Cuentas De Orden

Universidad Abierta

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CUENTAS DE ORDEN

JESÚS RENE RUIZ ÁNGEL

CONTENIDO

FINALIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN

ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN

TITULO O NOMBRE DE LAS CUENTAS DE ORDEN

PRESENTACIÓN EN EL BALANCE DE LAS CUENTAS DE ORDEN

AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE ORDEN

EJEMPLO C. DE O. PARA VALORES AJENOS

EJEMPLO C. DE O. PARA VALORES CONTRINGENTES

COMENTARIOS SOBRE C. DE O. PARA REGISTROS O RECORDATORIO

RESUMEN

BIBLIOGRAFÍA

FINALIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Las cuentas de balance y de resultados tienen por objeto registrar los valores reales de la empresa, es decir aquellos valores que afectan el activo, el pasivo o el capital de la empresa.

No obstante, hay cierto tipo de operaciones, que al efectuarse, no afectan ninguno de los tres elementos del balance, pero que debido a ciertas contingencias que se pueden presentar con posterioridad a la fecha en que se hayan celebrado, pueden convertirse en valores de activo, de pasivo o de resultados; por lo tanto es pertinente que las mismas se registren en la contabilidad.

El problema aparente, es saber en que cuentas deben anotarse estas operaciones, ya que al no afectarse los valores del balance o de resultados, cabria pensar que no es necesario registrar tales operaciones en la contabilidad.

Precisamente como estas operaciones tienen como carácter distintivo el de estar sujetas a ciertas contingencias, que no es posible determinar anticipadamente, es por lo que se establece un nuevo grupo de cuentas, conocidas con el nombre de cuentas de orden.

Cuentas de orden, entonces, son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en lo futuro.

Con la idea de clarificar el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario precisar la diferencia que existe entre “valores reales” y “valores contingentes”.

Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del activo y pasivo.

Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una “contingencia”, la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces convierte dichos valores en reales.

Mientras la contingencia no se realice, los valores contingentes deberán consignarse en cuentas de orden, tales cuentas se cancelaran si la contingencia llegara a realizarse o si la contingencia deja de ser probable.

A esta clase de cuentas se les denomina también con el nombre de cuentas de memoranda, por constituir un recordatorio contable.

Como los conceptos son muy generales, conviene precisar las operaciones que determinan su apertura.

A).- A efecto de registrar valores ajenos que se reciban.

- - En guarda

- - En prenda o garantía

- - Para la ejecución de un mandato ( compra – venta )

B).- Para registrar derechos u obligaciones contingentes.

- - Otorgamiento de fianzas

- - Contratos de seguros

- - Reclamaciones

C).- Obligaciones contingentes por descuento de documentos de crédito.

- - Contratos de compra – venta

D).- Registro de operaciones, con fines de control o de recordatorio.

- - Contratos que impliquen un compromiso critico

E).- Registro duplicado de operaciones, con distintos fines.

- - Depreciación, con enfoque contable y con enfoque fiscal

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS ORDEN.

Dependiendo de los casos que hayan determinado su apertura, las cuentas de orden pueden clasificarse desde dos puntos de vista:

A).- Para efectos de la finalidad con que fueron creadas.

I .- Valores ajenos

II .- Valores contingentes

III.- Cuentas de registro

B).- Para efectos de regir la naturaleza de sus movimientos.

I .- De orden activo

II .- De orden pasivo

III.- De orden de resultados. ( De ingresos y egresos )

La segunda clasificación se justifica, ya que la mayoría de los casos, y una vez realizada la contingencia que determino su apertura, el saldo de ellas, ya sea total o parcial, tendrá que derivarse hacia cuentas de balance y resultados, o habrá necesidad de afectar estas por el valor de dicho saldo.

Se puede apreciar por esta razón, que en las cuentas de orden cabe una clasificación semejante a la que se tiene establecida para las cuentas de balance, para moverlas e interpretarlas.

Es conveniente observar que esta regla no puede aplicarse cuando en algunos casos se abran cuentas de orden que tendrán que cruzarse con otras cuentas de orden previamente abiertas.

Así también, es importante hacer notar que en ocasiones será fácil clasificar dentro de este criterio solamente una cuenta de orden; pero en tal caso su correlativa se manejara en forma contraria a la clasificada.

ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

En vista de que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.

El saldo de una será siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual cantidad.

De hecho es una característica invariable de las cuentas de orden, el que se establezcan en grupos de dos, por lo que siempre habrá una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual también se le puede llamar “contra cuenta”.

Para registrar determinada clase de operaciones a veces se requiere la apertura de mas de dos cuentas de orden en un grupo; pero aún en estos casos, entre las cuentas que se abran, existirá el movimiento compensado, así como igualdad de saldos, aun cuando de naturaleza contraria.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Una vez establecidas las cuentas de orden bajo los principios mencionados, el movimiento de ellas puede realizarse de dos maneras:

A).- Movimiento directo.

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es directo, cuando el asiento que se practique en una de ellas tenga su replica en otra cuenta de orden y sin que intervengan cuentas de balance.

Es decir, cuando al efectuarse un cargo a una cuenta de orden, el crédito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa.

B).- Movimiento cruzado.

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un cargo a una cuenta de orden, con crédito a una cuenta de balance o de resultados y un crédito a una cuenta de orden, con cargo a una cuenta de balance o de resultados.

Después de corridos ambos asientos, las cuentas de orden deberán mostrar igual saldo, aunque de naturaleza contraria.

Si en algún momento están descompensadas, desbalanceadas, es evidente que les falta algún movimiento de regularización.

Los asientos en un grupo de cuentas de orden pueden cruzarse también con otro grupo de cuentas de orden.

Si bien el movimiento directo es más fácil, se recomienda que en lo posible se operen por movimiento cruzado, porque con esto se evitan olvidos en su manejo, además de que sirve como auto prueba, ya que si al verificar la igualdad de saldos se observa una diferencia, saltara mas a la vista, el movimiento faltante o mal aplicado.

Podríamos resumir, que a consecuencia de su típico movimiento, las cuentas de orden se caracterizan por arrojar siempre saldos numéricamente iguales, aunque de naturaleza contraria.

De no subsistir la igualdad en los saldos, quedaría demostrado, por este solo hecho, que los asientos en que se hubieran afectado esta clase de cuentas, se han ejecutado en forma incorrecta.

TITULO O NOMBRE DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Para titular o nombrar las cuentas de orden, deberán observarse las reglas aplicables a cualquier cuenta, ya sea de activo, de pasivo o de resultados, en el sentido de que el nombre que se les designe deberá tener las siguientes características:

A).-.Que sea concreto.

Se pretende que no se utilicen palabras innecesarias; por el contrario, emplear solamente las indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de operaciones que se quiera registrar en cada cuenta

B).- Que sea preciso.

Aunque esta íntimamente ligado con el punto anterior, este punto pretende que se obtenga la mayor claridad, con el titulo o nombre de la cuenta, con el fin de que cualquier persona que lo lea, pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se va a asignar a la cuenta.

Ahora

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