Cuentas De Orden

LAS CUENTAS DE ORDEN.

Las cuentas de orden son aquellas en las que se registran movimiento de valores que no afectan o modifican los estados financieros, pero es necesario su registro para consignar y controlar sus derechos o responsabilidades y establecer un recordatorio en forma contable.

Es decir, las cuentas de orden, son aquellas que en fondo y forma actúan como “memorias”, para registrar hechos o circunstancias que no afectan las cuentas de balance o resultados pero que es conveniente conocer por sus posibles efectos futuros.

A diferencia de las cuentas de balance normales donde se registran valores reales, en la cuentas de orden lo que se registra, por lo general, son contingencias a favor o a cargo, según corresponda.

CUENTAS DE ORDEN MÁS COMUNES.

Existe en nuestro medio diversidad de entidades de giros divergentes y por ende, con características muy especificas, lo cual hace imposible enumerar las situaciones o eventos que requieren para su control e información de cuentas de orden.

• Depósitos en prenda.

Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir al cliente la entrega de algún bien que garantice, en caso de falta de pago, el crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para el control de este tipo de información.

• Mercancías en comisión.

Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir de otra entidad mercancías para ser vendidas, obteniendo un premio denominado comisión. En estas operaciones quien remite las mercancías es llamado comitente. Quien recibe las mercancías para venderlas y obtener una comisión, es conocido con el nombre de comisionista.

En estas circunstancias, al recibir mercancías el comisionista, no puede registrarlas en cuentas de balance en tanto que no constituyen recursos propios, sino del comitente.

• Documentos descontados y endosados.

El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este crédito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o pagarés, los cuales se controlan a través de la cuenta, documentos por cobrar.

De la misma manera como se concede crédito, las entidades llegan a colocarse en situaciones tales, que también requieren de unos financiamientos para cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual recurren a diferentes fuentes de financiamiento, entre ellos, a transferir a una institución bancaria los derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisión cobrada por el banco por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los documentos recibidos.

• Avales otorgados.

Al comentar los depósitos en prenda, se comentaba que esta situación se presentaba con la finalidad de garantizar en una forma material y más directa el cumplimiento de algún crédito concedido, existe otra manera la cual consiste en una tercera persona que se compromete a pagar la obligación contraída por el deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una responsabilidad inmediata.

• Juicios pendientes.

Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algún empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso, normalmente se sujeta a un tramite para estudiar si carece de fundamento o procede total o parcialmente. Ante esta situación, la contabilidad no puede permanecer a la expectativa hasta su resolución final.

• Seguros contratados.

El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como finalidad de protegerlos, así como procurar que su reposición por causar de algún siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La suma asegurada no representa un valor que modifique la situación financiera y resultados de la entidad.

• Activo depreciable.

El cálculo de la depreciación implica un asiento que se refleja por una parte en cuentas de resultados, por ser una partida que disminuye la utilidad o incrementa las perdidas y por otra, una aplicación en la cuenta complementaria correspondiente.

En cuanto a los Principios de Contabilidad bien se podría decir que se aplica indirectamente el criterio prudencial, ya que, generalmente, en las cuentas de orden se registran conceptos que pueden o no ser gastos en el futuro.

Para definir las cuentas de orden, primero se deben conocer estas 2 definiciones:

Valores contingentes: Son los que no afectan

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