Documentos Del Expediente

¿Qué documentos debe contener el expediente de un trabajador?

Para que el patrón cumpla con las disposiciones legales y fiscales que regulan la relación de trabajo, o sea, la relación obrero-patronal, se recomienda que se creé o complete un expediente individual del trabajador con lo que a continuación se menciona.

Documentación que deberá contener el expediente individual del trabajador:

• Acta de nacimiento

• Solicitud de empleo

• Cartas de recomendación

• Constancia de no antecedentes penales

• Examen médico

• Aviso o constancia de inscripción al RFC

• Alta en el seguro social

• Credencial de elector

• Comprobante de domicilio actual

• Contrato individual de trabajo

• Descripción de puesto y función, así como, Línea de tramo y control dentro de la organización, y su responsabilidad dentro de la misma.

• Constancia de la CURP

• Constancias o cédulas que acrediten su capacidad, aptitud o facultad para ejercer su profesión u oficio.

• Examen de admisión (en su caso)

• Constancia de retención de crédito INFONAVIT

• Constancia de descuento por otros conceptos por los que la empresa esté obligada a retener.

Adicionalmente para trabajadores menores de edad se deberá contar con la siguiente documentación:

• Constancia del último grado de estudios (secundaria)

• Carta de autorización de los padres o tutores

Además durante el transcurso de la relación laboral se deberá anexar la siguiente documentación:

• Certificados de incapacidades médicas.

• Modificaciones y cambios en el salario

• Modificaciones y/o actualizaciones al contrato individual del trabajo

• Actas administrativas (en su caso)

• Reportes de desempeño (en aspectos como: higiene y seguridad en el trabajo, cumplimiento de funciones, iniciativa, comportamiento individual y colectivo, implementación de medidas de control y mejoramiento a los sistemas de la empresa, entre otros)

• Avisos presentados a la junta de conciliación y arbitraje

• Finiquitos (en su caso)

• Carta de renuncia o despido (en su caso)

• Certificado de defunción (en su caso)

Algunos de los beneficios de contar el expediente laboral individual de cada trabajador completo son los que a continuación enumeramos:

• Toma de decisiones sobre bases sólidas y sustentables

• Un mejor control administrativo del personal de la empresa

• Se evitan sanciones de parte de las autoridades (Secretaria del Trabajo y Previsión Social, Instituto Mexicano del Seguro Social, INFONAVIT, entre otros)

• Se prueba en caso de demandas laborales la justificación del despido o causa de la terminación de la relación de trabajo.

• Se crea certidumbre y seguridad para el patrón.

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