EJERCICIO 10 APA 1

EJERCICIO NO.10 (PAGINA 238)

ELABORACION DE LA DESCRIPCION DE PUESTOS SECRETARIA EJECUTIVA DE LA EMPRESA. DESCRIPCION DE PUESTO

A) IDENTIFICACION DEL PUESTO

1) NOMBRE DEL PUESTO: SECRETARIA EJECUTIVA

2) NUMERO DE PLAZA EXISTENTES UNA

3) CLAVE 123

4) UBICACIÓN (FISICA Y ADMINISTRARIVA) OFICINA DE GERENCIA GENERAL

5) TIPO DE CONTRATACION CONTRATO INDEFINIDO

6) AMBITO DE OPERACIÓN ASISTENCIA DIRECTA CON LA GERENCIA

B) RELACION DE AUTORIDAD:

1. Jefe Inmediato: Director General

2. Subordinado Directo: Ninguno

3. Dependencia Funcional: Gerente de Compras/Gerente de Ventas

C) PROPOSITO DEL PUESTO:

Apoyo en las actividades administrativas del Director General y con relación directa con el gerente de ventas y el gerente de compras.

D) FUNCIONES GENERALES:

Asistir las requisiciones del jefe inmediato en proporcionar la información, programar y dar seguimiento a la agenda de reuniones y visitas de proveedores y clientes.

E) FUNCIONES EPECIFICAS:

*-Apoyar al Director General y Gerentes de compras y ventas.

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*-Llevar la agenda de los gerentes de Compras y ventas.

*-Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se necesite.

*-Informar de las ultimas noticias en l empresa sea su incumbencia.

*-Responder las llamadas telefónicas del departamento.

*-Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento.

*-Redactar las cartas, memorando, requisiciones que el Gerente General o el de compras y ventas requeridas.

*-Mantener al tanto informado al director general de cualquier anomalía observada

F) RESPONSABILIDAD ECONOMICA, INFORMACION Y RECURSOS HUMANOS:

*-Preparar y ordenar la documentación y la información relacionada con los pagos de impuestos que será enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa.

G) ACTIVIDADES (DIARIAS, SEMANALES, MENSUALES, ANUALES)

*-Responder las llamadas telefónicas del departamento.

*-Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento.

H) NIVELES DE SUPERVICION:

*-supervisa la documentación previo a enviar a la firma que lleva la contabilidad.

I) COMUNICACIÓN CON OTROS PUESTOS:

*-comunicación con el gerente de compras y vetas para informar al director general.

J) PERFIL Y/O ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:

*-Persona de buen carácter y disposición

*-Debe tener una buena relación interpersonal para poder relacionarse con los gerentes y proveedores, clientes y empleados.

*-Ser una persona que tenga Discreción con la información de confianza.

*-Tener como requisito carrera de Contadora Publica y carrera universitaria de Administración de empresas.

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