Cuáles son las exigencias básicas en la correspondencia comercial

LA CORRESPONDENCIA.

Actividad por la cual dos o más personas generalmente ausenten se intercambian toda clase de comunicaciones (cartas, telegramas, esquelas, tarjetas, periódicos y otros). Es por ello que se dice que la correspondencia es un medio de interrelación entre los hombres, la cual se establece por motivaciones de diversas índoles, originándose así los distintos estilos y clases de correspondencia.

Cuáles son las exigencias básicas en la correspondencia comercial?

En toda actividad comercial, la correspondencia como medio de comunicación entre personas y empresas juega un papel fundamental para la organización o empresa que cumpla de forma exitosa diversas gestiones. Para cumplir con sus objetivos de comunicar informaciones e ideas de forma rápida, eficiente y fácil, la correspondencia debe cubrir una serie de requisitos mínimos, a saber:

❖ Precisión y calidad: características básicas de toda correspondencia comercial porque cada palabra allí expresada forma parte de un acuerdo de negocios: las cifras, fechas, nombres, datos, todo deben ser expresos y exactos.

❖ Exactitud: la comunicación escrita exige la mayor exactitud para enviar una interpretación errada, ya que cuando el mensaje es por escrito, el emisor permanece ausente y el receptor no tiene forma de constatar al momento cualquier duda.

❖ Un correcto idioma: la ortografía y la sintaxis son indispensables. Una cata mal escrita o llena de errores ortográficos, no solo puede llevar a la confusión y provocar errores de interpretación sino que, además, causa un impacto definitivamente negativo en quien la recibe.

❖ Cortesía: sin ser adulante, el lenguaje que debe utilizar en la correspondencia comercial necesariamente debe ser cortes, amable y respetuoso, así sea la carta de protesta o un reclamo.

❖ Naturalidad: el lenguaje debe ser diario, sin agregarle términos especializados, a no ser sea necesario; en ese caso se debe explicar de inmediato lo que quiere decir.

❖ Concreción: con toda comunicación comercial, conlleva un sentido de contrato, de responsabilidad, debe ser muy especifica, breve y si elemento aislados. Además, deben evitar los juicios valorativos y los adjetivos calificativos, porque son elementos que involucran nuestros sentimientos y prejuicios y, por lo tanto, enturbian la comunicación.

❖ Pulcritud y orden: toda correspondencia comercial, igual que la persona, debe ser absolutamente pulcra. Su texto sede ser mecanografiado, sin tachaduras, borrones o enmiendas de ningún tipo.

¿Cómo se clasifica la correspondencia comercial?

Existen diversos criterios para clasificar la correspondencia comercial. Entre ellos figuran:

A) Interna: Engloba a cualquier mensaje escrito pensado para dar algún tipo de de información hacia el interior de la empresa o institución

Entre las comunicaciones internas destacan:

❖ Memorándum:

Es la comunicación breve que sirve para poner en contacto a dos o más personas dentro de una misma empresa o institución y el la cual se desarrolla solo una idea o planteamiento.

❖ Esquela:

Es una comunicación corta de uso corriente en la correspondencia particular, comercial y oficiosa. Su objetivo es realizar un recordatorio, realizar una invitación o hacer ningún señalamiento por un canal personal y no oficial.

❖ E-mails internos:

La implantación de la comunicación por las redes internas de computadoras, esto es, la intranet, trae consigo el uso de un nuevo tipo de correspondencia.

Los e-mails internos son mensajes que se envían y leen a través del computador.

❖ Informe:

Es la exposición escrita documentada

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