Cotejo Y Compulsa

Cotejo y compulsa de los documentos, responsabilidades asumidas por los

ciudadanos en la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos.

ANGÉLICA SARA ZAPATERO LOURINHO

Departamento de Biblioteconomía y Documentación

Universidad Complutense de Madrid

1. Documentos Cotejados y compulsados y Documentos autenticados

El art, 38.5 de la 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las

Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común utiliza el

término “cotejo” como una acción más amplia que la compulsa o entendiendo la

compulsa como un resultado del cotejo.

Según el Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia cotejar es

«confrontar una cosa con otra u otras; compararlas, teniéndolas a la vista.» , y

compulsar es «cotejar una copia con el documento original para determinar su

exactitud»

Autores como Pérez Luque consideran que la compulsa y la copia auténtica son dos

acciones diferentes pero que ambas son el resultado del cotejo de documentos

(comparar un original y su copia) pero cuyo resultado es distinto.

La copia auténtica como un documento público expedido por un fedatario (interviene

la fe pública) que tiene un valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que

documenta, equivalente al documento original y puede presentarse con efectos

probatorios plenos, de acuerdo con el artículo 319.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil y

el 46 de la Ley 30/1992.

La compulsa, sin embargo, es el resultado de una operación del cotejo que realiza un

funcionario público encargado de recibir documentos, y a ella hacen referencia el

artículo 35 de la Ley 30/1992 y el artículo 8 del Real Decreto 772/1999, en ella no

interviene la fe pública, por lo que el documento no alcanza el estado de documento

público. El objetivo del artículo 35 c) de la LRJPA, es evitar a los administrados el tener

que desprenderse de documentos que puedan necesitar para otros fines, facilitándoles el

cotejo de las copias, para que éstas surtan los efectos de los originales.

Sin embargo, las consecuencias que tiene en el procedimiento administrativo un

cotejo y una compulsa equivocada o realizada con dolo deben ser analizadas por las

consecuencias que conllevan para quien las realiza.

Para ello analizaremos el marco jurídico estatal y autonómico, para ver las

diferencias existentes en las regulaciones de quien puede realizar la compulsa de los

documentos electrónicos y como el cotejo y compulsa irregular constituyen una figura

de falsedad documental, tipificada en el Código Penal español

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2. Marco jurídico que configura la copia autenticada y la compulsa de documentos

en los procedimientos administrativos.

2.1. Normativa estatal

La norma fundamental que garantiza los derechos de los ciudadanos ante la

Administración Pública en todas las fases del procedimiento es la ley 30/1992, de 26 de

noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento

Administrativo Común, que en el tema que nos ocupa en este momento es desarrollado

por el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de

solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la

expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las

oficinas de registro.

En la exposición de motivos1

de este Real Decreto se dice que “La aportación más

trascendental y positiva de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de

las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC)

es -como con rara unanimidad se ha reconocido en todos los ámbitos- la consagración

de una serie de derechos del ciudadano en sus relaciones con las Administraciones

públicas, que se reflejan en el propio texto legal.

Entre tales derechos destaca, por su importancia, el reconocido en el artículo 35.c) de

la citada Ley en cuanto faculta a los ciudadanos a obtener copia sellada de los

documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la

devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento. A

ello debe añadirse la previsión que efectúa el artículo 70 acerca de la expedición por las

Administraciones de recibos de las solicitudes, escritos y comunicaciones presentados

por los ciudadanos y la posibilidad, consagrada por el artículo 46, de que los órganos

que reglamentariamente tengan atribuida tal competencia en cada Administración

pública, expidan copias auténticas de documentos públicos y privados, lo que constituye

una de las novedades más reseñables de la Ley 30/1992. Todas estas previsiones, junto

con la nueva regulación de los lugares de presentación de documentos en el artículo 38,

configuran los pilares básicos del marco en el que ha de desarrollarse en buena medida

la participación de los ciudadanos en la tramitación de los procedimientos y actuaciones

de la Administración que les atañen.

Precisamente este último precepto ha sido objeto de una importante modificación

operada por la reciente Ley 4/1999, de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992,

que introduce en el texto un nuevo apartado 5 en el que, por una parte se dispone

expresamente que las copias de documentos que deban efectuarse para satisfacer los

derechos reconocidos a los ciudadanos en el artículo 35.c) deberán expedirse no sólo

por los registros de los órganos administrativos a los que se dirijan, sino también por los

de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del

Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas o a la de

alguna de las entidades que integran la Administración local si, en este último caso, se

hubiese suscrito el oportuno convenio; y, por otro lado, se distinguen con claridad dos

supuestos sustancialmente diferentes: la emisión de copias de documentos que deben

remitirse al órgano destinatario junto con la solicitud, escrito o comunicación al que

1

http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/rd772-1999.html#balloon5 329

acompañen, devolviéndose el original a ciudadano y la de aquéllas que, por el contrario,

deben entregarse a éste, cuando el original deba obrar en el procedimiento.

Es clara la importancia que reviste la puntualización y clarificación de los aspectos

que acaban de reseñarse, a fin de conseguir una verdadera transformación de la posición

del ciudadano en sus relaciones con la Administración pública. Pero, además, la

necesidad de la norma que se promulga resulta indiscutible a la luz de las múltiples

quejas y sugerencias presentadas al amparo del Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero,

por el que se regulan los servicios de información administrativa y de atención al

ciudadano, y que no son sino reproducción de las que en los últimos años se dirigieron

al Defensor del Pueblo viéndose reflejadas en los sucesivos Informes de dicha

Institución a las Cortes Generales. Tales quejas y reclamaciones obedecen a las

disfunciones que una deficiente comprensión de los mencionados preceptos legales -en

cierta medida debida a su relativa oscuridad- ha provocado en el funcionamiento de las

Administraciones. Por otra parte, dicha necesidad se ve acreditada por el hecho de que

en los últimos tiempos viene proliferando la suscripción, al amparo del artículo 38.4.b)

de la Ley 30/1992, de convenios con Entidades locales y con las Comunidades

Autónomas que avanzan en la construcción del sistema global e intercomunicado de

registros que pretende la citada Ley.

Por ello, este Real Decreto desarrolla los artículos 35.c), 38, 46 y 70.3 de la Ley

30/1992 y aborda, si bien exclusivamente en el ámbito propio de la Administración

General del Estado, los restantes aspectos mencionados que instauran un sistema

caracterizado por las siguientes notas:

……..

c. Aportación de documentos originales al expediente. El capítulo III recoge en primer

lugar la innovación introducida en la primera parte del párrafo c) del artículo 35, al

reconocer el derecho a obtener copia sellada de los documentos que presenten,

aportándola junto con los originales. El legislador soluciona una laguna de la anterior

normativa: cuando el ciudadano -por razón de la regulación procedimental específica-

debía aportar los documentos originales junto con su solicitud no tenía constancia o

acreditación alguna de que tales documentos habían sido entregados y estaban en poder

de la Administración. Conforme a la Ley 30/1992, el ciudadano tiene derecho a

quedarse con una copia sellada de tales documentos, que le permita acreditar la razón de

la no tenencia del documento entregado y facilite el ejercicio de derechos como el de la

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