El preevento: aspectos a considerar antes de su realización..

El preevento: aspectos a considerar antes de su realización.

Instrucciones

Desarrolle las siguientes actividades, considerando los contenidos revisados en las semanas 2 y 3:

1. Explique cuáles son los factores que inciden en el éxito o fracaso de un evento.
2. Comente en que consiste el momentum.
3. Exponga la importancia del briefing.

Desarrollo

1. Factores de éxito o fracaso de  un evento

El éxito o fracaso de un evento dependen en gran medida de cómo se gestione y planifique cada una de las tareas y detalles que conlleve el acontecimiento. Para que un evento se considere exitoso deben tenerse en cuenta la planificación, organización y presentación de éste. La realización de un evento supone una serie de actividades específicas a realizar, y objetivos que cumplir, considerando asimismo una serie de tareas y subtareas dentro de ellas, que son registradas en un cronograma, mediante una carta Gantt, que permitirá  que cada responsable se haga cargo de las tareas que le corresponden. Entonces nos encontramos con que para la elaboración de un evento debemos considerar los siguientes factores, más relevantes que se dan en la etapa del pre-evento.

• Definición del objetivo.
• Definición del tipo de evento.
• Expectativas del evento o celebración.
• Identificar la audiencia.
• Determinar el  cantidad y público objetivo
• Seleccionar fecha
• Seleccionar lugar del evento
• Definir los mensajes a transmitir.
• Considerar los recursos necesarios.
• Elaborar cronograma de las actividades.
• Realizar una concentración de actividades.
• Definir la respuesta esperada por parte de la audiencia.
• Estimar recursos humanos, materiales y técnicos.
• Elaborar presupuesto.
• Designación de recursos.
• Calendarización de actividades.
• Promoción del evento.
• Diseño y elaboración de material de difusión.
• Capacitación del personal.
• Contratación de proveedores.

1. Comente en que consiste el Momentum

Debemos tomar en cuenta que al realizar un evento las estrategias de comunicación deben dirigir mensajes claves que contribuirán al éxito de éste, permitiendo redireccionar los esfuerzos de comunicación entre la empresa y sus audiencias ayudando a cumplir el objetivo específico del evento. Entonces todas las actividades que se propongan deben ir siempre en línea con la comunicación estratégica del cliente, teniendo claro los objetivos que se quieren lograr, ya que de esto surgirá el mensaje y el concepto que bien utilizado ayudara a establecer las actividades que ayuden a crear momentum. Podemos decir que el momentum es el objetivo principal de todo evento, es por ello que es tan importante que los organizadores de eventos conozcan profundamente y a cabalidad a la empresa o institución, ya que eso le dará las bases para establecer los argumentos para realizar el evento, y llevar a cabo las acciones que generen el “momentum”, que tal como reseña el material de estudio de esta semana, es una experiencia única que estimula los sentidos de la audiencia con colores, sabores, sonidos, olores, texturas de modo que esta experiencia logre posicionar la imagen del evento en el inconsciente y en el corazón del público objetivo.

1. Exponga la importancia del briefing.

El briefing es un documento informativo que sirve como punto de partida para desarrollar cualquier tipo de evento o campaña en base a los requerimientos y necesidades que el cliente nos comunique. El briefing se puede resumir como un informe inicial que recoge información que permitirá a los organizadores avanzar bajo las directrices y en la línea correcta, en donde se plasman todas las orientaciones y acciones a seguir, permitiendo elaborar una estrategia para conseguir los objetivos propuestos, por lo que partir de la información recogida se comienza a trabajar.

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