Documentacion Mercantil

1. ¿En que consiste la Documentación Mercantil?

Consiste en verificar el correcto traspaso de la información a los libros de contabilidad. La documentación mercantil posibilita el desarrollo pleno de los documentos de compra, venta y otro tipo de documentos, es considerada como una de las ramas de la contabilidad encargada de realizar los estudios a aquellos documentos mercantiles que intervienen en toda actividad comercial, siendo estos documentos los que hacen contar o certificar que se ha realizado alguna actividad comercial.

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos o alianzas verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. Las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles.

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad, se puede decir que la documentación mercantil es toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:

a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.

b. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características

...