundamentales en la gestión de archivo para todas las entidades públicas y privadas que presten servicio público, para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo del manejo de los documentos; es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse en las aplicaciones y desarrollo de las Tablas de Retención Documental.

Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación a las personas que deseen desempeñar el trabajo documental; para esto los métodos de investigación utilizados fue internet.

1. DEFINICIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asignan el tiempo que debe permanecer en cada etapa del ciclo vital de los documentos. También son producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas.

Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales.

Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.

Desde el punto de vista de la Diplomática los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista del contenido son específicos. Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva.

1.1 SERIE DOCUMENTAL

La serie documental es un conjunto de unidades de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Es decir que la serie documental la crea el área administrativa de las empresas para así tener un mejor manejo de los documentos. Ejemplos: Hojas de vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subseries Documental

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Tipo Documental

Un tipo documental es una unidad documental simple, es decir una unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada un documento.

Cuadro 1. Unidad Administrativa

1.1.1 Ciclo Vital del Documento

Son las etapas sucesivas por las que deben atravesar los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Figura 1. Ciclo Vital del Documento

2. TEORÍA DE LOS PRINCIPIOS BÁSICOS

En la elaboración de las Tablas de Retención Documental debemos basarnos en la estructura de organización y funcionamiento de la institución o entidad productora, esto con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera que sea el soporte de la información.

Los periodos de retención y disposición final de los documentos son fijados en la Tabla de Retención documental. Estos son establecidos por la ley, reglamento o propuestos por los organizadores de la documentación ante las instancias correspondientes.

El tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y el archivo central debe ser acorde a las necesidades administrativas de la empresa y las disposiciones legales. Ya elaboradas las Tablas de Retención Documental, aprobadas por el comité de archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán informarse en todas las dependencias de la institución, con una guía donde se explique con el fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.

2.1 PROCESOS TÉCNICOS

Para el desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inician con los procesos técnicos que tienen herramientas de primera mano en la gestión documental que son: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado.

Pasos técnicos de las Tablas de Retención Documental

IDENTIFICACIÓN:

La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis.

La identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, es decir según la organización y funcionamiento . Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir

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