Ensayo Administración documental

El archivo según la historia inicia con el origen de la escritura ya que desde ahí este se une con la comunicación y la aparición de las instituciones. Por ende, este es utilizado por la mayoría de las organizaciones, empresas e instituciones de nuestro país.

Un buen manejo del sistema de archivo le ofrece a cada una de las organizaciones y/o empresas ciertas particularidades que logran competitividad y efectividad en su desempeño. Por lo anterior un buen archivo debe poseer las siguientes características: ser económicos, simples, funcionales, exactos y técnicos.

Su importancia para cada una de las organizaciones es vital e imprescindible ya que por medio de esta información pueden tomar decisiones, por ello el archivo en los últimos años ha aumentado su nivel de importancia considerablemente ya que el  personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un  “castigo” por decirlo así, o  por su mala conducta o simplemente porque su jefe lo impuso, evidentemente el método que se manejaba antes no era el mejor ya que no tenían alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían lo cual implicaba un colapso y  consecuencia como un mal servicio al cliente y también conflictos internos en la empresa.

Por lo tanto, el personal que se encuentre en la dependencia del archivo debe poseer ciertas cualidades para así desempeñar muy bien su trabajo y estas son: el orden, la responsabilidad, la prontitud, la cordialidad, el sigilo profesional y la concentración.

Por lo anterior actualmente, toda organización y/o institución ya sea pública o privada deben legalmente tener personal especializado en el manejo del archivo y debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en nuestro país.

El archivo moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentre, pero sin dejar de lado el uso de las nuevas tecnologías las cuales minimizan tiempo y espacio como los son, el correo electrónico el cual ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz ya que por medio de este se puede realizar el envío de todo tipo de documentos. La Internet es principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata con la cual disponemos y también es un instrumento rápido y ágil para encontrar información concreta sobre un archivo. 

Para finalizar cada uno de los archivos deben manejar dos instrumentos de medición de archivos los cuales son empleados para garantizar la calidad y conservación de cada uno de los documentos y soportes documentales de los cuales hacen parte de nuestro archivo, estos instrumentos son: El termómetro y el

Higroscopio o Higrómetro.

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