EXAMEN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN.

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Buenos días compañeros.

A partir de las siguientes lecturas, elaborar un mapa conceptual (sugiero el aplicativo C-Map), resaltando los aspectos más importantes sobre los principios archivísticos.

Por favor abstenerse de copiar oraciones o párrafos de las lecturas para pegarlas al mapa conceptual, efectué su propia síntesis e interpretación y registrela en el mapa conceptual.

Se requiere un gran nivel de detalle y profundidad en este mapa conceptual, el cual debe ser claro, estructurado de lo general a lo específico y bien presentado.

Este trabajo debe efectuarse de forma individual y debe integrar las 3 lecturas suministradas por el docente.

Principio de procedencia: Establece  que los documentos deben permanecer en el fondo documental que los elabora ya que consta la actividad de cada dependencia y deben estar reunidos por serie.

Principio de orden natural: Respeta el orden de los documentos de acuerdo a los trámites que se realizaron.

Documentación de apoyo informativo: Son los documentos que apoyan a la gestión administrativa ayudando a la toma de decisiones. Ej: Folletos, Boletines.

Agrupación de los documentos administrativos:

Libros de registro: Es una técnica para controlar los documentos que se envía a las demás órganos.

Expedientes: Se clasifican en dos Administrativos: Es la agrupación de documentos que tratan el mismo asunto y son ordenados cronológicamente. Entre ellos encontramos: Documentos de decisión, Documentos de transmisión, Documentos de constancia, Documentos de juicio, Documentos de los ciudadanos. Informativos: No consta ningún proceso administrativo aunque son originales por la entidad. Ejemplo: expedientes de prensa, expedientes de inauguración

Series documentales: Conjunto de documentos ordenados que se producen de manera continua en una entidad como resultado de su actividad

Cuadros de clasificación: Es un instrumento que refleja la descripción de un archivo, permite clasificar los documentos, agruparlos de acuerdo a su actividad y  también nos determina  la disposición final.

Tipos de ordenación:

Cronológica: De acuerdo  al año, mes y día en que la documentación ha sido tramitada Ejemplo :

2011, 04, 28

2011, 05, 15

2011, 05, 16

Alfabética: Consiste en utilizar las palabras según el orden alfabético.

 Onomástica:  De acuerdo al primer apellido, segundo apellido y nombre. Ejemplo:

ARIAS CASTILLO, Jhon Alexander

GÓMEZ GARCÍA, Mónica Marcela

MORA GÓMEZ, Camilo Andrés

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es aquel testimonio que refleja las funciones y actividades de personas jurídicas y públicas en cualquier soporte o forma es de carácter auténtico, siendo documentos únicos e irrepetible.

ARCHIVO: Es el lugar donde se almacena, clasifican y conservan los documentos producidos por una entidad, este depósito cuenta con las adecuaciones pertinentes para que el buen trato de los documentos, son recibidos y acumulados de manera espontánea.

ARCHIVISTICA:

Buenos días compañeros.

En esta segunda actividad, usted deberá de investigar sobre el concepto, estructuración, componentes, características, criterios y aspectos claves para la conformación del Fondo Archivístico; a partir de todo lo consultado, usted procederá a generar una presentación animada con PowToon la cual compartirá con sus compañeros en el Foro Respectivo.

Son los documentos de una entidad que no tiene criterios archivísticos, esto se debe a los cambios constantes de la entidad.

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